Piilokopion (Bcc) käyttö ja yksityisyys: sähköpostin lähettäminen ryhmälle, jonka jäsenet eivät tunne toisiaan
Kun lähetät viestin kerralla asiakkaillesi, jäsenillesi tai urheiluseuran vanhemmille, et halua, että kaikki näkevät toistensa sähköpostiosoitteet. Tätä varten on Bcc-kenttä. Tässä artikkelissa kerrotaan, milloin käytät Vastaanottaja-, Cc- tai Bcc-kenttää, miksi näkyvät osoitteet voivat olla tietovuoto ja miten lähetät viestin turvallisesti ryhmälle webmailissa.
Vastaanottaja, Cc ja Bcc
| Kenttä | Kenelle? | Kuka näkee osoitteen? |
|---|---|---|
| Vastaanottaja | Sille, jonka pitää tehdä jotain tai jolta odotat vastausta | Kaikki vastaanottajat |
| Cc (carbon copy, kopio) | Sille, joka lukee mukana mutta jonka ei tarvitse tehdä mitään | Kaikki vastaanottajat |
| Bcc (blind carbon copy, piilokopio) | Sille, joka saa kopion, jota muut eivät saa nähdä | Ei kukaan, eivät myöskään muut Bcc-vastaanottajat |
Bcc toimii, koska postipalvelin toimittaa viestin kirjekuoren osoitteisiin eikä sen mukaan, mitä viestissä lukee. Bcc-kentässä oleva osoite päätyy kirjekuoreen, mutta Bcc-otsakerivi ei kulje mukana viestissä, jonka muut saavat.
Näkyvät osoitteet voivat olla tietovuoto
Henkilön sähköpostiosoite, kuten sanne@example.com, on henkilötieto. Jos lähetät yhden viestin neljällekymmenelle asiakkaalle Vastaanottaja- tai Cc-kentässä, jokainen asiakas saa kolmenkymmenenyhdeksän muun osoitteet. He eivät ole koskaan antaneet siihen lupaa.
Tietosuoja-asetus kutsuu tätä henkilötietojen tietoturvaloukkaukseksi (4 artiklan 12 kohta): tietoturvavirheeksi, joka johtaa muun muassa henkilötietojen luvattomaan luovuttamiseen. Arkikielellä: tietovuoto. Se, pitääkö asiasta ilmoittaa valvontaviranomaiselle (Alankomaissa Autoriteit Persoonsgegevens), riippuu riskistä, jonka se aiheuttaa niille ihmisille, joita asia koskee (33 artikla). Kukkakaupan neljänkymmenen asiakkaan osoitteet ovat eri asia kuin velkoja käsittelevän keskusteluryhmän neljänkymmenen osallistujan osoitteet. Jälkimmäisessä jo pelkkä tieto siitä, että joku on listalla, kertoo jotain arkaluonteista. Jos olet epävarma, kirjaa tapahtuma ja selvitä, onko ilmoitus tarpeen. Tämä ei ole oikeudellinen neuvo.
Näin lähetät viestin ryhmälle turvallisesti
- Napsauta webmailissa Kirjoita.
- Kirjoita Vastaanottaja-kenttään oma osoitteesi. Näin viestillä on asiallinen vastaanottaja ja saat itse kopion.
- Napsauta Vastaanottaja-kentän oikealla puolella olevaa plusmerkkiä ja valitse Bcc.
- Kirjoita kaikki muut osoitteet Bcc-kenttään.
- Tarkista ennen Lähetä-painikkeen napsauttamista vielä kerran, ettei Vastaanottaja- tai Cc-kentässä ole osoitteita, jotka eivät sinne kuulu.
Ryhmä osoitekirjasta
Oletko luonut osoitekirjaasi ryhmän, kuten Toimittajat tai Jäsenet? Kirjoita silloin ryhmän nimi kenttään tai valitse se kentän vieressä olevalla ihmishahmopainikkeella. Webmail lisää tällöin kaikki ryhmän osoitteet siihen kenttään, jossa valitset ryhmän. Jos valitset ryhmän Vastaanottaja-kenttään, kaikki ryhmän jäsenet näkevät kaikki muut osoitteet. Valitse siis ryhmä, jonka jäsenet eivät tunne toisiaan, aina Bcc-kenttään. Ryhmän luomisesta kerrotaan artikkelissa Ryhmien luominen.
Paljon vastaanottajia: päiväraja ja uutiskirjepalvelu
Sähköpostilaatikko on tarkoitettu henkilökohtaiseen postiin, ei uutiskirjeisiin. Päivässä voit lähettää rajallisen määrän viestejä, ja raja koskee koko pakettiasi yhteensä: kaikkia sähköpostilaatikoita, webmailia ja verkkosivustoasi. Jokainen vastaanottaja lasketaan mukaan, myös Bcc-kentässä. Yksi viesti, jonka Bcc-kentässä on kaksisataa osoitetta, on siis kaksisataa viestiä. Lue Sähköpostin lähetysraja.
Jos haluat tavoittaa säännöllisesti suuren ryhmän, käytä uutiskirjepalvelua. Se hoitaa tilauksen peruutukset ja siistin listan. Osoitekirjan ryhmässä ei ole peruutuspainiketta: jos joku pyytää, ettei hänelle enää lähetetä viestejä, poista hänet itse ryhmästä. Lisää aiheesta Sähköposti kuntoon -kurssin oppitunnilla Suostumus, peruutus ja siisti lista.
Tuliko kaikki osoitteet kuitenkin vahingossa näkyviin?
Lähetettyä viestiä ei voi perua. Kirjaa, mitä tapahtui: mikä viesti, milloin ja kenelle. Arvioi sen jälkeen, pitääkö asiasta ilmoittaa. Mikä tietovuoto on ja miten ilmoitusvelvollisuus toimii, kerrotaan Turvallisesti verkossa -kurssin oppitunnilla Tietovuodot ja ilmoitusvelvollisuus.
Webmailin vaiheet löytyvät myös Roundcube-oppaasta kohdasta Uuden viestin kirjoittaminen. Tietosuoja-asetuksen tekstin löydät osoitteesta EUR-Lex.