Turvallinen jakaminen ja yhteistyö

Moduuli 7: Käyttöoikeudet, toimittajat ja pilvi · Lukuaika: 10 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat valita jokaiseen tilanteeseen turvallisimman jakotavan: sisäinen jako tilin kautta, henkilökohtainen jako tai salasanalla, vanhentumispäivällä ja latausrajalla suojattu julkinen linkki. Tiedät myös, mitä ei kannata lähettää sähköpostitse.
Keskeiset käsitteet: jakolinkki, julkinen linkki, vanhentumispäivä, linkin salasana, latausraja, tiedostopyyntö, salattu lähetys, minimitiedot

Jakaminen on uusi liite

Ennen dokumentti lähetettiin sähköpostin liitteenä. Nykyään yhä useammin jaetaan linkki tiedostoon, joka sijaitsee pilvitallennustilassa. Tässä on suuria etuja: kopioita ei leviä ympäriinsä, käytössä on aina uusin versio, myös suuret tiedostot onnistuvat, ja käyttöoikeuden voi myöhemmin perua. Kerran lähetettyä liitettä ei saa koskaan enää takaisin.

Mutta linkkiinkin liittyy oma riskinsä. Julkinen linkki toimii kaikille, joilla se on. Jos se välitetään eteenpäin, liitetään ryhmäsovellukseen tai päätyy murrettuun sähköpostilaatikkoon, pääsee myös tuo toinen käsiksi tiedostoon. Kolme vuotta sitten yhtä työtä varten tehty linkki ilman salasanaa tai vanhentumispäivää toimii usein edelleen.

Kolme tapaa jakaa

Lähes jokaisessa pilvitallennustilassa on kolme jakotapaa. Valitse aina rajoittunein tapa, joka toimii tilanteeseen.

Sisäinen jako on turvallisin: linkkiä ei ole olemassa, joka voisi vuotaa, ja jos kollega lähtee ja hänen tilinsä suljetaan (oppitunti 7.1), käyttöoikeus häviää heti. Henkilökohtaisessa jaossa jokainen vastaanottaja saa oman linkkinsä, joten näet henkilöittäin, kenen kanssa jaat, ja voit lopettaa jaon henkilöittäin.

Linkin asetukset

Jos linkin on silti oltava julkinen, säädä se tietoisesti. Useimmissa palveluissa on nämä vaihtoehdot:

• Oikeudet: vain katselu tai myös muokkaus. Valitse oletuksena vain katselu. Lukemiseen se riittää.
• Linkin salasana: linkin avaajan täytyy ensin syöttää salasana. Lähetä salasana eri kanavaa pitkin kuin linkki: linkki sähköpostitse, salasana tekstiviestillä tai puhelimitse. Jos joku vain siepata sähköpostin, hänellä ei ole vielä mitään.
• Vanhentumispäivä: kyseisen päivän jälkeen linkki ei enää toimi. Näin sinun ei tarvitse muistaa siivota sitä itse.
• Latausraja: linkki lakkaa toimimasta tietyn latausmäärän jälkeen.
• Lataus piilotettu: vastaanottaja ei näe latauspainiketta. Tämä ei ole varsinainen suoja: minkä joku näkee, sen hän voi myös tallentaa, vaikka vain kuvakaappauksella.
• Tunniste tai nimi linkille, jotta tiedät myöhemmin, mitä varten se oli.

Jaa lisäksi itse tiedosto, älä sitä ympäröivää kansiota, ellei toisella todella ole lupa nähdä kaikkea kyseisessä kansiossa. Linkki kansioon "Asiakkaat 2026" yhtä tarjousta varten on klassinen vuoto.

Tiedostopyyntö

Jos asiakkaan tai toimittajan pitää toimittaa sinulle jotain, käytä tiedostopyyntöä (kutsutaan myös lataamislinkiksi tai "vain jättäminen"). Toinen osapuoli voi ladata tiedostoja, mutta ei näe, mitä kansiossa jo on. Anna jokaiselle asiakkaalle oma kansio ja oma pyyntö, salasanalla ja vanhentumispäivällä varustettuna. Näin asiakas A ei koskaan näe asiakkaan B asiakirjoja, ja näet heti, keneltä mikäkin tiedosto on.

Mitä ei pidä lähettää tavallisella sähköpostilla

Tavallista sähköpostia voi verrata postikorttiin, joka kulkee muutaman postitoimiston kautta. Sähköpostipalvelimien välinen yhteys on usein salattu, mutta sen jälkeen viesti on luettavissa lähettäjän ja vastaanottajan postilaatikoissa, usein vuosien ajan, ja yksi väärin kirjoitettu osoite riittää tietoturvaloukkaukseen (oppitunti 8.2).

Älä siis lähetä tavallisena liitteenä:

• passin tai henkilöllisyystodistuksen kopioita;
• terveystietoja tai terveyteen liittyviä tietoja;
• palkkalaskelmia, palkkayhteenvetoja ja henkilötunnuksia;
• salasanoja ja palautuskoodeja (nämä kuuluvat salasanojen hallintaohjelmaan, mahdollisesti jaetun kassakaapin kautta, oppitunti 2.2).

