Miksi kaikki eivät saa poissaoloviestiäsi

Lomavastaaja on päällä, mutta asiakas kertoo, ettei saanut vastausta. Tai joku sai sen ensimmäisellä kerralla, mutta ei enää sen jälkeen. Yleensä kyse ei ole virheestä: lomavastaaja ei tarkoituksella vastaa jokaiseen viestiin. Tässä artikkelissa kerrotaan miksi ja miten asetat sen niin, että oikeat ihmiset saavat vastauksen.

Näin se toimii

Lomavastaaja, jonka asetat webmailissa kohdassa Asetukset > Lomavastaaja, on teknisesti sähköpostipalvelimen suodatin. Se toimii heti, kun viesti saapuu, joten myös silloin, kun tietokoneesi on sammutettu. Tällaisen automaattisen vastauksen säännöt on määritelty Sieve-lomavastausten standardissa RFC 5230 (englanniksi). Siinä on muutama rajoitus, jotka estävät lomavastaajaa aiheuttamasta haittaa.

1. Yksi vastaus lähettäjää kohden aikavälillä

Palvelin muistaa, kenelle se on jo vastannut. Vastausvälin aikana sama lähettäjä ei saa toista vastausta. Jos et valitse itse mitään, standardin mukainen oletus on 7 päivää. Jos joku lähettää sinulle neljä viestiä kolmessa päivässä, hän saa siis yhden lomavastauksen. Vasta aikavälin jälkeen hän saa uuden muistutukseksi siitä, että olet yhä poissa.

Testasitko lomavastaajaa lähettämällä itsellesi viestin toisesta osoitteesta? Silloin et saa toisella testikerralla enää vastausta. Se tarkoittaa, että lomavastaaja toimii.

2. Ei vastausta postituslistoille eikä automaattisille viesteille

Kukaan ei halua lomavastaajaa, joka vastaa tuhannen jäsenen postituslistalle, tai kahta automaattista viestiä, jotka vastaavat toisilleen loputtomasti. Siksi palvelin ei RFC 5230:n (kohta 4.6) mukaan vastaa:

• viesteihin, joissa on otsake List-Id tai muita List-otsakkeita: uutiskirjeet ja postituslistat;
• viesteihin, joissa on otsake Auto-Submitted jollakin muulla arvolla kuin no: automaattiset viestit, kuten toinen lomavastaus tai järjestelmän ilmoitus;
• viesteihin osoitteista kuten MAILER-DAEMON tai osoitteista, jotka alkavat owner- tai päättyvät -request.

Oma vastauksesi saa itse otsakkeen Auto-Submitted: auto-replied. Näin toinen lomavastaaja tietää, ettei sen pidä vastata takaisin. Vastaus lähtee lisäksi kirjekuoren lähettäjälle (Return-Path). Tavallisessa viestissä se on lähettäjän osoite, järjestelmillä usein tekninen osoite.

3. Vain jos viesti on todella osoitettu sinulle

Palvelin vastaa vain, jos jokin osoitteistasi on otsakkeessa Vastaanottaja (To) tai Kopio (Cc). Näin vältetään vastaukset viesteihin, jotka tulivat listan kautta tai piilokopiona (Bcc). Palvelin tuntee oman postilaatikkosi osoitteen, mutta ei esimerkiksi osoitetta info@example.com, joka ohjataan postilaatikkoosi.

Siksi kenttä Omat sähköpostiosoitteeni on tärkeä:

1. Siirry kohtaan Asetukset > Lomavastaaja ja avaa Lisäasetukset.
2. Lisää kenttään Omat sähköpostiosoitteeni jokainen osoite, johon saat postia, myös aliakset ja edelleenlähetysosoitteet (forwarderit). Valinnalla Täytä kaikilla osoitteillani webmail hakee osoitteet identiteeteistäsi.
3. Napsauta Tallenna.

Jos unohdat info@-osoitteen, asiakas, joka lähettää viestin info@-osoitteeseen, ei saa lomavastausta ja saattaa odottaa vastausta turhaan.

4. Alkamis- ja päättymisajan ulkopuolella

Jos olet täyttänyt kentät Alkamisaika ja Päättymisaika, lomavastaaja ei tee mitään niiden ulkopuolella. Tarkista, että päivämäärät ovat oikein, myös vuosi. Jos jätät ne tyhjiksi, lomavastaaja on päällä niin kauan kuin Tila on Päällä. Alkamis- ja päättymispäivä on kuitenkin turvallisin valinta: silloin et voi unohtaa kytkeä vastaajaa pois.

Tarkista nopeasti, miksi joku ei saanut vastausta

Jätä Saapuvan viestin toiminto asetukseen Säilytä. Silloin saapunut viesti jää normaalisti postilaatikkoosi ja voit lukea sen palattuasi.

Vaiheet kuvakaappauksineen löydät Roundcube-ohjeesta kohdasta Lomavastaajan asettaminen. Jos käytät DirectAdminia, katso DirectAdmin-ohjeen kohta Vacation Messages.