Asiakas toimittaa tiedostoja salasanalla ja eräpäivällä suojatulla tiedostopyynnöllä

Kysymys: "Asiakkaideni pitää toimittaa minulle asiakirjoja: palkkakuitteja, laskuja, kuvia. Sähköposti ei toimi hyvin isojen tiedostojen kanssa eikä ole turvallista. Miten järjestän niin, että he voivat lähettää tiedostot minulle näkemättä mitään muuta?"

Ratkaisu: asiakaskohtainen tiedostopyyntö omassa kansiossa, salasanalla ja eräpäivällä. Asiakas lähettää tiedostot selaimen kautta eikä tarvitse tiliä.

Vaihe 1: kansio jokaiselle asiakkaalle

1. Luo Tiedostot-sovelluksessa kansio toimituksia varten, esimerkiksi Toimitukset.
2. Luo siihen kansio jokaiselle asiakkaalle, esimerkiksi Toimitukset/Bakkerij De Linde 2026 (katso Kansioiden luominen, siirtäminen, kopioiminen ja nimeäminen uudelleen).

Näin asiakas ei koskaan pääse käsiksi toisen asiakkaan tiedostoihin, ja näet heti kenen toimitus on kyseessä.

Vaihe 2: tiedostopyynnön luominen

1. Napsauta Uusi ja valitse Luo tiedostopyyntö.
2. Kirjoita kohtaan Pyynnön aihe mitä pyydät, esimerkiksi "Vuositilinpäätös 2026".
3. Valitse kohdassa Lähetyksen kohde kyseisen asiakkaan kansio.
4. Kirjoita kohtaan Huomio vastaanottajalle täsmälleen mitä tarvitset ja mihin mennessä. Asiakas näkee tämän tekstin lähetyssivun yläosassa.

Vaihe 3: salasana ja eräpäivä

1. Napsauta Jatka.
2. Valitse Aseta eräpäivä ja valitse päivämäärä muutama päivä määräajan jälkeen.
3. Valitse Aseta salasana ja määritä salasana.
4. Napsauta Jatka ja kopioi Jaa linkki kentän oikealla puolella olevasta painikkeesta.

Vaihe 4: linkin ja salasanan lähettäminen

Lähetä linkki itse asiakkaallesi, esimerkiksi sähköpostilla. Lähetä salasana eri kanavaa pitkin: tekstiviestillä, WhatsAppilla tai puhelimitse. Näin sähköpostin siepannut henkilö ei pysty käyttämään pelkkää linkkiä.

Asiakas avaa linkin, kirjoittaa salasanan ja napsauttaa Lähetetään tai raahaa tiedostonsa ikkunaan. Hän näkee ainoastaan huomautuksesi ja lähetyspainikkeen, ei sitä mitä kansiossa jo on.

Vaihe 5: saapuneiden tiedostojen seuranta

• Tapahtumat-sovelluksesta ja kansion Tapahtumat-välilehdeltä näet mitä saapui ja milloin (katso Pikaviesti ja tapahtumat tiedostossa).
• Eräpäivän jälkeen linkki lakkaa automaattisesti toimimasta. Jos olet valmis aikaisemmin, poista jako kansion Jaa-välilehdeltä tai kohdasta Jaot ja Tiedostopyynnöt.
• Luo asiakkaallesi uusi pyyntö vuosittain tai toimeksiannoittain. Näin kaikki pysyy siististi erillään.

Huomaa: asiakkaiden lähettämät tiedostot lasketaan mukaan sinun tallennustilaasi (katso Jaettujen tiedostojen käyttäjä käyttää sinun tallennustilaasi). Siivoa siis vanhat toimitukset pois tai arkistoi ne.

Lisää tietoa itse tiedostopyynnöstä löydät artikkelista Tiedostojen vastaanottaminen: tiedostojen pudotus ja tiedostopyyntö.