Yhteystiedot ja ryhmät

Moduuli 7: Osoitekirjasi · Lukuaika: 9 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat selittää, mitä osoitekirjoja webmail pitää ja miten automaattinen täydennys toimii. Osaat myös käyttää ryhmää niin, ettei osoitteita vuoda muille.

Keskeiset käsitteet: yhteystieto, henkilökohtainen osoitekirja, Kerätyt vastaanottajat, Luotetut lähettäjät, automaattinen täydennys, ryhmä, Piilokopio, tietojen minimointi

Miksi osoitekirja, jos webmail muistaa kaiken muutenkin?

Moni ei juuri käytä osoitekirjaansa. Kirjoitetaan muutama kirjain Vastaanottaja-kenttään, webmail täydentää osoitteen, ja valmista. Se toimii, mutta webmailin täydentämä osoite ei aina tule listasta, jota itse ylläpidät. Juuri siinä asiat menevät pieleen: asiakkaan vanha osoite, joskus tekemäsi kirjoitusvirhe tai kaksi ihmistä, joilla on sama etunimi.

Yhteystieto on kortti, jossa on yhden henkilön tai organisaation tiedot: nimi, yksi tai useampi sähköpostiosoite ja halutessasi myös puhelin, osoite, organisaatio tai muistiinpano. Osoitekirja on näiden korttien kokoelma. Webmailissa osoitekirja on palvelimella, aivan kuten postisikin. Se kuuluu postilaatikkoosi ja siihen, miten kirjaudut sisään (oppitunti 1.3): jos kirjaudut yhtäkkiä eri tavalla, esimerkiksi niin, että Palvelin-kenttä on täytetty, osoitekirjasi voi näyttää tyhjältä.

Kolme osoitekirjaa, kolme tarkoitusta

Kun napsautat Yhteystiedot, näet vasemmalla yhden sijasta kolme osoitekirjaa. Jokaisella on oma tehtävänsä.

Kahden ensimmäisen ero on tärkeä. Kerätyt vastaanottajat on automaattinen muisti. Se muistaa kaiken, myös sen yhden kirjoitusvirheellisen osoitteen, josta viestisi palasi, ja myös kollegan vanhan osoitteen, vaikka hän on lähtenyt jo kauan sitten. Henkilökohtainen osoitekirjasi on lista, jonka pidät itse siistinä.

Luotetut lähettäjät on eri tarkoitusta varten. Se ei liity täydentämiseen vaan ulkoisiin kuviin. Oletuksena webmail ei lataa kuvia internetistä, koska lähettäjät voivat niiden avulla nähdä, milloin avaat viestin (oppitunti 2.2). Kun valitset, että luotat lähettäjään aina, hän tulee tähän listaan. Kohdassa Asetukset > Asetukset > Viestien näyttäminen voit sitten valita, että ulkoiset lähteet näytetään heti tunnetuista lähettäjistä.

Automaattinen täydennys: kätevä, mutta katso mitä valitset

Kun kirjoitat Vastaanottaja-kenttään muutaman kirjaimen, webmail etsii osoitekirjoistasi nimiä ja osoitteita, jotka alkavat niillä tai sisältävät ne. Saat listan ja valitset. Tätä kutsutaan automaattiseksi täydennykseksi.

Esimerkki. Sanne de Vriesillä (sanne@example.com) on asiakas Ahmed (ahmed@example.net). Vuosi sitten hän lähetti Ahmedille kerran vahingossa viestin osoitteeseen ahmed@example.org, joka ei ole Ahmedin. Viesti ei palannut, koska osoite sattui olemaan olemassa. Siitä lähtien Kerätyt vastaanottajat -listassa on ollut kaksi Ahmedia. Kun Sanne kirjoittaa "ahm", hän näkee molemmat. Jos hän valitsee väärän, tarjous menee tuntemattomalle.

Siksi kaksi tapaa:

• Lisää ihmiset, joille lähetät usein postia, kohtaan Henkilökohtaiset osoitteet koko nimellä. Silloin täydennyksessä näkyy tunnistettava nimi pelkän osoitteen sijaan.
• Jos näet listassa virheellisen tai vanhentuneen osoitteen, poista se Kerätyt vastaanottajat -listasta. Muuten webmail ehdottaa sitä yhä uudelleen.

