Sähköpostisi Microsoftin pilven kautta: tietosuojavalinta

Kun lisäät WebOkén sähköpostiosoitteesi uuteen Outlookiin tai Outlook-sovellukseen, Outlook ei hae postiasi itse palvelimeltamme. Microsoft kutsuu tätä tilin synkronoimiseksi Microsoft Cloudin kanssa. Kannattaa tietää, mitä se tarkoittaa, jotta voit tehdä harkitun valinnan.

Mitä tarkalleen tapahtuu?

1. Syötät Outlookiin sähköpostiosoitteesi, salasanasi ja palvelimen tiedot.
2. Outlook antaa nämä tiedot Microsoftille. Microsoftin palvelin kirjautuu puolestasi sähköpostipalvelimellemme.
3. Microsoft tallentaa kopion postistasi omiin datakeskuksiinsa. Microsoftin mukaan kyse on sähköpostistasi ja mahdollisuuksien mukaan myös kalenteristasi ja yhteystiedoistasi.
4. Tietokoneesi uusi Outlook tai puhelimesi sovellus on sen jälkeen yhteydessä Microsoftiin, ei enää palvelimeemme.

Microsoftin omien tietojen mukaan synkronoituihin tietoihin sovelletaan Microsoftin palvelusopimusta ja Microsoftin tietosuojatietoja. Palvelimellamme olevaan postiin sovelletaan edelleen WebOkén ehtoja.

Miten se näkyy käytössä?

• Viive. Uusi posti näkyy joskus vasta hetken kuluttua, koska Microsoftin täytyy ensin hakea se.
• Epäselvät virheilmoitukset. Jos Microsoft ei pysty kirjautumaan, näet usein vain, että jokin meni vikaan. Et näe, johtuuko se salasanasta, palvelimesta vai portista.
• Kirjautuminen Microsoftin palvelimilta. Palvelimemme näkee Microsoftin kirjautumisyritykset, ei oman internetyhteytesi.
• Ei vaihtoehtoa. Microsoft ei kerro tapaa poistaa tätä käytöstä uudessa Outlookissa Windowsille eikä Outlook-sovelluksessa. Jos et anna lupaa, et voi lisätä tiliäsi.

Onko se ongelma?

Sen päätät itse. Monelle se ei ole ongelma. Mutta käsitteletkö arkaluonteisia tietoja esimerkiksi terveydenhuollossa, asianajotoimistossa tai viranomaisena, tai onko organisaatiossasi sovittu, missä sähköpostia säilytetään? Silloin et ehkä halua, että kopio päätyy Microsoftille. Keskustele tarvittaessa organisaatiosi tietosuoja-asioista vastaavan henkilön kanssa.

Lisää taustatietoa löydät blogistamme Outlook: tietosuojan painajainen ja oppitunnista Outlook: uusi ja perinteinen.

Etkö halua kopiota Microsoftille?

• Käytä Windowsissa perinteistä Outlookia. Se muodostaa itse yhteyden palvelimeemme (katso Sähköpostiosoitteen lisääminen klassiseen Outlookiin).
• Macissa valitse Outlookissa tiliä lisätessäsi suora synkronointi (katso Outlook-sovellus puhelimessa ja Outlook for Mac) tai käytä Apple Mailia.
• Puhelimessa käytä sähköpostisovellusta, joka on jo valmiiksi puhelimessasi (katso iPhone ja iPad ja Android ja Gmail-sovellus).
• Voit myös valita toisen sähköpostiohjelman, kuten Thunderbird, tai käyttää webmailia (katso Webmailin avaaminen).