Postilaatikkosi kansiot: Saapuneet, Lähetetyt, Luonnokset, Roskakori, Roskaposti ja Arkisto
Postilaatikossasi on aina muutama vakiokansio: Saapuneet, Lähetetyt, Luonnokset, Roskakori, Roskaposti ja usein myös Arkisto. Puhelimessa niillä voi olla eri nimet kuin tietokoneella, ja joskus sama kansio näkyy kahdesti. Tässä artikkelissa kerromme, miten sähköpostiohjelmat tietävät, mihin kukin kansio on tarkoitettu, miten tämä toimii WebOkéssa ja miten ratkaiset yleisimmät ongelmat.
Standardi: erikoiskansiot, joilla on kiinteä tunniste
Sähköpostiohjelmasi on yhteydessä sähköpostipalvelimeemme IMAPin kautta. Vakiokansioille on maailmanlaajuinen sopimus, IMAP-laajennus SPECIAL-USE (RFC 6154). Palvelin antaa jokaiselle vakiokansiolle tunnisteen, joka kertoo, mihin kansio on tarkoitettu:
| Tunniste | Käyttötarkoitus | Kansio palvelimellamme |
|---|---|---|
\Sent | kopiot lähettämistäsi viesteistä | Sent |
\Drafts | viestit, joita kirjoitat vielä | Drafts |
\Trash | poistamasi viestit | Trash |
\Junk | roskaposti | Junk |
\Archive | arkistoimasi viestit | Archive tai Archives |
\All ja \Flagged | näkymät kaikista viesteistä tai merkityistä viesteistä | emme käytä |
Saapuneet-kansio ei tarvitse tunnistetta: sen nimi IMAPissa on aina INBOX. \All ja \Flagged eivät ole oikeita kansioita vaan näkymiä, kuten Gmailin ‘Kaikki viestit’. Jos haluat nähdä merkityt viestit yhdessä paikassa, sähköpostiohjelmasi hoitaa sen itse, esimerkiksi älykansiolla.
Standardia noudattava sähköpostiohjelma katsoo tunnistetta eikä nimeä. Sen jälkeen se näyttää kansion omalla kielelläsi. Siksi kansio näkyy iPhonessa, Outlookissa ja webmailissa nimellä Roskaposti, vaikka palvelimella se on yksi ja sama kansio Junk. Se, mitä teet kansiossa, näkyy siis kaikkialla.
Millä nimellä kansio näkyy missäkin ohjelmassa?
Alla olevat nimet ovat ohjelmien suomenkielisistä versioista. Ne voivat vaihdella hieman versiosta toiseen.
| Ohjelma | INBOX | Sent | Drafts | Trash | Junk | Archive |
|---|---|---|---|---|---|---|
| iPhone, iPad ja Apple Mail Macissa | Saapuneet | Lähetetyt | Luonnokset | Roskakori | Roskaposti | Arkisto |
| Uusi Outlook for Windows | Saapuneet | Lähetetyt | Luonnokset | Poistetut | Roskaposti | Arkisto |
| Perinteinen Outlook | Saapuneet | Lähetetyt | Luonnokset | Poistetut | Roskaposti | Arkisto |
| Thunderbird | Saapuneet | Lähetetyt | Luonnokset | Roskakori | Roskaposti | Arkistot |
| Gmail-sovellus | Saapuneet | Lähetetyt | Luonnokset | Roskakori | Roskaposti | Archive |
| Samsung Sähköposti ja muut Android-sovellukset | Saapuneet | Lähetetyt | Luonnokset | Roskakori | Roskaposti | Archive |
| WebOkén webmail | Saapuneet | Lähetetyt | Luonnokset | Roskakori | Roskaposti | Arkisto |
Perinteinen Outlook ei aina noudata standardia. Silloin se voi luoda omia lisäkansioita, kuten Roskaposti tai Poistetut, palvelimella jo olevien kansioiden rinnalle. Ohjeet tämän korjaamiseen löydät alempaa.
Kansiot yksi kerrallaan
Saapuneet. Tänne tulee kaikki uusi posti, paitsi roskaposti ja viestit, jotka ohjaat omalla suodattimella toiseen kansioon. Tämä on ainoa kansio, joka haetaan POP3:lla.