Käytä sen sijaan salasanalla ja vanhentumispäivällä suojattua jakoa omasta tallennustilastasi, tai palvelua, joka tukee salattua lähetystä, jossa vain vastaanottaja voi avata viestin. Vaihtoehtoja on useita: sähköpostiohjelmaan tai -pakettiin sisäänrakennettu salaus, suojattu viestipalvelu, tai erillinen palvelu tiedostojen salattuun lähettämiseen.

Minimitiedot

Paras suoja vuotoa vastaan on tieto, jota et jaa. Kysy jokaisen jaon yhteydessä: tarvitseeko toinen osapuoli tätä todella? Kirjanpitäjä tarvitsee laskusi, ei koko asiakasrekisteriäsi. Vuokranantaja haluaa tietää, että joku on olemassa, mutta ei aina tarvitse kopiota passista. Jos henkilöllisyystodistuksen kopio on silti pakko toimittaa, voit peittää henkilötunnuksen ja passikuvan ja lisätä vesileiman, josta käy ilmi käyttötarkoitus ja päivämäärä.

Siivoaminen

Linkkejä kertyy ajan myötä. Monissa palveluissa on yhteenveto kaikesta jakamastasi. Käy se läpi kerran neljänneksessä:

1. Lopeta kaikki julkiset linkit ilman vanhentumispäivää, joita ei enää tarvita.
2. Tarkista, onko ulkopuolisilla henkilöillä yhä pääsy valmistuneen työn kansioihin.
3. Aseta mahdollisuuksien mukaan oletusarvoinen vanhentumispäivä uusille linkeille.

Käytännössä: näin se näyttää

Esimerkkiympäristössä Nextcloud luot julkisen linkin tiedoston Jaa-välilehdeltä. Kohdasta Muokkaa linkkiä löydät oikeudet (Vain katselu tai Salli muokkaus) ja Lisäasetukset-kohdasta salasanan, vanhentumispäivän, Piilota lataus-asetuksen, huomautuksen vastaanottajalle ja Rajoita latauksia -asetuksen. Lopeta jakaminen -toiminnolla perut linkin heti. Jos jaat sähköpostiosoitteen kautta, Nextcloud lähettää jokaiselle vastaanottajalle oman linkin, jonka voit perua henkilöittäin. Toimituksia varten on tiedostopyyntö, jossa jokaisella asiakkaalla on oma kansio, salasana ja vanhentumispäivä. Euro-Officessa dokumentit jaetaan samantyyppisten linkkien kautta; ohjeissa suositellaan antamaan muokkausoikeudet vain silloin, kun se on todella tarpeen. Muut pilvitallennuspalvelut toimivat samankaltaisesti, vaikka painikkeet ovat erinimisiä ja jotkut asetukset (kuten latausraja) eivät ole kaikkialla saatavilla.

Yhteenveto

• Valitse rajoittunein jakotapa, joka toimii: sisäinen, henkilökohtainen, ja vasta viimeisenä julkinen linkki.
• Julkinen linkki toimii kaikille, joilla se on; anna sille salasana (eri kanavaa pitkin), vanhentumispäivä ja vain lukuoikeudet.
• Jaa tiedosto, älä kansiota; käytä tiedostopyyntöä, jos jonkun täytyy toimittaa jotain.
• Älä lähetä arkaluonteisia tietoja tavallisena liitteenä, ja jaa vain sen, mitä toinen osapuoli todella tarvitsee.
• Siivoa vanhat linkit ja ulkoiset käyttöoikeudet säännöllisesti.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä A7.3: Arvioi jakolinkki. Saat joukon tilanteita, joissa kuvataan jakolinkin asetukset: mitä jaetaan, kenen kanssa, millä oikeuksilla, onko siinä salasana ja vanhentumispäivä, ja miten salasana lähetetään. Arvioi jokaisen tilanteen kohdalla, onko se kunnossa, voisiko sen tehdä paremmin vai ei pitäisi tehdä näin, ja valitse tärkein parannus. Ohjelma tarkistaa vastauksesi ja antaa selityksen jokaiseen tilanteeseen.

Lue lisää

WebOké-artikkeleiden ohjeet koskevat WebOkén ympäristöä; muilla palveluntarjoajilla toiminta on vastaavanlaista.

• Nextcloud-opas 5.2: Julkisen linkin luominen: katselu, muokkaus, salasana, vanhenemispäivä ja latausraja
• Nextcloud-opas 5.4: Jakaminen sähköpostilla jollekin, jolla ei ole tiliä
• Nextcloud-opas 16.5: Asiakas toimittaa tiedostoja salasanalla ja eräpäivällä suojatulla tiedostopyynnöllä
• Euro-Office-käyttöopas 9.3: Salasana ja vanhenemispäivä linkissä
• Euro-Office-käyttöopas 9.5: Jakaminen organisaatiosi ulkopuolisen henkilön kanssa