3-2-1-sääntö ja mitä sinun pitää varmuuskopioida

Moduuli 6: Varmuuskopiot · Lukuaika: 10 minuuttia

Tavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat määrittää, mitä sinun pitää varmuuskopioida (myös pilvipalvelusi ja sähköpostisi), selittää eron synkronoinnin ja varmuuskopion välillä, ja laatia yksinkertaisen 3-2-1-suunnitelman omalle yrityksellesi.
Keskeiset käsitteet: varmuuskopio, synkronointi, 3-2-1, versio, säilytysaika, pilvi ei ole automaattisesti varmuuskopio, jaettu vastuu

Miksi varmuuskopio on viimeinen turvaverkkosi

Kaikki muut tämän kurssin toimenpiteet pienentävät riskiä, että jotain menee pieleen. Varmuuskopio tekee jotain muuta: se varmistaa, että pääset eteenpäin kun jotain menee pieleen. Autosta varastettu kannettava, kollega joka vahingossa poistaa kansion tarjouksia, päivitys joka rikkoo verkkokauppasi, kiristyshaittaohjelma joka salaa kaiken: kaikissa näissä tilanteissa kysymys ei enää ole "miten estämme tämän?" vaan "kuinka nopeasti pääsemme takaisin jaloillemme?".

Varmuuskopio on kopio tiedoistasi, joka on erillään alkuperäisestä ja jonka avulla voit palauttaa aiemman tilan. Nuo viimeiset sanat ovat tärkeitä. Kopio, joka muuttuu heti alkuperäisen mukana, ei auta sinua, jos alkuperäinen on rikki tai salattu.

Alankomaiden kansallinen kyberturvallisuuskeskus NCSC toteaa ransomware-hyökkäyksen varalta antamassaan ohjeessa suoraan: jos salauksen purkamiseen ei ole keinoa, varmuuskopiot ovat ainoa tapa saada tiedostosi takaisin.

Synkronointi ei ole varmuuskopio

Moni yrittäjä luulee, että hänellä on varmuuskopio, koska tiedostot "ovat pilvessä". Yleensä he tarkoittavat synkronointia: kannettavan kansiota, joka pidetään automaattisesti samana kuin pilvipalvelun kansio, usein myös puhelimesi ja kollegasi kannettavan kanssa.

Synkronointi on kätevää, mutta tekee täsmälleen sen, mitä lupaa: pitää kaiken samana. Myös virheet.

Monissa synkronointipalveluissa on kyllä roskakori ja versiot: poistettu tiedosto on vielä jonkin aikaa palautettavissa, ja muutetusta tiedostosta palvelu säilyttää vanhempia versioita. Se on todellinen turvaverkko ja usein nopein tapa palauttaa jotain. Mutta se on rajallinen. Roskakori tyhjenee tietyn ajan kuluttua, versioita karsitaan, ja se joka kaappaa tilisi, voi myös tyhjentää roskakorin. Pidä sitä ensiapuna, ei ainoana varmuuskopionasi.

3-2-1-sääntö

Yksinkertainen nyrkkisääntö, jota myös Alankomaiden NCSC suosittelee, on 3-2-1-sääntö:

• 3 kopiota tiedoistasi: alkuperäinen plus kaksi varmuuskopiota;
• 2 erityyppisellä tallennusvälineellä (esimerkiksi webhotellisi palvelin ja ulkoinen kiintolevy, tai kannettavasi ja erillinen varmuuskopiointipalvelu);
• joista 1 on eri paikassa, toimistosi ulkopuolella tai eri konesalissa.

Ajatus taustalla: yksi tapahtuma ei saa koskaan osua kaikkiin kopioihin samanaikaisesti. Toimistopalo vaikuttaa kannettavaan ja sen vieressä olevaan ulkoiseen kiintolevyyn, mutta ei eri paikassa olevaan kopioon. Yhden pilvipalvelun häiriö vaikuttaa siihen palveluun, mutta ei laatikossasi olevaan kiintolevyyn. Kiristyshaittaohjelma vaikuttaa kaikkeen, mikä on kytkettynä, mutta ei siihen, mikä on irrotettu (tästä lisää oppitunnilla 6.2).

