Verkkotunnus, sähköposti ja verkkosivusto kuoleman tai yritystoiminnan päättymisen jälkeen: mitä omaisten tulee tehdä

Onko asiakas kuollut, tai lopettaako yritys, yhdistys tai säätiö toimintansa? Silloin verkkosivusto, sähköpostiosoite ja verkkotunnus pysyvät voimassa, kunnes joku tekee niille jotain. Tässä artikkelissa kerrotaan, missä järjestyksessä asiat kannattaa hoitaa: mitä toimitat meille, miten otat sähköpostin ja verkkosivuston talteen ja miten säilytät tai irtisanot verkkotunnuksen.

1. Päätä ensin, mitä haluat

Yleensä vaihtoehtoja on kolme:

• Ota kaikki itsellesi: tili siirretään nimellesi, ja verkkosivusto, sähköposti ja verkkotunnus jatkuvat.
• Säilytä osa: esimerkiksi vain verkkotunnus, jotta vanhat sähköpostiosoitteet eivät päädy jollekulle muulle, tai vain sähköposti.
• Lopeta kaikki: ota ensin talteen se, mitä haluat säilyttää, ja irtisano sitten.

2. Toimita todisteet

Jos et pääse kirjautumaan vainajan tilille, lähetä sähköpostia osoitteeseen support@weboke.fi ja liitä mukaan:

• kopio kuolintodistuksesta;
• todiste siitä, että saat toimia omaisten puolesta, esimerkiksi perukirja, perimystodistus tai testamentin toimeenpanijan todistus, tai perillisten kirjallinen valtakirja;
• kopio omasta henkilöllisyystodistuksestasi;
• mitä haluat: tilin siirtämisen nimellesi ja sähköpostiosoitteellesi tai tuotteiden ja verkkotunnusten (osittaisen) irtisanomisen.

Oliko tili yrityksen, yhdistyksen tai säätiön nimissä? Silloin uusi hallituksen jäsen tai nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö lähettää tuoreen kaupparekisteriotteen (Alankomaissa KvK), jossa hän on mainittu, sekä kopion omasta henkilöllisyystodistuksestaan. Jos et itse ole otteessa, lähetä kirjallinen valtakirja joltakulta, joka on.

Tarkistuksen jälkeen päivitämme tilin sähköpostiosoitteen ja matkapuhelinnumeron. Sen jälkeen tilaat itse uuden salasanan ja kirjaudut sisään. Lisätietoa artikkelissa En pääse enää kirjautumaan: sähköpostiosoite tai puhelin on kadonnut, tai asiakas on kuollut.

3. Ota sähköposti ja verkkosivusto talteen

Kun olet kirjautunut sisään, hallitset palvelupakettia itse Oma WebOkéssa ja DirectAdminissa. Ota talteen kaikki, mitä haluat säilyttää, vaikka irtisanoisit myöhemmin kaiken:

1. Sähköposti: aseta postilaatikolle uusi salasana DirectAdminissa, katso Sähköpostiosoitteen salasanan vaihtaminen. Avaa postilaatikko sen jälkeen sähköpostiohjelmassa ja tallenna viestit paikalliseen kansioon, katso Sähköpostin tallentaminen paikallisesti tilan säästämiseksi postipalvelimella.
2. Verkkosivusto ja tiedostot: lataa täydellinen varmuuskopio, katso WebOké Backups: varmuuskopion katselu, palautus tai lataus.
3. Nextcloud: vie tiedostot, kalenteri ja yhteystiedot, katso Tietojen vieminen Nextcloudista: tiedostot, kalenteri ja yhteystiedot.

Haluatko kertoa yhteyshenkilöille, ettei osoitetta enää lueta? Aseta postilaatikolle automaattinen vastaus, katso Automaattiset vastaukset.

Onko kyseessä yritys, joka lopettaa toimintansa? Ota huomioon, että liikesähköpostit ja laskut voivat kuulua verotukseen liittyvän säilytysvelvollisuuden piiriin. Katso Liikesähköpostin säilyttäminen: säilytysvelvollisuus ja arkistointi.

4. Jatka tai irtisano

• Anna jatkua: maksa uusimislaskut. Jos ne ovat vainajan tilillä, saat ne itsellesi heti, kun tili on sähköpostiosoitteesi alla.
• Irtisano: irtisano erääntymispäivästä alkaen, jolloin kaikki toimii siihen päivään asti. Voit irtisanoa Oma WebOkéssa tai kirjautumatta lomakkeella Irtisano sopimus, kun liität mukaan vaiheen 2 todisteet.
• Siirrä: jos joku muu haluaa pitää verkkosivuston tai verkkotunnuksen, siirrä palvelupaketti tai verkkotunnus hänen WebOké-tililleen irtisanomisen sijaan.

Päättymispäivän jälkeen palvelupaketti lakkaa heti. Jos jotain jäi kuitenkin ottamatta talteen, voimme pyynnöstä palauttaa varmuuskopion 30 päivän ajan päättymisestä. Pyydä sitä tukipyynnöllä. Mitä irtisanomisen jälkeen tapahtuu, kerrotaan artikkelissa Tuotteiden ja verkkotunnusten irtisanominen, irtisanomisen peruminen ja mitä sen jälkeen tapahtuu.

5. Siirrä verkkotunnus oikealle haltijalle

Vaikka tili olisi nimissäsi, verkkotunnus ei ole automaattisesti sinun. Rekisterissä vainaja tai lakkautettu organisaatio on edelleen merkitty haltijaksi. Jos haluat pitää verkkotunnuksen, vaihda haltija verkkotunnuksen yhteystiedoissa Oma WebOkéssa. Kyseessä on haltijanvaihdos: sen jälkeen verkkotunnus kuuluu juridisesti uudelle haltijalle.

• Lopettaako osakeyhtiö tai säätiö toimintansa, mutta joku asianosaisista haluaa pitää verkkotunnuksen? Hoida haltijanvaihdos ennen kuin organisaatio poistetaan kaupparekisteristä.
• Jos toiminimi lopetetaan, yrittäjä itse pysyy haltijana. Kuolemantapauksessa verkkotunnus siirtyy haltijanvaihdoksella perilliselle.

Jos jäät jumiin, lähetä meille tukipyyntö. Mikä haltija on, kerrotaan artikkelissa Mikä on verkkotunnuksen haltija?.

Vaihe vaiheelta kuvakaappausten kanssa: Verkkotunnuksen yhteystietojen ja omistajan vaihtaminen, Siirtäminen ja tilien yhdistäminen ja Tuotteen irtisanominen, irtisanomisen peruminen tai siirtäminen WebOkén käyttöoppaassa.

Katso myös: WebOkélta lähteminen: näin otat tietosi mukaan