Nopea tapa lisätä joku: avaa häneltä tullut viesti, napsauta hänen nimeään viestin yläpuolella ja valitse Lisää osoitekirjaan.

Ryhmät: yksi nimi monelle osoitteelle

Ryhmä on tunniste, jonka liität yhteystietoihin, esimerkiksi "Hallitus", "Toimittajat" tai "Tiimi". Yhteystieto voi kuulua useaan ryhmään, eikä ryhmän poistaminen poista itse yhteystietoja. Kuvassa näet ryhmän henkilökohtaisen osoitekirjan alla sekä kolme pistettä ryhmätoimintoja varten.

Kun lähetät viestin ryhmälle, webmail lisää kaikki ryhmän osoitteet siihen kenttään, jossa valitset ryhmän. Tätä kannattaa miettiä tarkkaan. Jos valitset ryhmän Vastaanottaja-kenttään, jokainen ryhmän jäsen näkee kaikkien muiden osoitteet. Viiden hengen hallituksessa, jonka jäsenet tuntevat toisensa, se on täysin kunnossa. Asiakasryhmässä, jonka jäsenet eivät tunne toisiaan, se on ongelma.

Henkilöiden sähköpostiosoitteet ovat GDPR:n (tietosuoja-asetuksen) tarkoittamia henkilötietoja. Jos lähetät viestin neljällekymmenelle asiakkaalle niin, että kaikki osoitteet näkyvät, olet antanut osoitteet kaikille muille. Se voi olla tietoturvaloukkaus (oppitunti 3.1). Ratkaisu on yksinkertainen: valitse ryhmä Piilokopio-kenttään. Silloin kaikki saavat viestin, mutta kukaan ei näe muita vastaanottajia. Laita Vastaanottaja-kenttään oma osoitteesi, niin viestillä on siisti vastaanottaja ja saat itse kopion.

Daan, Sannen kollega, lähettää joka kuukausi viestin ateljeen toimittajille. Hänellä on ryhmä "Toimittajat", jossa on kaksitoista osoitetta. Hän valitsee ryhmän Piilokopio-kenttään ja laittaa daan@example.com Vastaanottaja-kenttään. Jos toimittaja vastaa valinnalla Vastaa kaikille, vastaus menee vain Daanille, koska muut osoitteet eivät olleet viestissä.

Ryhmien sudenkuopat

• Päiväraja. Jokainen vastaanottaja lasketaan mukaan siihen viestimäärään, jonka pakettisi saa lähettää päivässä, myös piilokopiossa. Muutaman sadan osoitteen ryhmä voi täyttää rajasi (oppitunti 8.4). Kun lähetät uutiskirjeen suurelle listalle, käytä uutiskirjepalvelua: se hoitaa myös tilauksen perumisen ja pitää kirjaa siitä, kenelle saat oikeasti lähettää postia.
• Vastaanottajat, jotka eivät itse halua postia. Ryhmä ei ole postituslista. Siinä ei ole perumispainiketta. Jos joku pyytää, ettei hänelle enää lähetetä postia, poista hänet oikeasti ryhmästä.
• Vanhentunut ryhmä. Ryhmä pysyy sellaisena kuin sen teit. Lähtenyt henkilö pysyy siinä, kunnes poistat hänet. Käy ryhmäsi läpi aina välillä.
• Roskapostimaine. Kun lähetät paljon postia kerralla osoitteisiin, joita ei enää ole, saat takaisin paljon virheilmoituksia. Vastaanottavien palvelimien silmissä se näyttää huolimattomalta tai ei-toivotulta postitukselta.

Säilytä se mitä tarvitset, älä enempää

GDPR:ssä on tietojen minimoinnin periaate: käsittelet henkilötietoja vain sen verran kuin tarkoitukseesi on tarpeen etkä säilytä niitä pidempään kuin on tarpeen (GDPR:n 5 artikla). Osoitekirjassa se tarkoittaa käytännössä tätä:

• Tallenna se, mitä tarvitset tavoittaaksesi henkilön: nimi, osoite, ehkä puhelinnumero. Asiakkaan syntymäaika tai kotiosoite ei yleensä kuulu sinne.
• Siivoa. Viiden vuoden takaista asiakasta, jolle et enää lähetä postia, ei tarvitse enää säilyttää.
• Muista, että myös Kerätyt vastaanottajat sisältää henkilötietoja ja että lista kasvaa itsestään.

