Nextcloud-käyttäjien, -tiimien ja -jaettujen kansioiden hallinta
WebOkén Nextcloud-paketissa luot käyttäjät itse Oma WebOkéssa. Sinun ei tarvitse tätä varten kirjautua Nextcloudiin. Käyttäjien enimmäismäärä riippuu paketistasi ja muokattavista lisäosista. Alempana kerrotaan, miten lisäät käyttäjiä tiimeihin ja jaat kansioita koko tiimin kanssa.
Käyttäjän luominen
- Kirjaudu sisään Oma WebOkéhen, siirry kohtaan Omat tuotteet ja klikkaa Nextcloud-pakettisi kohdalla Hallitse.
- Pakettisivun yläosassa näet kolme laskuria: Nextcloud-käyttäjät, Office Suite -lisenssit ja Tallennustila, kussakin käytetty määrä rajasta. Vieritä kohtaan Käyttäjähallinta. Siellä näet kaikki käyttäjät: tilin nimen, näyttönimen, sähköpostiosoitteen, Office Suiten, tilan ja viimeisimmän kirjautumisen.
- Klikkaa Lisää käyttäjä ja täytä kentät (katso alla).
- Klikkaa Luo käyttäjä. Käyttäjä ilmestyy heti listalle ja voi kirjautua suoraan Nextcloudiisi käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Painikkeella Avaa Nextcloud pakettisivulla siirryt Nextcloudiisi.
- Käyttäjätunnus: tällä käyttäjä kirjautuu sisään. Pieniä kirjaimia, numeroita, piste tai väliviiva, 2-64 merkkiä. Tätä nimeä ei voi myöhemmin muuttaa.
- Näyttönimi: nimi, jonka muut näkevät tiedostoja jaettaessa ja Nextcloud Talkissa. Voit muuttaa sen myöhemmin.
- Sähköpostiosoite: tähän käyttäjä saa Nextcloudin ilmoitukset, kuten salasanan palautuksen ja jaetut kansiot. Voit muuttaa sen myöhemmin.
- Salasana: vähintään 10 merkkiä, joista ainakin yksi numero ja yksi erikoismerkki. Painikkeella Generoi luot vahvan salasanan. Jaa se käyttäjälle turvallisesti: salasanaa sisältävää sähköpostia ei lähetetä.
- Office Suite -lisenssin myöntäminen: valitse tämä, jos käyttäjän pitää voida muokata asiakirjoja Office Suitella (Euro-Office). Tätä varten tarvitset vapaan lisenssin.
Käyttäjien hallinta
Käyttäjän kohdalla olevasta toimintovalikosta voit vaihtaa salasanan, muokata näyttönimeä ja sähköpostiosoitetta, poistaa käyttäjän käytöstä tai ottaa sen takaisin käyttöön sekä poistaa käyttäjän. Office Suite -sarakkeen kytkimellä otat lisenssin käyttöön tai pois käytöstä. Käyttäjähallinnan muutokset tallentuvat heti.
Tarvitsetko lisää käyttäjiä tai lisenssejä?
Jos raja tulee vastaan, voit nostaa määrää samalla sivulla kohdassa Muokattavat lisäosat. Laajennuksesta maksat loppusopimuskaudelta suhteutetun summan, ja se astuu voimaan maksun jälkeen. Vähennys astuu voimaan heti. Jos haluat vaihtaa pakettia, klikkaa Vaihda hosting-paketti.
Tiimit ja jaetut kansiot
Työskenteletkö usein samojen ihmisten kanssa, kuten osaston, hallituksen tai perheesi kanssa? Lisää heidät silloin tiimiin. Nextcloudissa itse luomaasi ryhmää kutsutaan tiimiksi.
- Avaa Nextcloudissa sovellus Teams vasemmassa yläkulmassa olevasta yhdeksän pisteen valikosta.
- Klikkaa Uusi tiimi, kirjoita Tiimin nimi ja klikkaa Seuraava.
- Lisää jäsenet: kirjoita heidän nimensä ja valitse heidät listalta.
- Haluatko jakaa kansion koko tiimin kanssa? Avaa kansion kohdalla välilehti Jaa, kirjoita kohtaan Sisäinen jakaminen tiimin nimi ja valitse oikeudet.
Myöhemmin tiimiin liittyvä saa automaattisesti pääsyn jaettuun kansioon. Tiimistä poistettava henkilö menettää tämän pääsyn.
Jaettu kansio pysyy kuitenkin sen luoneen henkilön omistuksessa ja lasketaan hänen tallennustilaansa. Haluatko kansion, joka kuuluu itse tiimille ja säilyy, vaikka joku lähtee? Pyydä silloin tiimikansiota. WebOké luo tiimikansion puolestasi:
- Luo ensin tiimi Teams-sovelluksessa.
- Tee Oma WebOkéssa tukipyyntö, jossa kerrot kansion nimen ja tiimin nimen.
Tiimikansioita on saatavilla paketeissa Personal, Family ja Max, mutta ei Nextcloud Freessä. Tiimikansion tallennustila ei lasketa yhden henkilön tilaan, mutta se lasketaan pakettisi kokonaistallennustilaan.
Lisätietoa Nextcloud-oppaassa: Tiimien luominen ja kansion jakaminen koko tiimin kanssa, Tiimikansiot: yhteinen kansio, joka kuuluu tiimille ja Oikeudet: kuka hallitsee mitäkin Nextcloudissasi?
Laajempi ohje kuvakaappauksineen: Käyttäjien luominen, muokkaaminen, käytöstä poistaminen ja poistaminen Nextcloud-oppaassa.