Tallenna sähköpostit paikallisesti ja säästä tilaa sähköpostipalvelimella

Onko postilaatikkosi melkein täynnä? Voit siirtää vanhoja viestejä palvelimelta paikalliseen kansioon omalle tietokoneellesi. Viestit eivät silloin ole enää postipalvelimella eivätkä vie tallennustilaasi. Voit edelleen lukea ja hakea niitä sähköpostiohjelmassasi, mutta vain sillä yhdellä tietokoneella.

Ensin: olisiko siivoaminen parempi ratkaisu?

Usein postilaatikon täyttävät muutamat suuret liitteet, roskakori tai Roskaposti-kansio (Junk). Lue ensin Postilaatikon siivoaminen tilan vapauttamiseksi DirectAdminissa ja Tallennus- tai levytila täynnä: näin vapautat tilaa. Voit myös kasvattaa postilaatikon tai pakettisi tallennustilaa.

Outlook for Windows (perinteinen)

1. Napsauta Uudet kohteet (tai Uusi sähköposti -painikkeen vieressä), valitse Lisää kohteita ja sitten Outlook-datatiedosto.
2. Valitse kansio ja nimi, esimerkiksi Arkisto, ja napsauta OK. Outlook luo .pst-tiedoston. Uusi datatiedosto näkyy vasemmalla kansioluettelossa.
3. Napsauta datatiedostoa hiiren kakkospainikkeella, valitse Uusi kansio ja anna kansiolle nimi, esimerkiksi Arkisto 2024.
4. Valitse siirrettävät viestit (Ctrl- tai Shift-näppäimellä) ja vedä ne kansioon.

Uudessa Outlook for Windowsissa tämä toimii eri tavalla tai ei ollenkaan. Käytä siihen perinteistä Outlookia. Lisätietoa tästä ja vaihtoehtona palvelimella olevasta arkistokansiosta saat Outlook-ohjeen kohdasta Arkistointi: arkistokansio palvelimella tai pst-tiedosto.

Thunderbird

1. Vasemmalla kansioluettelossa on Paikalliset kansiot. Napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Uusi kansio.
2. Anna kansiolle nimi ja vedä viestit postilaatikostasi siihen kansioon.

Apple Mail Macilla

1. Valitse valikkoriviltä Postilaatikko ja sitten Uusi postilaatikko.
2. Valitse Sijainti-kohdasta Omassa Macissa ja anna postilaatikolle nimi.
3. Vedä viestit postilaatikostasi uuteen postilaatikkoon.

Tarkista, että tilaa vapautuu

Vetämisen jälkeen viestit ovat paikallisessa kansiossa ja poistuvat palvelimelta. Jotkin ohjelmat siirtävät ne ensin postilaatikkosi roskakoriin. Tyhjennä silloin myös se. Postilaatikkosi käyttämän tilan näet DirectAdminissa kohdassa E-mail Accounts. Katso myös Postilaatikkokohtainen tallennustila ja mitä tapahtuu, kun se täyttyy.

Haluatko oppia lisää? Käy ilmainen Sähköposti kuntoon -kurssi, oppitunti 3.2 Tallennustila, kiintiöt ja täysi postilaatikko.