Sähköpostin lähetysprosessi ja SMTP

Näin sähköpostin toimitus toimii:
Oletetaan, että sähköpostipalvelin ei jostain syystä ole hetkeen tavoitettavissa. Mitä silloin tapahtuu verkkotunnukseesi lähetetylle sähköpostille?
Viestin lähettäjä lähettää sen aina SMTP-protokollalla. Tällä protokollalla on tietyt standardit.

Jos viestiä ei saada toimitettua, sitä yritetään aina uudelleen vaiheittain. Yleensä uudelleen 15-30 minuutin kuluttua, sitten 60 minuutin kuluttua ja sen jälkeen usein 2 tunnin välein vähintään 2-3 päivän ajan. Nämä asetukset voivat vaihdella hieman palvelimittain. Jos viestiä ei ole saatu toimitettua 2-3 päivän jälkeen, se palautetaan (bounce) lähettäjälle syyn kanssa. Lähettäjälle voidaan myös ilmoittaa välillä (24 tunnin välein), että viestiä ei ole vielä toimitettu (tämä vaihtelee palvelimittain).

Jos sähköpostipalvelin on siis ollut jonkin aikaa poissa käytöstä, voit luottaa siihen, että viestit tulevat perille myöhemmin, kun palvelin on taas toiminnassa, ja että lähettäjä saa joka tapauksessa lopulta tiedon, jos viestiä ei voida toimittaa. Sähköpostit eivät siis periaatteessa voi kadota noin vain.

Sama pätee, kun itse lähetät sähköpostia palvelimiemme kautta. Jos toimitus ei onnistu, saat siitä ilmoituksen.

Jos viesti toimitetaan myöhemmin, koska sähköpostipalvelin on ollut poissa käytöstä, et välttämättä heti huomaa, että kyseessä on aiemmin lähetetty viesti. Useimmat sähköpostiohjelmat näyttävät nimittäin vastaanottopäivän eivätkä viestin lähetyspäivää ja -aikaa. Joissakin sähköpostiohjelmissa voit tuoda näkyviin myös lähetyspäivän, ja muuten voit aina tarkastella viestin otsaketietoja (viestin lähdekoodi / source) nähdäksesi alkuperäisen lähetyspäivän ja -ajan.