Tietosuoja-asetus: evästeet, lomakkeet ja tietosuojaseloste

Moduuli 9: Sähköposti, löydettävyys, tietosuoja-asetus, ylläpito ja siirtäminen · Lukuaika: 10 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat laittaa WordPress-sivustosi tietosuoja-asetuksen perusasiat kuntoon: tiedät mitä henkilötietoja käsittelet, osaat hoitaa evästeet ja ulkoisen sisällön oikein, järjestää lomakkeet siististi ja laatia tietosuojaselosteen.

Keskeiset käsitteet: henkilötiedot, käsittely, käsittelyperuste, tiedonantovelvollisuus, tietosuojaseloste, evästesääntö (ePrivacy), suostumus, toiminnalliset ja analyyttiset evästeet, seurantaevästeet, evästebanneri, ulkoinen sisältö, lomakkeet, säilytysaika, henkilötietojen käsittelijä, tietojenkäsittelysopimus, tietoturvaloukkaus

Tämä oppitunti on yleistä selitystä, ei lakineuvontaa. Omaan tilanteeseesi kannattaa lukea tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeet tai kysyä asiantuntijalta.

Mitä tietosuoja-asetus liittyy sivustoosi

Tietosuoja-asetus (GDPR) koskee henkilötietoja: kaikkea, jolla voi tunnistaa jonkun suoraan tai välillisesti. Verkkosivustolla tämä on enemmän kuin luulet: lomakkeesta saatu nimi ja sähköpostiosoite, tilaus, tili, mutta myös IP-osoite ja yksilöivän numeron sisältävä eväste.

Lähes jokainen WordPress-sivusto siis käsittelee henkilötietoja: lomakkeissa, kommenteissa, tileissä, tilauksissa, palvelimen lokeissa, varmuuskopioissa, sähköpostilokeissa (oppitunti 9.1) ja kaikessa, mitä sivustosi lähettää muille osapuolille. Tähän liittyy muun muassa seuraavat säännöt:

• Jokaiselle käsittelylle tarvitaan käsittelyperuste (tietosuoja-asetuksen 6 artikla), esimerkiksi: sopimuksen täytäntöönpano (tilaus), suostumus (uutiskirje), tai oikeutettu etu.
• Et käsittele enempää kuin on tarpeen, etkä säilytä pidempään kuin on tarpeen.
• Informoit ihmisiä siitä, mitä teet (tietosuoja-asetuksen 13 artikla): tämä tehdään tietosuojaselosteessa.
• Suojaat tiedot asianmukaisesti (https, päivitykset, varmuuskopiot: loppu tästä kurssista).
• Jos annat toisen osapuolen käsitellä tietoja puolestasi (webhotellisi, sähköpostipalvelu, lisäosa pilvipalvelulla), kyseessä on henkilötietojen käsittelijä ja teet tietojenkäsittelysopimuksen (tietosuoja-asetuksen 28 artikla). Webhotelleilla ja suurilla palveluilla on nämä yleensä valmiina.
• Jos jotain menee pieleen (hakkerointi, vuotanut varmuuskopio), kyseessä on tietoturvaloukkaus, josta pitää joskus ilmoittaa (oppitunti 7.5).

Evästeet: ePrivacy-direktiivi

Evästeille (ja vastaaville tekniikoille kuten local storage ja seurantapikselit) pätee lisäksi evästesääntö EU:n sähköisen viestinnän tietosuojadirektiivistä (ePrivacy) (Suomessa: laki sähköisen viestinnän palveluista; Alankomaissa: Telecommunicatiewet 11.7a artikla). Lyhyesti, näin Alankomaiden tietosuojaviranomainen (Autoriteit Persoonsgegevens) sen selittää:

• Toiminnalliset evästeet, jotka ovat tarpeen sivuston toimimiseksi (kirjautumiseväste, ostoskori, evästevalinnan muistaminen itsessään): saa asettaa ilman suostumusta. Niistä pitää kuitenkin informoida.
• Analyyttiset evästeet, joilla ei ole tai on vähäinen vaikutus yksityisyyteen: saa asettaa ilman suostumusta, jos ne täyttävät tietyt ehdot. Esimerkiksi itse ylläpidetyt tilastot tai yksityisyysystävällisesti asetetut tilastot (ei tietojen jakamista, IP-osoitteet lyhennetty, ei seurantaa muilla sivustoilla).
• Seurantaevästeet ja kaikki, mikä seuraa kävijöitä tai luo profiileja (mainokset, sosiaalinen media, useimmat suurten alustojen upotetut palvelut): vasta suostumuksen jälkeen, eli ladataan vasta sen jälkeen, kun kävijä on sanonut "kyllä".

Evästebanneri kysyy tätä suostumusta. Alankomaiden tietosuojaviranomainen mainitsee muun muassa: selitä mitä evästeitä käytät ja mihin tarkoitukseen, kieltäytymisen pitää olla yhtä helppoa kuin hyväksymisen, eikä etukäteen rastitettuja valintaruutuja saa olla. Banneri, jossa on vain "OK"-painike, tai joka lataa seurantakoodin jo ennen valinnan tekemistä, ei täytä vaatimuksia. WordPressille on monia evästelisäosia; valitse sellainen, joka todella estää skriptien lataamisen ennen suostumusta, ja tarkista se (tämän oppitunnin tehtävä auttaa).

Ulkoinen sisältö: mitä sivustosi lähettää muille

Sivustosi lähettää tietoja muille osapuolille myös ilman evästeitä, heti kun sivu lataa jotain niiltä. Kävijäsi selain hakee sen silloin kyseiseltä osapuolelta, joka näkee ainakin IP-osoitteen. Esimerkkejä:

Saksassa oikeus (LG München I, tammikuu 2022) katsoi, että fonttien lataaminen ulkoiselta palvelulta ilman suostumusta rikkoi tietosuoja-asetusta, koska sen yhteydessä kävijän IP-osoite välitettiin eteenpäin. Tämä ei ole Alankomaiden tuomioistuimen ratkaisu, mutta se havainnollistaa asian ytimen: jokainen ulkoinen lähde täytyy pystyä selittämään.

Lomakkeet

Lomake on käsittely. Huomioi:

• Kysy vain mitä tarvitset. Takaisinsoittopyyntöön tarvitaan nimi ja puhelinnumero, ei osoitetta tai syntymäaikaa.
• Https:n kautta (oppitunti 3.1), muuten tiedot kulkevat internetissä salaamattomina.
• Minne tiedot jäävät? Monet lomakelisäosat tallentavat jokaisen lähetyksen myös tietokantaan, sähköpostin lisäksi. Vuosien jälkeen siellä on tuhansia lähetyksiä. Aseta säilytysaika tai poista tallennus käytöstä, jos sähköposti riittää. Myös SMTP-lisäosasi sähköpostiloki (oppitunti 9.1) sisältää ne.
• Suostumus uutiskirjeeseen on erillinen, etukäteen rastittamaton valintaruutu. Yhteydenottolomake ei ole uutiskirjeen tilaus.
• Roskapostisuoja: katso yllä oleva taulukko.

Tietosuojaseloste

WordPress luo asennuksen yhteydessä luonnossivun Tietosuojaseloste ja kohdassa Asetukset > Tietosuoja on apuri valmiine esimerkkiteksteineen; tietoja käsittelevät lisäosat voivat lisätä sinne tekstiä. Se on alku, ei lopputulos. Tietosuojaseloste kuvaa tietosuoja-asetuksen 13 artiklan mukaisesti muun muassa:

• kuka olet ja miten sinut tavoittaa;
• mitä henkilötietoja käsittelet, mihin tarkoitukseen ja millä perusteella;
• kenen kanssa jaat ne (käsittelijät, muut osapuolet) ja menevätkö ne EU:n ulkopuolelle;
• kuinka kauan säilytät niitä;
• mitä oikeuksia ihmisillä on (tarkastusoikeus, oikaisu, poisto, vastustaminen) ja että he voivat tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle;
• mitä evästeitä ja ulkoisia palveluita sivustosi käyttää.

Laita linkki tietosuojaselosteeseen alatunnisteeseen (oppitunti 4.3), jotta se löytyy jokaiselta sivulta, ja jokaisen lomakkeen yhteyteen.

WordPressissä on kohdassa Työkalut myös toiminnot henkilötietojen viemiseksi ja poistamiseksi käyttäjän pyynnöstä. Hyödyllinen tarkastus- tai poistopyynnön yhteydessä, mutta ne löytävät vain WordPressin ja siihen liittyvien lisäosien tiedot.

