Poissaoloviesti, joka on kunnossa

Moduuli 6: Automaattisesti: suodattimet ja poissaolo · Lukuaika: 9 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat selittää, miten poissaoloviesti toimii palvelimella ja kuka sen saa tai ei saa. Osaat myös asettaa poissaoloviestin, joka kytkeytyy itsestään päälle ja pois eikä paljasta mitään, mistä huijareille olisi hyötyä.

Keskeiset käsitteet: poissaoloviesti, Sieve vacation, Vastausväli (:days), Sähköpostiosoitteeni (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Aloitusaika ja Päättymisaika, Toiminto saapuvalle viestille

Suodatin, joka vastaa

Teknisesti poissaoloviesti on suodatin. Se on samassa suodatinasetuksessa kuin muut suodattimesi (oppitunti 6.1), joten sekin toimii palvelimella heti, kun posti saapuu. Kannettavasi voi olla pois päältä. Sieve-laajennuksen nimi on vacation (RFC 5230). Näin webmail kirjoittaa poissaoloviestin joululomaa varten:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

Mitä siinä lukee:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" ja "le" ... "2027-01-03": nykyisen päivämäärän on oltava 21. joulukuuta tai sen jälkeen ja 3. tammikuuta tai sitä ennen. Nämä ovat Aloitusaika ja Päättymisaika. Tämän jakson ulkopuolella suodatin ei tee mitään. :zone "+0100" on asetuksissasi valittu aikavyöhyke.
• vacation :days 7: sama osoite saa vastauksen enintään kerran 7 päivässä.
• :addresses [...]: osoitteet, jotka ovat sinun.
• :subject ja sen jälkeinen teksti: vastauksen aihe ja sisältö.

Yksi vastaus lähettäjää kohden aikavälillä

Ilman rajoitusta joku, joka lähettää sinulle kymmenen viestiä, saisi saman vastauksen kymmenen kertaa. Siksi palvelin muistaa, kenelle se on jo vastannut. Vastausvälin aikana (Sievessä :days) sama lähettäjä ei saa toista vastausta. Jos et valitse mitään, standardin mukaan käytetään 7 päivää (RFC 5230, kohta 4.1). Kahden viikon lomalla 7 on hyvä arvo: kun joku lähettää viikon päästä uuden viestin, hän saa muistutuksen, että olet yhä poissa. Alle 1 päivän väli ei yleensä ole mahdollinen.

Vastaus menee kirjekuoren lähettäjälle (Return-Path, oppitunti 1.1), ei välttämättä From-kentän osoitteeseen. Tavallisessa postissa ne ovat samat. Uutiskirjeissä ja järjestelmien viesteissä se on usein tekninen osoite, ja juuri niin on tarkoituskin: näin automaattinen vastaus ei päädy ihmiselle, joka ei voi tehdä sillä mitään.

Kuka ei saa vastausta

Poissaoloviesti voi aiheuttaa paljon harmia, jos se vastaa väärään viestiin: vastaus postituslistalle, jolla on tuhat jäsentä, tai kaksi automaattista viestiä, jotka vastaavat toisilleen loputtomasti. Siksi standardi (RFC 5230, kohta 4.6) sanoo, että palvelin ei vastaa:

• viesteihin, joissa on otsikkorivi List-Id tai muita List-otsikkorivejä: uutiskirjeet ja postituslistat;
• viesteihin, joissa on otsikkorivi Auto-Submitted jollakin muulla arvolla kuin "no": automaattiset viestit, kuten toinen poissaoloviesti tai järjestelmän ilmoitus;
• viesteihin osoitteista, kuten MAILER-DAEMON, tai osoitteista, jotka alkavat "owner-" tai päättyvät "-request".

Oma vastaus saa itse otsikkorivin Auto-Submitted: auto-replied. Näin toinen poissaoloviesti tietää, ettei sen pidä vastata takaisin, eikä synny kehää.

Sähköpostiosoitteeni: vastaus vain, kun viesti on sinulle

Palvelin vastaa vain, jos jokin osoitteistasi on To- tai Cc-otsikkorivillä (RFC 5230, kohta 4.5). Näin et vastaa viesteihin, jotka tulivat listan kautta tai Bcc-kopiona. Palvelin tietää vain puoliksi, mitkä osoitteet ovat sinun: postilaatikkosi osoitteen varmasti, mutta ei info@-osoitetta, joka ohjataan sinulle.

Siksi kenttä Sähköpostiosoitteeni on tärkeä (Sievessä :addresses). Lisää siihen jokainen osoite, johon saat postia, myös uudelleenohjausosoitteet. Valinnalla Lisää kaikki osoitteeni webmail ottaa mukaan identiteettiesi osoitteet. Jos unohdat info@-osoitteen, info@-osoitteeseen kirjoittava asiakas ei saa poissaoloviestiä ja jää ehkä turhaan odottamaan.

Alku, loppu ja mitä postille tapahtuu

Kun asetat Aloitusajan ja Päättymisajan, viesti kytkeytyy itsestään päälle ja pois. Se on turvallisin tapa: et voi unohtaa kytkeä sitä pois. Jos jätät ne tyhjiksi, viesti on päällä niin kauan kuin Tila on Päällä. Poissaoloviesti, joka jatkuu viikkoja loman jälkeen, on tuttu virhe ja hämmentää asiakkaita.

Kohdassa Toiminto saapuvalle viestille valitset, mitä itse viestille tapahtuu. Jätä valinnaksi Säilytä. Vacation jättää viestin nimittäin tavalliseen tapaan postilaatikkoosi (RFC 5230, kohta 4.7), ja haluat palattuasi lukea, mitä on tullut. Hylkää tarkoittaa, että vastaanottamasi posti katoaa. Uudelleenohjaa osoitteeseen ja Lähetä kopio osoitteeseen ovat järkeviä vain, jos vastaanottaja on kollega omassa organisaatiossasi, ja niissä on samat haitat kuin oppitunnilla 6.2.

Mitä kirjoitat ja mitä et

Hyvä poissaoloviesti on lyhyt ja auttaa lähettäjää eteenpäin:

• Milloin palaat tai mihin asti et vastaa.
• Kuka hoitaa asiat sillä välin, ja osoite tai puhelinnumero, johon joku vastaa.
• Mitä lähettäjä voi tehdä, jos asia on kiireellinen.

Ja mitä et kirjoita: yksityiskohtia, joista on hyötyä huijareille ja murtovarkaille. Vastaus menee kaikille, jotka lähettävät sinulle viestin, myös roskapostittajille ja tuntemattomille. Älä siis kerro, että olet kolme viikkoa ulkomailla, minne olet menossa, yksityistä puhelinnumeroasi tai sijaisesi nimeä tehtävän kanssa, jota huijari voi käyttää hyväkseen ("maksuasioissa ota yhteyttä kirjanpitäjäämme Janiin"). Huijari käyttää tällaista viestiä mielellään uskottavan huijausviestin kirjoittamiseen, esimerkiksi kiireellisen maksupyynnön tekemiseen sellaisen henkilön nimissä, jota ei kuitenkaan tavoita.

Esimerkki hyvästä viestistä:

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Ei kahteen kertaan

Poissaoloviestin voi asettaa myös webhotellisi hallintapaneelissa, WebOkéssa DirectAdminissa. Käytä vain toista näistä. Jos molemmat ovat päällä, jokainen saa kaksi automaattista vastausta.

Käytännössä: näin se toimii webmailissa

Poissaoloviesti löytyy kohdasta Asetukset > Lomavastaaja. Siinä ovat Aihe, Runko, Aloitusaika, Päättymisaika ja Tila, ja kohdassa Lisäasetukset Sähköpostiosoitteeni, Vastausväli ja Toiminto saapuvalle viestille. Tuloksen näet kohdassa Suodattimet > Toiminnot > Muokkaa suodatinasetusta. Vaiheet löytyvät Roundcube-käyttöoppaasta kohdasta Poissaoloviestin asettaminen. Muissa webmaileissa se toimii samaan tapaan: Gmailissa on lomavastaaja asetuksissa, Outlook.comissa automaattiset vastaukset.

Yhteenveto

• Poissaoloviesti on palvelimella toimiva Sieve-suodatin (vacation, RFC 5230).
• Sama lähettäjä saa enintään yhden vastauksen vastausväliä kohden; jos et valitse, väli on 7 päivää.
• Postituslistoille (List-Id) ja automaattisiin viesteihin (Auto-Submitted) ei vastata, ja vastaus lähtee vain, jos jokin osoitteistasi on To- tai Cc-kentässä.
• Lisää kohtaan Sähköpostiosoitteeni myös uudelleenohjausosoitteesi, käytä alkamis- ja päättymispäivää ja jätä toiminnoksi Säilytä.
• Kerro, milloin palaat ja keneen voi ottaa yhteyttä, mutta älä kerro yksityiskohtia, joista on hyötyä huijareille.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä A6.3: Lähetä poissaoloviestisi tarkistettavaksi. Valmistele omaan postilaatikkoosi poissaoloviesti kohdassa Asetukset > Lomavastaaja niin, että sekä Aloitusaika että Päättymisaika ovat tulevaisuudessa. Silloin viesti ei vielä ole oikeasti päällä, eikä kukaan saa nyt vastausta. Täytä aihe, teksti, Sähköpostiosoitteeni ja Vastausväli, ja jätä kohtaan Toiminto saapuvalle viestille valinta Säilytä. Liitä sen jälkeen suodatinasetuksesi (Asetukset > Suodattimet > Toiminnot > Muokkaa suodatinasetusta, kopioi kaikki) tai lataa tiedosto, jonka sait valinnalla Lataa. Ohjelma lukee skriptin muistiin (mitään ei tallenneta) ja tarkistaa: vacation-toiminto on mukana; :days on vähintään 1; aihe ei ole tyhjä; teksti on yli 40 merkkiä pitkä; currentdate-päivämäärärajaus on mukana (muuten oranssi: muistathan kytkeä sen pois?); :addresses sisältää vähintään yhden osoitteen (muuten oranssi); ja viesti säilytetään, eli ei discard-toimintoa eikä uudelleenohjausta oman domainisi ulkopuoliseen osoitteeseen. Kytke viesti tehtävän jälkeen pois, jos et tarvitse sitä.

Lue lisää

Kun ohjeissa on webmailin vaiheita, ne koskevat WebOkén webmailia; muissa webmaileissa se toimii samaan tapaan.

• Roundcube Webmail 7.3: Lomavastaajan asettaminen
• Roundcube Webmail 7.1: Suodattimen luominen
• Ilmainen kurssi: Turvallisesti verkossa yrittäjille 1.2: Tietojenkalastelu, toimitusjohtajahuijaus ja laskutushuijaus
• Palvelinpuolen sähköpostisäännöt (suodattimet palvelimella)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (englanniksi): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230