Microsoft 365:n häiriö: mitä tapahtui ja mitä siitä voit oppia

Torstai-iltapäivänä 12. marraskuuta Microsoftilla meni pieleen. Miljoonat ihmiset ympäri maailmaa eivät voineet enää lähettää tai vastaanottaa sähköposteja Outlookin kautta, Teamsin kalenterit eivät toimineet ja myös Copilotissa ja SharePointissa oli ongelmia. Vasta perjantai-iltana suurin osa pääsi taas työskentelemään normaalisti. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä tapahtui, mitä kannattaa nyt tarkistaa ja miksi tämä häiriö on hyvä hetki tarkastella kriittisesti omaa riippuvuuttasi.

Mitä tapahtui?

1. Häiriö alkaatorstai 12. marraskuuta, klo 17:15

   Exchange Onlinen palvelimet muuttuvat odottamatta tavoittamattomiksi. Koska moni muu Microsoftin palvelu nojaa siihen, nekin kaatuvat: Teamsin kalenterit ja kokousten suunnittelu, Copilot, SharePoint, IT-ylläpitäjien hallintaympäristö ja osa tietoturvaohjelmistoista.

2. Maailmanlaajuistatorstai 12. marraskuuta, klo 19:00

   Downdetectorissa on jo yli 130 000 ilmoitusta Outlookista. Yritykset, koulut ja viranomaiset Euroopassa, Pohjois-Amerikassa ja Aasiassa ovat ilman sähköpostia. Microsoft ilmoittaa, ettei hakkeroinnista ole viitteitä.

3. Ongelmia uudelleenperjantai 13. marraskuuta, aamu

   Palvelimet, jotka Microsoft oli korjannut yön aikana, kaatuvat uudelleen. Jotta viivästynyt sähköposti ei katoaisi, Microsoft pidentää sähköpostin odotusaikaa 48 tuntiin. Alankomaiden kansallinen kyberturvallisuuskeskus (NCSC) julkaisee ohjeita organisaatioille.

4. Suurelta osin korjattuperjantai 13. marraskuuta, ilta

   Suurissa osissa Eurooppaa ja Pohjois-Amerikkaa kaikki toimii taas. Tarkkaa syytä ei vielä tiedetä. Microsoft tutkii, oliko verkossa häiriön alussa tehty muutos syyllinen, ja on luvannut täyden raportin.

Mitä kannattaa nyt tarkistaa?

Käytätkö itse Microsoft 365:tä tai työskenteletkö asiakkaiden tai toimittajien kanssa, jotka käyttävät sitä? Käy silloin nämä kohdat läpi. NCSC huomauttaa, että Microsoftin tietoturvaskannaukset olivat häiriön aikana viivästyneitä tai puutteellisia.

1. Ole erityisen tarkkana tietojenkalastelun suhteen. Rikolliset käyttävät häiriöitä mielellään tekosyynä. Viestit, joissa pyydetään vaihtamaan salasana tai "palauttamaan" tili, ovat lähiaikoina erityisen epäilyttäviä, vaikka ne näyttäisivät tulevan Microsoftilta.
2. Ole varovainen liitteiden kanssa, jotka saapuivat torstai-iltapäivän ja perjantai-illan välillä, etenkin lähettäjiltä, joita et tunne.
3. Tarkista, onko tärkeä sähköposti saapunut perille. Viesti on voinut saapua tuntien viiveellä tai se on voitu palauttaa lähettäjälle. Oletko lähettänyt tarjouksia, laskuja tai tilauksia jollekin, jolla on Microsoft-osoite? Kysy varmuuden vuoksi, ovatko ne saapuneet perille.
4. Tarkista roskapostikansio ja karanteeni. Kun suodattimet käynnistyivät uudelleen, sähköpostia on voitu pysäyttää aiheettomasti.

Todellinen ongelma: kaikki yhden toimittajan varassa

Häiriöitä sattuu jokaisella palveluntarjoajalla. Myös meillä, se myönnetään rehellisesti. Tämän häiriön teki niin suureksi se, että moni yritys on sijoittanut kaiken Microsoftille: sähköpostin, kalenterin, chatin, tiedostot, kirjautumisen ja tietoturvan. Jos yksi osa kaatuu, koko yritys pysähtyy. Vaihtoehtoon ei voi hetkeksikään siirtyä, koska kaikki on kiinni samassa tilissä.

