Arkistointi: arkistokansio palvelimella tai pst-tiedosto

Haluatko siivota Saapuneet-kansion mutta säilyttää vanhat viestit? Voit arkistoida ne. WebOkén sähköpostiosoitteella arkistointiin on kaksi tapaa. Ne eroavat siinä, mihin viestit sen jälkeen tallentuvat.

Tapa 1: arkistokansio palvelimella (suositeltu)

Luo Outlookissa sähköpostiosoitteesi alle kansio, esimerkiksi Arkisto tai Arkisto 2025, ja vedä vanhat viestit sinne. Kansio on palvelimellamme.

• Näet arkiston jokaisella tietokoneella, puhelimessa ja webmailissa.
• Se kuuluu palvelupakettisi varmuuskopioiden piiriin.
• Se kuitenkin kuluttaa postilaatikkosi tallennustilaa (katso Kansiot, lähetetyt viestit ja täysi postilaatikko).

Monissa Outlook-versioissa on myös Archive-painike. Se siirtää viestin arkistokansioon. IMAP-tilillä Outlook kysyy joskus ensin, mitä kansiota käytetään. Valitse silloin kansio sähköpostiosoitteesi alta, älä tietokoneellasi olevaa kansiota.

Tapa 2: pst-tiedosto tietokoneellasi

Klassinen Outlook voi tallentaa viestejä Outlook Data File -tiedostoon, eli tiedostoon, jonka pääte on .pst. Tiedosto on tietokoneellasi, ei palvelimellamme.

• Tästä on hyötyä, jos postilaatikkosi on täyttymässä eikä vanhojen viestien tarvitse enää olla palvelimella.
• Mutta: näet nämä viestit enää vain tällä tietokoneella. Et puhelimessa etkä webmailissa.
• Jos tietokoneesi hajoaa tai tiedosto vioittuu, menetät nämä viestit. Pst-tiedosto ei kuulu varmuuskopioidemme piiriin. Varmuuskopioi se siis itse (katso Varmuuskopiointistrategia: 3-2-1-sääntö omalle yrityksellesi).

Klassisessa Outlookissa luot pst-tiedoston valitsemalla File, Open & Export ja sitten Import/Export ja valitsemalla viennin tiedostoon. Lisäksi on AutoArchive-toiminto, joka siirtää vanhat viestit automaattisesti pst-tiedostoon. Ota se käyttöön vain, jos tiedät, missä tiedosto on, ja sinulla on siitä varmuuskopio.

Pst-tiedostot ja uusi Outlook

Uusi Outlook tukee pst-tiedostoja vain rajoitetusti. Microsoftin mukaan edellytyksiä ovat muun muassa, että tietokoneellesi on asennettu myös klassinen Outlook ja että sinulla on Microsoft 365 -tilaus. Jos aiot siirtyä uuteen Outlookiin, siirrä pst-tiedostojesi viestit ensin klassisessa Outlookissa takaisin palvelimella olevaan kansioon. Silloin näet ne uudessa Outlookissa automaattisesti.

Vinkki: Klassinen Outlook tallentaa IMAP-tilin myös tiedostoon, jonka pääte on .ost. Se on vain kopio palvelimen sisällöstä. Jos tiedosto vioittuu, Outlook voi hakea kaiken uudelleen palvelimelta. Pst-tiedosto on eri asia: siinä olevat viestit ovat usein tallessa vain siinä.