Lähetetyt. Kun lähetät viestin, sähköpostiohjelmasi tallentaa siitä kopion palvelimen kansioon Sent. Näin näet lähettämäsi viestit myös puhelimessa ja webmailissa. Useimmissa ohjelmissa voit valita, tallennetaanko kopio ja mihin. Valitse aina palvelimella oleva kansio, älä kansiota omalla tietokoneellasi.
Luonnokset. Viesti, jota et ole vielä lähettänyt, tallentuu kansioon Drafts. Voit siis aloittaa viestin tietokoneella ja viimeistellä sen puhelimessa.
Roskakori. Kun poistat viestin, sähköpostiohjelmasi siirtää sen kansioon Trash. Viesti katoaa lopullisesti vasta, kun tyhjennät roskakorin. Siihen asti se vie tilaa postilaatikostasi.
Roskaposti (Junk). Tänne tulee roskaposti, jonka palvelimemme tunnistaa. Tähän kansioon siirrät myös itse roskapostin. Roskapostisuodattimen toiminnasta ja tiukkuudesta voit lukea artikkelista Miten WebOké torjuu roskapostia?
Arkisto. Arkistoi-painikkeella siirrät viestin pois Saapuneet-kansiosta poistamatta sitä. Kansio on palvelimella, joten löydät viestin kaikilta laitteiltasi. Se vie kuitenkin tallennustilaa. Jos haluat siirtää vanhat viestit pois palvelimelta, lue Tallenna sähköpostit paikallisesti ja säästä tilaa sähköpostipalvelimella.
Näin se toimii WebOkéssa
- Kaikki vakiokansiot noudattavat standardia. Sent, Drafts, Trash ja Junk ovat jokaisessa postilaatikossa ja näkyvät aina. Archive-kansion sähköpostiohjelmasi luo, kun arkistoit jotain ensimmäisen kerran.
- Roskaposti menee Junk-kansioon. Palvelimen pysäyttämä roskaposti menee samaan kansioon, johon itse merkitset roskapostin. Saapuneet-kansion alla ei ole enää erillistä roskapostikansiota.
- Roskapostisuodatin oppii sinulta. Kun vedät viestin Junk-kansioon tai käytät roskapostipainiketta, suodatin oppii, että viesti on roskapostia. Kun vedät hyvän viestin Junk-kansiosta takaisin Saapuneisiin, suodatin oppii, ettei se ole roskapostia. Lisää vinkkejä: Miten roskapostisuodatinta koulutetaan?
- Webmail käyttää samoja kansioita. Webmailissa näet täsmälleen sen, mitä palvelimella on. Katso Webmailiin kirjautuminen ja mitä tehdä, jos kirjautuminen ei onnistu.
- Käytä IMAPia, älä POP3:a. POP3:lla ohjelmasi hakee vain Saapuneet-kansion. Et silloin näe Junk-kansiota, muilta laitteilta lähetettyä postia etkä muita kansioita. Lue IMAP vai POP3: mikä on ero?
Kansioiden näyttäminen tai piilottaminen: tilaaminen
Sähköpostiohjelma näyttää vain kansiot, jotka olet tilannut. Kansio, jota et ole tilannut, on silti olemassa kaikkine viesteineen, mutta se ei näy kansioluettelossasi. Jos näet kansion webmailissa mutta et ohjelmassasi, tai päinvastoin, syy on lähes aina tämä.
- Webmail: Asetukset, Kansiot, ja sitten kansion vieressä oleva kytkin.
- Thunderbird: napsauta sähköpostiosoitettasi hiiren oikealla painikkeella, Tilaa.
- Perinteinen Outlook: napsauta sähköpostiosoitettasi hiiren oikealla painikkeella, IMAP-kansiot.
Junk-kansiota ja muita vakiokansioita ei tarvitse ottaa käyttöön itse: ne näkyvät aina jokaisessa postilaatikossa.
