Tallennustila, kiintiö ja täysi postilaatikko

Moduuli 3: Sähköpostilaatikon hallinta · Lukuaika: 9 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat selittää mihin postilaatikon tallennustila kuluu, mitä kiintiö tarkoittaa, mitä lähettäjä huomaa kun postilaatikkosi on täynnä, ja laatia siivous- ja arkistointisuunnitelman, joka ei hukkaa yhtään sähköpostia.

Keskeiset käsitteet: tallennustila, kiintiö (postilaatikkokohtainen ja pakettikohtainen), käyttö kansioittain, liitetiedostot ja base64, suurin sallittu viestikoko (SIZE), varoitusviesti, 452 4.2.2 ja 552 5.2.2 (postilaatikko täynnä), 552 5.3.4 (viesti liian suuri), siivoaminen, arkistointi, paikallinen kansio, varmuuskopio

Mihin tila kuluu?

Tavallinen tekstiviesti on muutaman kilotavun kokoinen. Niitä mahtuu satojatuhansia. Tila kuluu lähes aina kolmeen asiaan:

1. Liitetiedostoihin. Valokuviin, pdf-tiedostoihin, esityksiin. Yksi viesti kymmenellä puhelinkuvalla on nopeasti 30 - 50 Mt.
2. Lähetettyihin viesteihin. Jokainen lähettämäsi liitetiedosto jää myös Lähetetyt-kansioosi. Jos lähetät 8 Mt:n tarjouksen viidelle asiakkaalle viidessä erillisessä viestissä, se on tallessa viidesti.
3. Roskakoriin ja roskapostiin. Poistettu viesti säilyy roskakorissa kunnes tyhjennät sen. Roskaposti säilyy roskapostikansiossa kunnes roskapostisuodatin tai sinä itse siivoat sen. Molemmat lasketaan mukaan tallennustilaan.

Neljäs, piilossa oleva syy nähtiin oppitunnilla 3.1: viestit, jotka on merkitty poistetuiksi mutta joita ei ole koskaan lopullisesti tyhjennetty.

Miksi liitetiedosto kasvaa

Sähköposti suunniteltiin alun perin vain tekstille. Siksi liitetiedosto (valokuva, pdf) muunnetaan tekstiksi base64-koodauksella. Siinä 3 tavua muutetaan aina 4 merkiksi. Liitetiedosto siis kasvaa noin kolmanneksen, ja rivinvaihtojen myötä hieman lisää. Tietokoneellasi 15 Mt:n kokoinen pdf on sähköpostissa runsaat 20 Mt.

Tämä on tärkeää rajojen kannalta. Jos vastaanottaja ilmoittaa "enintään 25 Mt", kyse on koko viestin koosta muunnoksen jälkeen. 20 Mt:n liitetiedosto ei tällöin enää mahdu läpi.

Kaksi erilaista rajaa

Kiintiö: paljonko saa säilyttää?

Kiintiö on postilaatikon suurin sallittu tallennustila. Yleensä rajoja on kaksi tasoa:

• Itse postilaatikko. Yhdelle postilaatikolle voidaan asettaa raja, esimerkiksi 2 Gt yleiselle osoitteelle, jotta yksi postilaatikko ei vie kaikkea tilaa.
• Paketti tai tilaus. Kaikki postilaatikot yhdessä (ja hostingpaketissa myös verkkosivusto, tietokannat ja varmuuskopiot) jakavat yhteisen tallennustilan. Jos se on täynnä, suuri postilaatikkokohtainen kiintiö ei enää auta.

Yrityskäyttöön tarkoitetussa pilvisähköpostipalvelussa tämä on usein järjestetty käyttäjäkohtaisesti, kiinteänä määränä per lisenssi. Periaate on sama.

Viestin koko: kuinka suuri yksi viesti saa olla?

Tallennustilasta riippumatta jokaisella sähköpostipalvelimella on suurin sallittu viestikoko. Se koskee sekä lähetystä (oma palvelimesi) että vastaanottoa (vastaanottajan palvelin). Pienempi näistä kahdesta ratkaisee, onnistuuko lähetys. Sähköpostipalvelimet ilmoittavat rajansa SMTP-keskustelun alussa SIZE-laajennuksella (ks. oppitunti 1.2), esimerkiksi 250-SIZE 52428800 (50 Mt).

Yleisesti käytetyt rajat ovat 20 - 50 Mt:n välillä. Gmail sallii esimerkiksi liitetiedostojen lähettämisen 25 Mt:aan asti; sitä suuremmat tiedostot Gmail muuttaa itse linkiksi Google Driveen. Älä koskaan oleta, että vastaanottaja hyväksyy enemmän kuin 20 Mt. Suurille tiedostoille latauslinkki (esimerkiksi pilvitallennustilastasi) on parempi ratkaisu: ei rajaa, ei tilan tuhlaamista kahdenkertaiseen tallennukseen, ja voit myöhemmin sulkea linkin.

Mitä tapahtuu, kun postilaatikko on täynnä?

Yleensä saat ensin varoituksen: palvelimen lähettämän viestin siitä, että lähestyt tiettyä rajaa, esimerkiksi 90 %. Exim-pohjaisilla palvelimilla (kuten DirectAdmin) tämä on englanninkielinen teksti The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Jos postilaatikko on todella täynnä, palvelin hylkää uudet viestit. Tapahtuuko se väliaikaisesti vai lopullisesti, riippuu palvelimesta:

Koodi X.2.2 tarkoittaa laajennetuissa tilakoodeissa (RFC 3463) juuri tätä: "postilaatikko täynnä". Moduuli 6 käsittelee bounceja tarkemmin.

Huomaa ero liian suureen viestiin verrattuna: 552 5.3.4 Message too big tarkoittaa, että viesti on suurempi kuin palvelin sallii. Siivoaminen ei silloin auta; lähettäjän on lähetettävä tiedosto toisella tavalla.

Huomaa myös, että et itse välttämättä huomaa postilaatikon olevan täynnä. Voit edelleen lähettää viestejä ja lukea vanhoja sähköposteja normaalisti. Virheilmoituksen saavat lähettäjät, ja asiakas, joka on saanut kolme bouncea, ei aina soita siitä.

Siivoaminen ilman katumista

Järjestys, joka toimii lähes aina:

1. Katso, mihin tila kuluu. Webmailissa tai asiakaspaneelissa näet usein käytön kansioittain. Yleensä kärjessä ovat Lähetetyt, Roskakori tai yksi vanha liitetiedostoja täynnä oleva kansio.
2. Tyhjennä Roskakori ja Roskaposti. Tämä on nopein hyöty eikä maksa mitään.
3. Etsi suuret viestit. Useimmissa webmaileissa ja ohjelmissa voit järjestää viestit koon mukaan. Tallenna tarvitsemasi liitetiedosto tiedostoihisi ja poista viesti, tai poista pelkkä liitetiedosto (Thunderbird ja Apple Mail osaavat poistaa liitetiedoston viestistä).

4. Arkistoi vanhat vuodet. Sähköposti, jonka haluat säilyttää mutta tarvitset harvoin, voidaan siirtää arkistoon. Vaihtoehtoja on kaksi:

   • arkistokansio palvelimella: näkyy kaikkialla, mutta lasketaan mukaan tallennustilaan;
   • paikallinen kansio omalla tietokoneellasi (Thunderbird: Paikalliset kansiot; Apple Mail: Omalla Macilla; Outlook: .pst-tietokantatiedosto). Se ei enää lasketa mukaan tallennustilaan, mutta on tallennettuna vain siihen yhteen tietokoneeseen. Huolehdi silloin itse kyseisen tietokoneen varmuuskopioinnista. Ilman varmuuskopiota paikallinen arkistointi tarkoittaa muuttoa yhdelle kiintolevylle.
5. Vasta tämän jälkeen muuta kiintiötä, jos se on vielä tarpeen ja paketissasi on tilaa.

Laajamittainen siivous paneelin napilla (esimerkiksi "poista kaikki yli vuoden vanha Saapuneet-kansiosta") on käytännöllistä, mutta peruuttamatonta. IMAPin kanssa se katoaa myös heti kaikista laitteistasi. Tallenna ensin se, mitä tarvitset.

Säilytysvelvollisuus

Suomessa kirjanpitolain (2 luvun 10 §) mukaan tilinpäätös ja kirjanpitokirjat säilytetään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä, ja tositteet sekä liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi, ja tähän voi kuulua liiketoimintaan liittyvää sähköpostia, kuten tarjouksia, tilausvahvistuksia ja laskuja. Älä siis siivoa sitä harkitsematta. Siirrä se arkistoon, jossa on varmuuskopio, tai säilytä liitetiedostot kirjanpitoaineistossasi.

Käytännössä: näin se näkyy paneelissa

DirectAdminissa näet E-mail Accounts -kohdassa kunkin postilaatikon kohdalla sarakkeen Usage, ja ylhäällä kokonaismäärän. Postilaatikon perässä olevien kolmen pisteen kautta ja kohdasta Change Limits asetat kiintiön megatavuina, tai valitset Max, jolloin postilaatikko saa käyttää paketin vapaata tilaa. Purge-toiminnolla poistat kerralla vanhat viestit kansiosta. Oma WebOké -palvelussa näet paketin tallennustilan. Muilla palveluntarjoajilla toiminta on vastaavaa: etsi paneelista tai hallintaympäristöstä sanoja "tallennustila", "kiintiö" tai "postilaatikon koko".

Yhteenveto

• Tila kuluu pääasiassa liitetiedostoihin, lähetettyihin viesteihin, Roskakoriin ja roskapostiin.
• Liitetiedostot kasvavat sähköpostissa noin kolmanneksen base64-koodauksen vuoksi.
• On olemassa postilaatikkokohtainen kiintiö ja paketin kokonaiskiintiö; tiukempi raja ratkaisee.
• Täysi postilaatikko hylkää viestit: väliaikaisesti (452 4.2.2) tai lopullisesti (552 5.2.2). Lähettäjä huomaa sen, sinä et usein huomaa.
• Siivoa tässä järjestyksessä: katso tilanne, tyhjennä Roskakori ja Roskaposti, käsittele suuret viestit, arkistoi, ja vasta sitten kasvata kiintiötä. Paikallinen arkisto tarvitsee oman varmuuskopion.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä O3.2: Mittaa tallennustilasi ja tee siivoussuunnitelma. Selvitä, kuinka paljon tallennustilaa postilaatikkosi käyttää ja mikä on raja (postilaatikon ja paketin tai tilauksen osalta). Kirjaa ylös kolme eniten tilaa vievää kansiota ja etsi kymmenen suurinta viestiäsi. Laadi sitten siivoussuunnitelma: mitä poistat, mitä arkistoit, minne arkisto tallennetaan, ja miten se on varmuuskopioitu? Ota huomioon se, mitä sinun täytyy säilyttää liiketoiminnan vuoksi.

Lue lisää

Näiden artikkeleiden vaiheet koskevat WebOkén paneeleita; muilla palveluntarjoajilla toiminta on vastaavaa.

• DirectAdmin-ohje 7.3: Tallennustila per sähköpostilaatikko ja mitä tapahtuu, kun se on täynnä
• Ilmoitus: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• Sähköposti hylätty: message too big
• Miten tarkistan sähköpostin käyttöni?
• Postilaatikon tyhjentäminen tilan vapauttamiseksi DirectAdminissa
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)