Esimerkki Example-leipomolle:

1. Alkuperäinen: kirjanpito ja reseptit pilvitallennuksessa, verkkosivusto ja sähköposti webhotellitarjoajalla.
2. Kopio 1: automaattiset varmuuskopiot, jotka webhotellitarjoaja tekee joka yö erillisille tallennuspalvelimille.
3. Kopio 2: kerran viikossa varmuuskopio tärkeimmistä kansioista ja lataus verkkosivuston varmuuskopiosta ulkoiselle kiintolevylle, joka sen jälkeen irrotetaan ja viedään kotiin.

Mitä listaasi pitäisi kuulua?

Useimmat varmuuskopio-ongelmat eivät johdu siitä, että varmuuskopiointi epäonnistuu, vaan siitä, että jotain ei ole koskaan sisältynyt siihen. Tee siis ensin lista kaikesta, mihin yrityksesi toiminta perustuu. Mieti esimerkiksi:

• Tiedostot: asiakirjat, tarjoukset, valokuvat, suunnitelmat, kannettavilla, verkkolevyllä (NAS) ja pilvitallennuksessa.
• Sähköposti: kaikki postilaatikot, myös jaetut kuten info@example.com ja factuur@example.com. Huomaa: jos haet sähköpostin POP3:lla, se on usein vain sillä yhdellä koneella.
• Verkkosivusto ja verkkokauppa: tiedostot ja tietokanta. Verkkosivusto ilman siihen kuuluvaa tietokantaa on yleensä arvoton.
• Pilvipalvelut: kirjanpito-ohjelma, kassajärjestelmä, ajanvaraus, CRM. Voitko niistä tehdä viennin (export), ja kuinka usein teet sen?
• Asetukset: verkkotunnuksesi DNS-tietueet, reitittimesi asetukset, salasanakassa (palautustiedot turvallisessa paikassa, katso moduuli 2).
• Puhelimet: kuitit valokuvina, yhteystiedot, chatti-historia jos se on liiketoiminnan kannalta tärkeää.

Kirjoita jokaisen osan kohdalle: missä se sijaitsee, kuka siitä tekee varmuuskopion, kuinka usein, missä varmuuskopio sijaitsee ja kuinka kauan sitä säilytetään. Tyhjä ruutu tässä taulukossa on aukko.

Jaettu vastuu pilvipalveluissa

"Se on Microsoftilla (tai Googlella, tai webhotellitarjoajallani), joten se on turvassa." Tämä pitää paikkansa vain osittain. Suuret palveluntarjoajat toimivat jaetun vastuun mallilla: tarjoaja huolehtii palvelimista, konesalista ja palvelun toiminnasta; sinä pysyt vastuussa omista tiedoistasi, tileistäsi ja asetuksistasi.

Microsoft toteaa omassa dokumentaatiossaan suoraan, että asiakas pysyy jokaisen pilvipalvelumuodon kohdalla, myös valmisohjelmistojen kuten Microsoft 365:n kohdalla, vastuussa tiedoistaan, tileistään ja niihin pääsystä. Se, mitä palvelut itse säilyttävät, on rajallista ja aikasidonnaista. Kaksi esimerkkiä virallisesta dokumentaatiosta:

• Exchange Online (Microsoft 365:n sähköposti) säilyttää lopullisesti poistetun sähköpostin oletuksena 14 päivää, ylläpitäjä voi pidentää tätä enintään 30 päivään. Sen jälkeen se on poissa.
• Google Drive poistaa lopullisesti tiedostot, jotka ovat olleet roskakorissa yli 30 päivää. Roskakorin tyhjentämisen jälkeen ylläpitäjä voi vielä palauttaa tiedostoja 25 päivän ajan; sen jälkeen niitä ei Googlen mukaan voi enää palauttaa.

Nämä ovat hyviä turvaverkkoja viime viikon erehdykselle. Mutta jos huomaat vasta kahden kuukauden kuluttua, että lähtenyt työntekijä on tyhjentänyt kansion, ne eivät auta. Lue jokaisesta käyttämästäsi palvelusta, mitä tarjoaja itse sanoo säilyttämisestä ja palauttamisesta, ja kysy tarjoajaltasi, jos asia ei ole selvä. Jos käytät palvelua tärkeille tiedoille, järjestä oma varmuuskopiointi tai säännöllinen vienti.

