Tietosuoja-asetus (GDPR): tietosuojaseloste ja lomakkeet

Moduuli 7: Tietosuoja ja säännöt · Lukuaika: 11 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat nimetä, mitä henkilötietoja AI Builder -sivustosi käsittelee ja millä perusteella. Osaat myös laatia selosteen painikkeella Luo tietosuojaseloste ja täydentää sitä harkiten, rajata yhteydenottolomakkeesi siihen, mikä on tarpeen, ja kertoa, mitkä tahot näkevät tiedot: webhotellisi, sähköpostipalvelut ja tekoälymalli sivuston rakentamisen aikana.

Keskeiset käsitteet: henkilötieto, käsittely, rekisterinpitäjä, henkilötietojen käsittelijä, käsittelyperuste, informointivelvollisuus, tietosuojaseloste, tietojen minimointi, säilytysaika, tietojenkäsittelysopimus

Tämä oppitunti kertoo säännöistä sellaisina kuin ne ovat voimassa 10. marraskuuta 2026. Se ei ole oikeudellinen neuvo. Jos olet epävarma omasta tilanteestasi, kysy juristilta tai toimialajärjestöltäsi.

Mitä henkilötietoja sivustosi käsittelee

Henkilötieto on mikä tahansa tieto tunnistettavissa olevasta henkilöstä: nimi, sähköpostiosoite mutta myös IP-osoite. Kaikki, mitä tiedoilla teet, on käsittelyä. Käy läpi oman sivustosi osat:

• Yhteydenottolomake: nimi, sähköpostiosoite, viesti ja jokainen lisäämäsi kenttä. Sivustoeditori tallentaa viestit myös palvelimelle lähettäjän IP-osoitteen ja selaimen kanssa väärinkäytösten estämiseksi.
• Uutiskirje: sähköpostiosoite, joka päätyy listallesi esimerkiksi Mailchimpin, Lapostan, Brevon tai MailerLiten kaltaisessa palvelussa.
• Integraatiot, kuten Google Analytics, Google Ads tai Meta-pixel: ne keräävät tietoja käynnistä, yleensä evästeillä (oppitunti 7.2).
• Muiden tahojen widgetit ja videot: kyseinen taho näkee vähintään kävijäsi IP-osoitteen.
• Roskapostin esto Cloudflare Turnstilellä tai hCaptchalla: kävijän selain lataa palvelun skriptin.

Schildersbedrijf Example -yrityksellä on lomake, Google Maps -kartta ja Google Analytics: kolme käsittelyä ja kolme tahoa.

Tietosuoja-asetus lyhyesti

Tietosuoja-asetus (GDPR), EU:n yleinen tietosuoja-asetus, on voimassa koko EU:ssa. Sivuston omistajana olet rekisterinpitäjä: sinä päätät, miksi ja miten tietoja käsitellään, vaikka joku muu hoitaisi sen teknisesti. Sivustosi kannalta tärkeimpiä sääntöjä on kolme.

1. Käsittelyperuste jokaiselle tarkoitukselle (6 artikla). Perusteita on kuusi. Sivustolla käytät yleensä kolmea: suostumus (uutiskirje, kävijää seuraava mittauskoodi), sopimuksen täytäntöönpano tai sitä edeltävät toimet (joku pyytää tarjousta) ja oikeutettu etu (yleiseen kysymykseen vastaaminen, roskapostin torjunta). Valitse jokaiselle tarkoitukselle yksi peruste ja kirjaa se ylös.
2. Ei enempää kuin tarpeen (5 artikla): kysy vain tiedot, joita tarvitset tarkoitukseen (tietojen minimointi), äläkä säilytä niitä pidempään kuin tarpeen (säilytysaika).
3. Kerro siitä (13 artikla, informointivelvollisuus). Kerrot, kuka olet ja miten sinut tavoittaa, mihin ja millä perusteella käytät tietoja, kenelle luovutat ne, siirretäänkö ne EU:n ulkopuolelle, kuinka kauan säilytät ne, mitä oikeuksia kävijällä on ja että hän voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Verkkosivustolla tämä tehdään tietosuojaselosteella.

Alankomaissa valvonnasta vastaa Autoriteit Persoonsgegevens (AP), Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto; jokaisella EU-maalla on oma valvontaviranomaisensa.

Painike Luo tietosuojaseloste

Heti kun sivustollasi on lomake, uutiskirje, integraatio tai muun tahon palvelu, sivustoeditori ilmoittaa, että tarvitset tietosuojaselosteen. Näet ilmoituksen kohdassa Asetukset > Evästeet ja suostumus sekä Julkaise-ikkunassa. Siellä on painike Luo tietosuojaseloste.

