Yrityksen sähköpostien säilyttäminen: säilytysvelvollisuus ja arkistointi

Kuinka kauan yrityksen sähköposteja pitää säilyttää, ja saako kaiken säilyttää noin vain? Tässä artikkelissa kerrotaan, mitä säilytysvelvollisuus ja tietosuojasäännöt sanovat, esimerkkinä Alankomaat, ja miten arkistoit sähköpostit käytännössä. Tämä on yleistä tietoa eikä oikeudellista tai verotuksellista neuvontaa. Määräajat vaihtelevat maittain: tarkista asia veroviranomaiselta, kirjanpitäjältäsi tai tilintarkastajaltasi.

1. Mitkä sähköpostit kuuluvat säilytysvelvollisuuden piiriin?

Monessa maassa yrityksen on säilytettävä kirjanpitonsa useiden vuosien ajan. Sähköpostit kuuluvat siihen, jos niissä on sopimuksia tai tietoja, joilla on merkitystä kirjanpidon tai verotuksen kannalta. Esimerkiksi:

• tarjoukset, tilausvahvistukset ja hinnoista sovitut asiat;
• laskut, jotka lähetät tai vastaanotat sähköpostilla, liitteineen;
• sopimukset ja niiden muutokset.

Uutiskirjeitä, mainoksia ja tavallisia keskinäisiä viestejä, joilla ei ole taloudellisia vaikutuksia, ei yleensä tarvitse säilyttää.

2. Kuinka kauan? Esimerkkinä Alankomaat

• Määräaika alkaa vasta, kun asiakirja ei ole enää ajankohtainen. Neljä vuotta voimassa olevaa sopimusta säilytetään nuo neljä vuotta ja sen jälkeen vielä 7 vuotta.
• Jos yrityksesi lopettaa toimintansa, säilytysvelvollisuus on edelleen voimassa.
• Digitaalinen säilytys on sallittua, kunhan pystyt esittämään asiakirjat kohtuullisessa ajassa eikä niitä voi muuttaa huomaamatta.

Säännöt löytyvät Alankomaiden veroviranomaisen sivustolta. Muissa maissa määräajat ovat erilaiset.

3. Tietosuoja: ei pidempään kuin on tarpeen

Sähköposteissa on usein henkilötietoja. Tietosuoja-asetuksen (englanniksi GDPR) mukaan henkilötietoja ei saa säilyttää pidempään kuin käyttötarkoitus edellyttää. Tämä ei ole ristiriidassa säilytysvelvollisuuden kanssa: sen, mikä lain mukaan on säilytettävä, saa säilyttää. Kaiken säilyttäminen ikuisesti vain siksi, että se on mahdollista, ei kuitenkaan ole tarkoitus.

• Päätä jokaiselle sähköpostityypille, kuinka kauan tarvitset sitä, ja kirjaa se ylös.
• Poista sähköpostit, joilla ei ole liiketoiminnallista merkitystä, esimerkiksi vanhat työhakemukset tai yhteydenottolomakkeet.
• Säilytä arkisto yhtä turvallisesti kuin postilaatikkosi: vahvalla salasanalla ja varmuuskopioituna.

Lisää tietosuoja-asetuksesta ja verkkosivustostasi kerrotaan artikkelissa Tietosuoja-asetus ja verkkosivustosi: evästeet, ulkoinen sisältö, lomakkeet ja tietosuojaseloste.

4. Näin arkistoit sähköpostit

Tapoja on muutama. Voit myös yhdistellä niitä.

1. Arkistokansio palvelimella. Siirrä vanhat viestit kansioon, kuten Arkisto tai Arkisto 2025. Viestit pysyvät silloin webmailissa, puhelimessasi ja yöllisessä varmuuskopiossamme, mutta ne lasketaan mukaan postilaatikkosi tallennustilaan. Katso Postilaatikon kansiot: Saapuneet, Lähetetyt, Luonnokset, Roskakori, Roskaposti ja Arkisto.
2. Paikallinen tallennus. Siirrä viestit sähköpostiohjelmasi paikalliseen kansioon, kuten Outlookin .pst-tiedostoon tai Thunderbirdin Paikalliset kansiot -kansioon. Tämä säästää tilaa palvelimella, mutta viestit ovat silloin vain kyseisellä tietokoneella. Katso Sähköpostien tallentaminen paikallisesti tilan säästämiseksi sähköpostipalvelimella.
3. Yksittäisten viestien vienti. Tärkeän viestin voit tallentaa .eml-tiedostona liitteineen. Katso Viestin vieminen .eml-tiedostona ja tuominen takaisin. Tallenna tällaiset tiedostot esimerkiksi omaan kansioon Nextcloudissa muun kirjanpitosi viereen.

5. Lopetatko postilaatikon tai paketin?

Vie säilytettävät sähköpostit ennen päättymispäivää. Paketti päättyy heti päättymispäivänä. Miten otat kaiken mukaasi, kerrotaan artikkelissa Lähtö WebOkésta: näin otat tietosi mukaasi.

Kattava ohje kuvakaappauksineen: Arkistointi: arkistokansio palvelimella tai pst-tiedosto Outlook-ohjeessa ja Viestien arkistointi webmail-ohjeessa.

Haluatko oppia lisää? Käy maksuton Sähköposti kuntoon -kurssi, oppitunti 3.2 Tallennustila, kiintiöt ja täysi postilaatikko.