Käytännössä: näin se näyttää

Esimerkkitarjoaja WebOkéssa on rinnakkain eri tyyppisiä varmuuskopioita, ja ne toimivat eri tavoin:

• WebOké Backups tekee joka yö automaattisesti täydellisen varmuuskopion webhotellipaketista: tiedostot, tietokannat, postilaatikot ja asetukset. Nämä varmuuskopiot ovat salattuina erillisillä tallennuspalvelimilla eri konesalissa, ja voit itse palauttaa viimeisen 30 päivän varmuuskopioista.
• Lisäksi voit tehdä DirectAdministä itse varmuuskopion. Se tallentuu omaan pakettiisi, lasketaan mukaan tallennustilaasi ja sijaitsee siis samassa paikassa kuin alkuperäinen. Tällainen kopio on oikea lisäkopio vasta, kun lataat sen ja säilytät sitä muualla.
• Nextcloudissa roskakori ja versiot ovat turvaverkko päivittäiselle työlle: poistetut tiedostot ja versiot säilyvät jopa 31 päivää (aiemmin, jos tila tarvitaan). Palvelinten järjestelmävarmuuskopiot ovat hätätilanteita varten eivätkä ole asiakkaiden käytettävissä. Ohjeistus itsessään suosittelee säilyttämään myös oman kopion korvaamattomista tiedostoista.
• Tietopankki mainitsee kaksi rajoitusta: sähköposti, joka saapuu ja poistetaan samana päivänä, ei ole missään yöllisessä varmuuskopiossa, eikä myöskään sähköposti, joka on POP3:n kautta tallennettuna vain koneellasi.

Muilla tarjoajilla tämä voi olla järjestetty samalla tavalla tai hyvin eri tavalla: eri säilytysajat, varmuuskopiot vain maksusta, tai pelkkä hätätilannevarmuuskopio johon et itse pääse käsiksi. Kysy tarjoajaltasi ja kirjoita vastaus listaasi.

Yhteenveto

• Varmuuskopio on erillinen kopio, jonka avulla voit palauttaa aiemman tilan; synkronointi levittää myös virheet ja salauksen kaikkialle.
• Roskakori ja versiot pilvipalveluissa ovat kätevät, mutta aikasidonnaiset eivätkä korvaa varmuuskopiota.
• 3-2-1: kolme kopiota, kaksi tallennustyyppiä, yksi eri paikassa.
• Tee ensin lista kaikesta, mihin yrityksesi toiminta perustuu, mukaan lukien sähköposti, tietokannat, pilvipalvelut ja asetukset.
• Pilvipalveluissa pysyt itse vastuussa tiedoistasi; tarkista mitä tarjoajasi säilyttää ja kuinka kauan.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä D6.1: Varmuuskopiolistasi ja 3-2-1-kaava. Tee taulukko kaikesta, mihin yrityksesi toiminta perustuu: tiedostot, postilaatikot, verkkosivusto ja tietokanta, pilvipalvelut, asetukset ja puhelimet. Täytä jokaiselle riville, missä se sijaitsee, kuka siitä tekee varmuuskopion, kuinka usein, missä varmuuskopio sijaitsee ja kuinka kauan sitä säilytetään. Selvitä ainakin kahdesta pilvipalvelusta, mitä tarjoaja itse sanoo säilyttämisestä ja palauttamisesta. Merkitse jokainen rivi, joka ei täytä 3-2-1-sääntöä, ja kirjoita mitä aiot tehdä sille.

Lue lisää

WebOké-artikkeleiden ohjeet koskevat WebOkén omaa ympäristöä; muilla tarjoajilla se voi toimia samalla tavalla tai eri tavalla. Kysy tarjoajaltasi.

• DirectAdmin-ohje 16.1: Millaisia varmuuskopioita WebOké tarjoaa
• WebOké-käyttöopas 6.10: WebOké Backups: tiedostojen palauttaminen
• Nextcloud-opas 6.6: Varmuuskopiot WebOkéssa: mitä me säilytämme ja mitä voit tehdä itse
• WebOké Backups: varmuuskopion tarkasteleminen, palauttaminen tai lataaminen
• Alankomaiden NCSC, Varmuuskopiointistrategian laatiminen: https://www.ncsc.nl/back-up/een-back-up-strategie-opstellen
• Microsoft, Shared responsibility in the cloud (englanniksi): https://learn.microsoft.com/en-us/azure/security/fundamentals/shared-responsibility
• Microsoft, Recoverable Items folder in Exchange Online (englanniksi): https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder
• Google Workspace, Recover deleted files and folders for Drive users (englanniksi): https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/recover-deleted-files-and-folders-for-drive-users