Painike toimii ilman tekoälyä eikä kuluta muokkauksia. Sivustoeditori tekee uuden sivun Tietosuojaseloste sen perusteella, mitä sivustollasi jo on:

• Keitä olemme: nimi, osoite, yritystunnus, sähköpostiosoite ja tarvittaessa puhelinnumero. Osoite ja sähköposti tulevat Googlea varten antamistasi yritystiedoista (oppitunti 6.3) tai yhteystietosivultasi; yritystunnuksen työkalu löytää, jos se on sivustollasi, esimerkiksi "Y-tunnus 1234567-8" alatunnisteessa.
• Yhteydenottolomake: mitä kenttiä lomakkeesi kysyy, myös omat kenttäsi, ja mihin käytät niitä; lisäksi roskapostin esto, jos valitsit sen.
• Uutiskirje: että käytät osoitetta uutiskirjeen lähettämiseen, minkä palvelun kautta ja miten tilauksen voi perua.
• Kuinka kauan säilytämme tietojasi: viestit ja tilaukset ovat sivustoeditorin palvelimella enintään 12 kuukautta; IP-osoite ja selain poistetaan 30 päivän jälkeen.
• Evästeet ja muiden tahojen palvelut: jokainen sillä hetkellä sivustollasi toimiva palvelu, sen tyyppi (esimerkiksi Tilastot tai Toiminnalliset) ja evästeet.
• Oikeutesi, valituksen tekeminen valvontaviranomaiselle ja yhteystiedot.

Mitä sivustoeditori ei tiedä, sitä se ei keksi. Kyseisessä kohdassa on silloin lihavoitu teksti hakasulkeissa, kuten [Lisää tähän yritystunnuksesi] tai [Lisää tähän osoitteesi]. Työkalu kertoo, montako tällaista kohtaa on; muokkaat niitä kaksoisnapsauttamalla tekstiä. Sivusta tulee heti tietosuojasivusi: evästebanneri linkittää siihen tekstillä Lisää tietosuojasta, alatunnisteeseen tulee linkki kohtaan Tietoa ja lomakkeesi alle tulee viittaus. Jos alatunnisteessa ei ole tilaa, työkalu kertoo sen ja pyydät linkin chatissa.

Mitä tarkistat ja täydennät itse

Seloste on hyvä alku, mutta vastuu on sinulla. Käy läpi:

• Hakasulkeet: etsi merkkiä [ ja täytä kaikki kohdat. Älä luota siihen, että Julkaise estää sinua; täyttämättömän kohdan kanssa seloste ei täytä vaatimuksia.
• Käsittelyperusteet: teksti kertoo jokaisen käsittelyn tarkoituksen mutta ei perustetta. Lisää lause, esimerkiksi: "Vastaamme kysymykseesi oikeutetun etumme perusteella; jos pyydät tarjousta, sopimusta edeltävien toimien perusteella."
• Vastaanottajat ja siirrot: mainitse webhotellisi ja, jos käytät sellaista, sähköpostipalvelusi. Jos käytät yhdysvaltalaisia palveluja, kuten Google Analyticsia tai Meta-pixeliä, kerro, että tietoja voidaan siirtää EU:n ulkopuolelle.
• Oma sähköpostilaatikkosi: 12 kuukautta koskee sivustoeditorin palvelinta. Valitse säilytysaika myös sähköpostilaatikkosi viesteille, esimerkiksi "poistamme tarjouspyynnöt, joista ei tullut tilausta, vuoden kuluttua".
• Myöhemmin lisätyt: seloste on tilannekuva. Jos lisäät sivustolle myöhemmin widgetin tai integraation, se tulee automaattisesti evästebanneriin mutta ei tietosuojaselosteesi tekstiin. Päivitä teksti silloin itse, tai valitse kohdassa Tietosuojasivu vaihtoehto Ei vielä tietosuojasivua, luo painikkeella uusi seloste ja poista vanha sivu paneelissa Sivut.

Lomakkeet: kysy vain tarpeellinen

Lomake kysyy oletuksena nimen, sähköpostiosoitteen ja viestin; kenttiä lisätään chatissa. Kysy jokaisen kentän kohdalla: tarvitsenko tätä vastatakseni kysymykseen? Schildersbedrijf Example haluaa tarjousta varten tietää työkohteen paikkakunnan ja sen, onko kyse sisä- vai ulkotyöstä. Kotiosoite, syntymäaika tai pakollinen puhelinnumero on enemmän kuin tarpeen.

Lomakkeella ei voi ladata tiedostoja; anna sähköpostiosoitteesi niille, jotka haluavat lähettää kuvia työkohteesta.

Kaksi kohdan Asetukset > Lomakkeet asetusta liittyy tietosuojaan:

• Lähetä kävijälle kopio: kävijä saa oman viestinsä takaisin sähköpostilla. Sekin on käsittelyä: mainitse se selosteessasi, jos otat sen käyttöön.
• Uutiskirje: tilausvalintaruutu on lomakkeessa ja on aluksi tyhjä; listalle pääsee vain se, joka valitsee sen. Käytä aina kaksivaiheista tilausta (kävijä vahvistaa tilauksen sähköpostilla), jotta kukaan ei voi lisätä listallesi vierasta osoitetta. Mailchimpissa ja Brevossa sivustoeditori hoitaa tämän itse; Lapostassa otat sen käyttöön listan asetuksista ja MailerLitessa tililläsi.