Tämä ei ole oikeudellinen neuvo. Se, mitä omassa tilanteessasi tarvitaan, riippuu organisaatiostasi ja tarkoituksestasi.

Käytännössä: näin se toimii webmailissa

Löydät kaiken päävalikon kohdasta Yhteystiedot. Ryhmän teet ryhmien vieressä olevista kolmesta pisteestä valitsemalla Lisää ryhmä; yhteystiedot lisäät ryhmään vetämällä ne sen päälle. Viestiä kirjoittaessasi valitset ryhmän kirjoittamalla sen nimen kenttään Vastaanottaja, Kopio tai Piilokopio tai kentän vieressä olevalla henkilökuvakepainikkeella. Vaiheet löytyvät Roundcube-oppaasta (8.1 ja 8.2). Sen, mitä osoitteita webmail muistaa, määrität kohdassa Asetukset > Asetukset > Yhteystiedot. Muissa webmaileissa, kuten Gmailissa tai Outlook.comissa, tämä toimii samaan tapaan: niissä ryhmiä kutsutaan usein tunnisteiksi tai yhteystietoluetteloiksi.

Yhteenveto

• Webmailissa on kolme osoitekirjaa: Henkilökohtaiset osoitteet (oma listasi), Kerätyt vastaanottajat (automaattinen, kaikki joille olet lähettänyt postia) ja Luotetut lähettäjät (ulkoista sisältöä varten).
• Automaattinen täydennys ehdottaa myös vanhoja ja virheellisiä osoitteita; lisää vakituiset yhteyshenkilöt koko nimellä omaan osoitekirjaasi ja poista virheelliset osoitteet.
• Ryhmä lisää kaikki osoitteet siihen kenttään, jossa valitset sen. Toisilleen tuntemattomat ihmiset laitat Piilokopio-kenttään.
• Suuret ryhmät lasketaan mukaan päivärajaan; uutiskirjeen lähetät uutiskirjepalvelulla.
• Säilytä osoitekirjassa vain tarpeellinen ja siivoa säännöllisesti.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä D7.1: Tee ryhmä ja käytä sitä. Tee henkilökohtaiseen osoitekirjaasi kolme yhteystietoa (esimerkiksi itsesi, kollega ja ystävä, tai kolme keksittyä henkilöä, joilla on example.com-osoitteet) ja ryhmä, jolle annat haluamasi nimen. Lisää kolme yhteystietoa ryhmään. Aloita uusi viesti, laita oma osoitteesi Vastaanottaja-kenttään ja valitse ryhmä Piilokopio-kenttään. Katso, mitä Piilokopio-kenttään ilmestyy. Älä lähetä viestiä, vaan tallenna se luonnokseksi tai hylkää se. Vastaa sitten: (1) Mitä näit Piilokopio-kentässä ryhmän valittuasi: ryhmän nimen vai yksittäiset osoitteet? (2) Oletetaan, että yksi vastaanottaja valitsee Vastaa kaikille: kuka saa vastauksen? (3) Katso Kerätyt vastaanottajat -listaa: onko siellä virheellistä tai vanhentunutta osoitetta? Mitä teet sille?

Lue lisää

Kun ohjeissa on webmailin vaiheita, ne koskevat WebOkén webmailia; muissa webmaileissa toiminta on samankaltaista.

• Roundcube Webmail 8.1: Yhteystietojen lisääminen ja hakeminen
• Roundcube Webmail 8.2: Ryhmien luominen
• Roundcube Webmail 10.1: Tärkeimmät asetukset
• Sähköpostin lähetysraja
• Ilmainen kurssi: Turvallisesti verkossa yrittäjille 8.2: Tietoturvaloukkaukset ja ilmoitusvelvollisuus
• Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj