Siirrä osoitekirjasi Gmailista tai Outlookista webmailiin
Kun siirryt Gmailista tai Outlookista WebOkén sähköpostilaatikkoon, yhteystietosi eivät siirry mukana itsestään. Vaikka sähköpostisi siirrettäisiin, osoitekirja jää vanhaan palveluun: se ei ole sähköpostilaatikossasi vaan omana listanaan. Siirrät sen tiedoston avulla. Tästä artikkelista näet, miten se tehdään ja miten vältät kaksoiskappaleet ja kadonneet ryhmät.
Vaihe 1: vie yhteystiedot vanhasta ohjelmasta
Yhteystiedoille on kahdenlaisia tiedostoja:
- vCard (.vcf): käyntikorttitiedosto. Jokaisella tiedolla on vakiintunut nimi, kuten
FNnimelle jaEMAILosoitteelle. Ryhmät ovat rivilläCATEGORIES. - CSV: tekstimuotoinen taulukko, jossa on oma sarake jokaiselle tiedolle. Sarakkeiden nimille ei ole vakiintunutta käytäntöä, joten webmailin täytyy yhdistää ne omiin kenttiinsä.
Jos voit valita, valitse vCard. Google Contacts, Outlook ja Applen Yhteystiedot osaavat kaikki viedä yhteystiedot vCard- tai CSV-muodossa. Ohjeet löydät Googlelta artikkelista Yhteystietojen vieminen, varmuuskopiointi tai palauttaminen ja Microsoftilta artikkelista Yhteystietojen tuominen tai vieminen Outlookissa .csv-tiedoston avulla.
Vaihe 2: tuo yhteystiedot webmailiin
- Kirjaudu webmailiin ja valitse valikosta Yhteystiedot.
- Napsauta ylhäältä Tuo.
- Valitse tiedosto kohdassa Tuo tiedostosta.
- Valitse kohdassa Tuo ryhmien määritykset, mitä tiedoston ryhmille tapahtuu (katso alta).
- Jätä Korvaa koko osoitekirja pois päältä.
- Napsauta Tuo.
Lopuksi näet, kuinka monta yhteystietoa tuotiin ja kuinka monta ohitettiin.
| Tuo ryhmien määritykset | Mitä tapahtuu |
|---|---|
| Ei mitään | Vain yhteystiedot tuodaan, ilman ryhmiä |
| Kaikki (luo ryhmät tarvittaessa) | Kaikki tiedoston ryhmät tuodaan; puuttuvat ryhmät webmail luo itse |
| Vain olemassa oleville ryhmille | Vain jo olemassa olevat ryhmäsi täytetään |
CSV-tiedosto: kenttien yhdistäminen
Kun tuot CSV-tiedoston, webmail näyttää, mikä sarake kuuluu mihinkin kenttään, ja kysyy, onko yhdistäminen oikein. Tarkista se huolellisesti:
- Onko sähköpostiosoitteen sarake yhdistetty sähköpostikenttään? Klassinen virhe on, että työosoitteen saraketta ei yhdistetä. Silloin saat sata yhteystietoa ilman sähköpostiosoitetta.
- Sarakkeet, joita et tarvitse, aseta kohtaan Kenttää ei ole yhdistetty (älä tuo).
- Jos ensimmäisellä rivillä on sarakkeiden nimet, valitse Älä tuo ensimmäistä riviä (otsakkeet).
Jos näet tuonnin jälkeen outoja merkkejä, kuten "Müller" eikä "Müller", tiedostoa ei ollut tallennettu UTF-8-muodossa. Tallenna se taulukko-ohjelmassa uudelleen UTF-8-muotoisena CSV-tiedostona ja tuo se uudelleen. Jos kaikki menee yhteen sarakkeeseen, webmail luki erottimen väärin: esimerkiksi suomenkielinen taulukko-ohjelma käyttää usein puolipistettä pilkun sijaan.
Kaksoiskappaleet
Jos osoitekirjassa on jo yhteystieto, jolla on sama sähköpostiosoite ja sama nimi, webmail ohittaa sen tuonnissa. Jos siis tuot saman tiedoston vahingossa kahdesti, vahinko jää pieneksi. Jos nimi on kirjoitettu eri tavalla, esimerkiksi "Sanne de Vries" ja "S. de Vries", henkilö tulee osoitekirjaan kahdesti. Jos tuot yhteystietoja kahdesta lähteestä, hae lopuksi muutamalla nimellä ja poista kaksoiskappaleet.
Vienti varmuuskopioksi
Sähköpostisi on palvelimella, mutta osoitekirjasi voi tyhjentyä yhdellä väärällä napsautuksella. Vie se siksi silloin tällöin:
- Siirry kohtaan Yhteystiedot.
- Napsauta nuolta kohdan Vie vieressä ja valitse Vie kaikki. Valinnalla Vie valitut viet vain valitsemasi yhteystiedot.
Saat yhden .vcf-tiedoston. Ryhmät ovat siinä muodossa CATEGORIES, joten ne tulevat mukaan myös seuraavassa tuonnissa. Tiedosto sisältää henkilötietoja: säilytä se turvallisessa paikassa, äläkä jätä sitä lojumaan Lataukset-kansioon.
Hyvä tietää
- Puhelimesi on eri osoitekirja. Puhelimesi yhteystiedot ja webmailin osoitekirja ovat kaksi erillistä listaa. Webmail ei synkronoi puhelimesi kanssa; siirrä yhteystiedot viemällä ja tuomalla.
- Kerätyt vastaanottajat. Henkilökohtaiset osoitteet -osoitekirjan lisäksi webmail muistaa automaattisesti jokaisen osoitteen, johon lähetät sähköpostia, kohdassa Kerätyt vastaanottajat. Tuonti menee henkilökohtaiseen osoitekirjaasi.
- Käyntikortti sähköpostissa. Jos saat .vcf-tiedoston liitteenä, webmail näyttää painikkeen, jolla voit lisätä sen suoraan osoitekirjaasi.
Vaiheet kuvakaappauksineen löydät Roundcube-ohjeesta kohdista Yhteystietojen tuominen ja vieminen ja Ryhmien luominen.