Häiriötä et voi estää. Mutta voit varmistaa, ettei yksi häiriö kaada koko yritystäsi.

Entä toimittajan vaihtaminen? Se osoittautuu vaikeammaksi kuin luultiin. Leaseweb kysyi marraskuun alussa 800 johtajalta Alankomaissa, Saksassa, Isossa-Britanniassa ja Yhdysvalloissa, kuinka nopeasti he pääsisivät eroon suurimmasta pilvipalveluntarjoajastaan. 89 prosenttia ei pysty siihen kolmen viikon sisällä. Alankomaalaiset yritykset ovat synkimpiä: 65 prosenttia uskoo tarvitsevansa siihen yli kolme kuukautta. Leaseweb on itse pilvipalveluntarjoaja ja maksoi tutkimuksen, mutta kuva on selvä: useimmat yritykset ovat jumissa.

Lisäksi Microsoft on yhdysvaltalainen yritys, johon sovelletaan Yhdysvaltain lainsäädäntöä. Mitä se tarkoittaa yksityisyytesi kannalta, voit lukea aiemmasta artikkelistamme Outlook: yksityisyyden painajainen. Jos käytät uutta Outlookia postilaatikkoon, joka sijaitsee meillä, sähköpostisi kulkee silti myös Microsoftin palvelimien kautta. Olet silloin edelleen riippuvainen Microsoftista, vaikka sähköpostisi olisikin muualla.

Miten teet yrityksestäsi vähemmän haavoittuvan?

Käytä sähköpostiosoitetta, joka on omalla verkkotunnuksellasi. Tämä on tärkein askel ja maksaa lähes ei mitään. Osoitteella kuten sinä@yrityksesi.fi päätät itse, mihin sähköpostisi saapuu. Jos haluat vaihtaa toiseen palveluntarjoajaan, muutat muutaman asetuksen DNS:ssäsi ja osoitteesi pysyy samana. Osoitteella kuten yrityksesi@outlook.com tämä ei koskaan onnistu: asiakkaasi, toimittajasi ja tilisi ovat ikuisesti kiinni Microsoftissa.

Hajauta palvelusi. Sinun ei tarvitse muuttaa kaikkea kerralla. Mutta jos sähköposti, tiedostot ja verkkosivusto eivät ole kaikki saman toimittajan hallussa, yksi häiriö ei heti kaada kaikkea. Jos et pääse lähettämään sähköpostia, pääset ainakin käsiksi tiedostoihisi. Ja toisin päin.

Tiedä, miten pääset pois. Varmista, että tiedät, missä sähköpostisi, yhteystietosi, kalenterisi ja tiedostosi sijaitsevat ja miten teet niistä kopion. Vaihto, jota olet jo kerran miettinyt etukäteen, sujuu hätätilanteessa paljon nopeammin.

Valitse mahdollisuuksien mukaan eurooppalainen vaihtoehto. On olemassa täysiverisiä vaihtoehtoja, jotka toimivat Euroopassa ja jotka ovat itse hallinnassasi. Meillä näitä ovat sähköpostihosting omalla verkkotunnuksellasi ja Nextcloud tiedostoille, kalenterille ja yhteystiedoille, sekä Euro-Office asiakirjojen, laskentataulukoiden ja esitysten yhteiseen tekemiseen. Kaikki toimii omilla palvelimillamme Alankomaissa.

Sähköpostipalvelimemme eivät kärsineet häiriöstä mitenkään. Vain sähköposti, jota asiakkaamme lähettivät Microsoft-osoitteisiin, jäi hetkeksi odottamaan jonoon meillä ja toimitettiin automaattisesti heti, kun Microsoft oli taas tavoitettavissa.

Lue lisää

• NCSC: Uutisissa: Microsoft Exchange Onlinen häiriö
• VRT NWS: Microsoft näkee parannusta maailmanlaajuisten Outlook-, Teams- ja Copilot-ongelmien jälkeen
• ICT Magazine: 89 prosenttia yrityksistä on jumissa pilvipalveluntarjoajansa kanssa vähintään 3 viikkoa

WebOkén tiimi