Jakaminen organisaatiosi ulkopuolisen henkilön kanssa

Asiakkaalla, kirjanpitäjälläsi tai vapaaehtoisella ei ole tiliä WebOké Nextcloudissasi. Silti voit tehdä yhteistyötä heidän kanssaan. Tähän on kaksi tapaa.

Tapa 1: julkinen linkki (yleisimmin käytetty)

Luo julkinen linkki kuten kohdassa Julkisen linkin luominen (lukeminen tai muokkaaminen), aseta siihen mieluiten salasana ja viimeinen voimassaolopäivä (Salasana ja vanhenemispäivä linkissä) ja lähetä linkki vastaanottajalle. Jos vastaanottaja saa myös kirjoittaa, valitse Voi muokata.

Vastaanottaja klikkaa linkkiä ja asiakirja avautuu Euro-Officessa selaimessa. Tiliä tai ohjelmaa ei tarvita. Jos linkissä on salasana, vastaanottaja syöttää sen ensin. Sen jälkeen Euro-Office kysyy nimeä (1). Tämä nimi näkyy muutoksissa, kommenteissa ja keskustelussa. Jos vastaanottaja ei syötä mitään, hän näkyy nimellä Vieras.

Oletko itse samaan aikaan asiakirjassa? Silloin teet yhteistyötä aivan kuten kollegan kanssa: näet toistenne muutokset heti (katso Samanaikainen työskentely asiakirjassa).

Tapa 2: jakaminen Ulkoiset jaot -toiminnolla

Kirjoita jakamisen sivupalkissa kohdassa Ulkoiset jaot olevaan kenttään sähköpostiosoite (1) ja valitse osoite kirjekuorikuvakkeella listasta (2). Kuten kollegan kanssa jaettaessa, valitse sen jälkeen mitä toinen saa tehdä ja klikkaa Tallenna jako. WebOké Nextcloud luo tälle henkilölle henkilökohtaisen linkin ja lähettää sen sähköpostitse. Näin näet jakamisen sivupalkissa tarkalleen kenen kanssa olet jakanut tiedoston, ja voit lopettaa jakamisen henkilökohtaisesti kunkin kohdalla.

Käyttääkö toinen henkilö myös Nextcloudia, esimerkiksi toisessa yrityksessä? Kirjoita silloin hänen federatiivinen Cloud-ID:nsä, joka näyttää tältä: nimi@cloud.esimerkki.fi. Tiedosto ilmestyy silloin suoraan toisen henkilön Nextcloudiin.

Turvallinen jakaminen organisaatiosi ulkopuolisten kanssa

• Anna muokkausoikeudet vain jos se on todella tarpeen. Pelkkään lukemiseen riittää Vain katselu.
• Aseta linkkiin salasana ja viimeinen voimassaolopäivä (Salasana ja vanhenemispäivä linkissä).
• Jaa itse tiedosto, älä koko kansiota, ellei toisen todella ole tarpeen nähdä kaikkea kyseisessä kansiossa.
• Käytä vesileimaa, jos asiakirja on luottamuksellinen (Vesileiman käyttäminen).
• Valmista? Valitse linkin valikosta Lopeta jakaminen.

Vinkki: kaikki pysyy omassa WebOké Cloudissasi, Euroopassa. Et lähetä kopioita ympäriinsä, joten tiedät aina mikä versio on viimeisin.