Yksinkertainen vaiheittainen suunnitelma

1. Tee lista kaikista sivustosi käsittelyistä: lomakkeet, tilit, tilaukset, kommentit, tilastot, uutiskirje, lokit, varmuuskopiot.
2. Katso, mitä sivustosi lähettää muille osapuolille sitä ladattaessa (tämän oppitunnin tehtävä).
3. Poista mikä ei ole tarpeen; korvaa se, mikä voi olla yksityisyysystävällisempää.
4. Järjestä suostumus sille, mikä jää jäljelle ja todella tarvitsee suostumuksen, bannerilla joka estää skriptien lataamisen.
5. Tee tietojenkäsittelysopimukset ja kirjoita (tai kirjoita uudelleen) tietosuojaselosteesi.
6. Tarkista asia uudelleen joka vuosi (oppitunti 9.4), ja jokaisen uuden tietoja käsittelevän lisäosan jälkeen.

Yhteenveto

• Lähes jokainen WordPress-sivusto käsittelee henkilötietoja: lomakkeet, tilit, IP-osoitteet, lokit, varmuuskopiot.
• Toiminnalliset ja rajoitetut analyyttiset evästeet saa asettaa ilman suostumusta; seuranta vasta suostumuksen jälkeen, ja ladataan vasta silloin.
• Ulkoinen sisältö (fontit, videot, kartat, captchat) lähettää tietoja muille; tee se paikallisesti tai lataa vasta klikkauksen jälkeen.
• Kysy lomakkeissa vain mitä tarvitset, älä säilytä lähetyksiä loputtomiin, uutiskirjeen valintaruutu erikseen eikä etukäteen rastitettuna.
• Tietosuoja-asetuksen 13 artiklan mukainen tietosuojaseloste, löydettävissä jokaiselta sivulta; tietojenkäsittelysopimukset webhotellisi ja palveluiden kanssa.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä A9.3: Mitä sivustosi lähettää muille? Syötä sivustosi osoite. Ohjelma lataa etusivun kuten uusi kävijä ilman evästeitä ja ilman suostumusta, ja antaa yhteenvedon: mitä evästeitä palvelin asettaa heti (vain nimet), ja miltä muilta verkkotunnuksilta sivu lataa skriptejä, fontteja, iframe-elementtejä tai kuvia. Tunnetut tilastojen, mainosten, sosiaalisen median, fonttien ja videoiden palvelut mainitaan nimellä (oranssi: "tarkista, että tämä latautuu vasta suostumuksen jälkeen, tai korvaa se"). Lisäksi tarkistetaan, onko etusivulla linkki tietosuojaselosteeseen.

Tehtävä D9.3: Käsittelyluettelosi ja tietosuojaseloste. Tee lista kaikista sivustosi käsittelyistä (lomakkeet, tilit, tilaukset, kommentit, tilastot, uutiskirje, lokit, varmuuskopiot) ja merkitse jokaiselle käsittelylle: mitkä tiedot, mihin tarkoitukseen, käsittelyperuste, missä säilytetään, kuinka kauan ja kuka on käsittelijä. Vertaa tätä listaa tietosuojaselosteeseesi ja merkitse, mitä siinä jo lukee. Kirjaa mitä lisäät tai poistat, ja mitkä tehtävän A9.3 ulkoiset palvelut korvaat tai laitat suostumuksen taakse.

Lue lisää

Nämä artikkelit koskevat WebOkéta itseään; oman sivustosi tapauksessa kannattaa lukea tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeita.

• Evästeet WebOkén sivustolla: tarkista tai muuta valintaasi
• Evästeet (Alankomaiden tietosuojaviranomainen, Autoriteit Persoonsgegevens): https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/internet-slimme-apparaten/cookies
• Evästeet ja organisaatiosi: huolehdi hyvästä käytännöstä (Alankomaiden tietosuojaviranomainen): https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/internet-slimme-apparaten/cookies/cookies-en-uw-organisatie-zorg-voor-een-goed-beleid
• Selkeät evästebannerit (Alankomaiden tietosuojaviranomainen): https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/internet-slimme-apparaten/cookies/heldere-cookiebanners
• Oikeus saada tietoa (Alankomaiden tietosuojaviranomainen): https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/basis-avg/privacyrechten-avg/recht-op-informatie
• Tietoturvaloukkaukset (Alankomaiden tietosuojaviranomainen): https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/beveiliging/datalekken
• Tietosuoja WordPressissä (wordpress.org, englanniksi): https://wordpress.org/documentation/article/settings-privacy-screen/