Yleisiä ongelmia
Minulla on kaksi kansiota lähetetylle postille, esimerkiksi Lähetetyt ja Lähetetyt kohteet. Silloin jokin ohjelmistasi käyttää omaa kansiotaan Sent-kansion sijaan. Aseta jokaisessa ohjelmassa lähetetyn postin kansioksi se kansio, jolla on tunniste, vedä posti ylimääräisestä kansiosta sinne ja poista tyhjä ylimääräinen kansio. Sama koskee Roskakori- ja Poistetut-kansioita. Jos palvelimella on myös kansioita kuten Sent Messages tai Sent Items, esimerkiksi vanhalta laitteelta, palvelimemme antaa myös niille tunnisteen \Sent. Valitse silloin yksi, mieluiten Sent.
Perinteinen Outlook luo oman Roskaposti-kansion. Outlookissa on oma roskapostisuodatin, joka on erillinen meidän suodattimestamme. Kun poistat sen käytöstä, kaikki roskaposti pysyy yhdessä paikassa: valitse Aloitus, Roskaposti, Roskapostiasetukset ja valitse Ei automaattista suodatusta. Siirrä sen jälkeen Roskaposti-kansion sisältö Junk-kansioon ja poista tyhjä kansio, jos Outlook sallii sen.
Perinteinen Outlook ei tallenna lähetettyä tai poistettua postia palvelimelle. Avaa Tiedosto, Tiliasetukset, valitse osoitteesi ja valitse Muuta ja sitten Lisäasetukset. Valitse siellä, jos versiosi tarjoaa sen, lähetetyille ja poistetuille kohteille palvelimella oleva kansio (Sent ja Trash). Jätä pääkansion polun kenttä tyhjäksi. Jos se ei onnistu, poista tili ja lisää se uudelleen IMAP-tilinä. Katso Outlook for Windows (uusi ja perinteinen).
Lähettämäni posti ei näy puhelimessani tai webmailissa. Tarkista ensin, käytätkö IMAPia. POP3:lla lähetetty posti on vain siinä laitteessa, jolla lähetät sen. Jos käytät IMAPia, tarkista ohjelmastasi, mitä kansiota se käyttää lähetetylle postille. Thunderbirdissa se on Tilin asetukset, Kopiot ja kansiot. iPhonessa avaa tilisi, Lisäasetukset, ja valitse kohdassa Postilaatikoiden toiminta palvelimella olevat kansiot. Katso myös Thunderbird ja iPhone ja iPad.
En näe roskapostia. Tarkista, käytätkö IMAPia, ja katso kansiosta, jota ohjelmasi kutsuu nimellä Roskaposti tai Junk. Suodattimen tiukkuuden ja sen, poistetaanko erittäin korkean pistemäärän roskaposti heti, voit asettaa kohdassa SpamAssassinin asetukset.
Kuinka kauan Roskakori ja roskaposti säilytetään?
Palvelimemme ei poista mitään automaattisesti Roskakorista tai Junk-kansiosta. Posti pysyy siellä, kunnes sinä tai sähköpostiohjelmasi tyhjentää kansion, ja se lasketaan siihen asti postilaatikkosi tallennustilaan. Tyhjennä siis molemmat kansiot aina välillä. Postilaatikkosi enimmäiskoosta voit lukea artikkelista Postilaatikon tallennustila ja mitä tapahtuu, kun se on täynnä.
Jos haluat, että tämä tapahtuu itsestään, aseta se sähköpostiohjelmassasi. iPhonessa valitset tilisi kohdasta Lisäasetukset, kuinka pian poistetut viestit saa poistaa. Thunderbirdissa otat Palvelinasetuksissa käyttöön roskakorin tyhjentämisen lopetettaessa. Vanhan postin voi poistaa kerralla myös DirectAdminissa: lue Postilaatikon siivoaminen tilan vapauttamiseksi DirectAdminissa.
Siirtyminen WebOkéen tai muutto
Kun siirrät postisi sähköpostin siirtotyökalulla tai IMAPSyncillä DirectAdminissa, kaikki kansiosi siirtyvät mukana sillä nimellä, joka niillä oli vanhalla palveluntarjoajallasi. Siksi muuton jälkeen sinulla voi olla Sent- ja Trash-kansioiden rinnalla esimerkiksi kansio Lähetetyt kohteet tai Poistetut. Se ei haittaa: mitään ei katoa. Jos haluat kaiken yhteen paikkaan, vedä posti vakiokansioon ja poista sen jälkeen tyhjä vanha kansio. Määritä myös laitteesi uudelleen, jotta ne käyttävät palvelimemme vakiokansioita.