Ilmaisessa osoitteessa lomake ei lähetä mitään, mutta lisää seloste sivustolle jo ennen kuin sivustosi tulee verkkoon omalla verkkotunnuksellasi.

Kuka muu käsittelee tietoja?

Henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja puolestasi. Käsittelijän kanssa tehdään tietojenkäsittelysopimus (tietosuoja-asetuksen 28 artikla).

• WebOké webhotellina säilyttää sivustosi, lomakeviestisi ja sähköpostisi. Tietojenkäsittelysopimus on toimitusehtojen liite (tietopankki 219). Sivusto ja sähköposti ovat palvelimilla Alankomaissa.
• Lomakkeesi sähköpostipalvelu (Postmark, Brevo, Mailgun, SendGrid) tai uutiskirjepalvelu: näiden kanssa sovit sopimuksesta itse kyseisessä palvelussa.
• Google tai Meta mainonnassa päättävät osittain itse, mitä ne tiedoilla tekevät; lue, mitä ne kertovat, ja mainitse ne selosteessasi.

Entä tekoälymalli? Sivustosi tekstit tekee OpenAI:n (yhdysvaltalainen) tekoälymalli. Sinne menee se, mitä annat sivustoeditorille: kuvauksesi, ohjeesi, liittämäsi tiedostot ja toiminnossa Uudista nykyinen sivusto nykyisen sivustosi tekstit ja enintään 12 kuvaa. Kävijöiden lomakkeella lähettämät viestit eivät mene sinne. Älä siis kirjoita ohjeisiisi muiden tietoja, jotka eivät kuulu sivustolle: asiakaslista, tarjous nimineen ja osoitteineen tai salasana ei kuulu chattiin eikä Muisti-toimintoon.

Sivustoeditorissa näin

1. Avaa Asetukset (sivupalkin alaosassa), Evästeet ja suostumus, ja napsauta Luo tietosuojaseloste.
2. Avaa uusi sivu ja täytä jokainen hakasulkeissa oleva kohta.
3. Lisää käsittelyperusteet, vastaanottajat ja sähköpostilaatikkosi säilytysaika.
4. Tarkista, että linkki on alatunnisteessa.
5. Napsauta Julkaise tai Julkaise muutokset.

Yhteenveto

• Yksinkertainenkin sivusto käsittelee henkilötietoja: lomake, uutiskirje, mittauskoodi, widgetit ja roskapostin esto.
• Tietosuoja-asetus edellyttää käsittelyperustetta jokaiselle tarkoitukselle, ei enempää tietoja kuin tarpeen sekä tietosuojaselostetta, jossa on 13 artiklan tiedot.
• Luo tietosuojaseloste täyttää sen, mitä sivustollasi jo on, ja lisää hakasulkeet sinne, mistä jotain puuttuu; sinä täydennät (hakasulkeet, käsittelyperusteet, vastaanottajat, sähköpostilaatikkosi) ja pidät selosteen ajan tasalla.
• Kysy lomakkeessa vain tarpeellinen; uutiskirje vain tyhjällä valintaruudulla ja kaksivaiheisella tilauksella.
• WebOké on henkilötietojen käsittelijäsi, ja kanssanne on tietojenkäsittelysopimus; tekoälymalli saa vain sen, mitä annat sivustoeditorille.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä A7.1: Tietosuojaselosteesi. Luo sivustollesi seloste painikkeella Luo tietosuojaseloste, täytä kaikki hakasulkeissa olevat kohdat, lisää käsittelyperusteet ja vastaanottajat ja julkaise sivustosi uudelleen. Kirjoita sen jälkeen AI Builder -sivustosi verkko-osoite (ilmainen osoitteesi weboke.site-verkkotunnuksessa tai oma verkkotunnuksesi). Ohjelma käy sivustollasi kuten kävijä: se avaa etusivun ja valikkosi sivut ja tarkistaa, onko jokaisella sivulla linkki tietosuojaselosteeseen, toimiiko se sivu, onko siinä vielä hakasulkeissa olevaa tekstiä ja ovatko yhteystietosi (nimi ja sähköpostiosoite tai osoite) siinä. Näet jokaisesta kohdasta vihreän, oranssin tai punaisen tuloksen.

Lisälukemista

• GDPR verkkosivustollesi: evästeet, ulkoinen sisältö, lomakkeet ja tietosuojaseloste
• Tietojenkäsittelysopimus: mistä löydän sen?
• Ilmainen WordPress-kurssi 9.3: Tietosuoja-asetus: evästeet, lomakkeet ja tietosuojaseloste
• Oikeus saada tietoja (alankomaalainen lähde, hollanniksi: Alankomaiden valvontaviranomainen Autoriteit Persoonsgegevens): https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/basis-avg/privacyrechten-avg/recht-op-informatie
• Onko tämä tietovuoto, ja pitääkö minun ilmoittaa siitä?