Outlook: uusi ja klassinen

Moduuli 2: Sähköpostilaatikon käyttöönotto · Lukuaika: 10 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat asentaa IMAP-postilaatikon uuteen ja klassiseen Outlookiin Windowsilla sekä Outlookiin Macilla, ja tiedät mikä ero on sillä, minne postisi ja salasanasi päätyvät.

Keskeiset käsitteet: uusi Outlook, klassinen Outlook, Outlook Macille, Outlook-sovellus puhelimessa, synkronointi Microsoft Cloudin kanssa, IMAP, Exchange, .ost- ja .pst-tiedosto, manuaalinen asetus

Kaksi ohjelmaa, sama nimi

"Outlook" on nykyään yleisnimi. Windows-tietokoneella saatat törmätä kahteen hyvin erilaiseen ohjelmaan:

Vanhoja Windows-sovelluksia Mail ja Kalenteri ei enää tueta vuoden 2024 lopusta lähtien, ja niiden käyttäjät siirtyvät automaattisesti uuteen Outlookiin. Siksi monella on uusi Outlook ilman että he ovat sitä itse valinneet.

Mitä "Microsoftin pilven kautta" tarkoittaa

Tämä on tärkein ero, eikä moni tiedä siitä. Klassinen Outlook, Thunderbird ja Apple Mail muodostavat yhteyden suoraan IMAP-palvelimeesi. Salasanasi pysyy vain omalla tietokoneellasi.

Uusi Outlook toimii eri tavalla. Microsoft kutsuu sitä "tilisi synkronoinniksi Microsoft Cloudin kanssa": Microsoftin palvelin kirjautuu puolestasi sähköpostipalvelimellesi, hakee postisi ja tallentaa siitä kopion Microsoftin konesaleihin. Tietokoneellasi oleva uusi Outlook keskustelee sen jälkeen Microsoftin kanssa, ei omalla sähköpostipalvelimellasi. Tätä varten Microsoft saa sähköpostiosoitteesi, salasanasi sekä kopion postistasi, kalenterista ja yhteystiedoista. Microsoft itse toteaa, että näihin tietoihin sovelletaan sen omia käyttöehtoja ja tietosuojaselostetta. Sama koskee Outlook-sovellusta iPhonessa ja Androidissa, ja, ellet kytke sitä pois, myös Outlookia Macilla.

Käytännössä huomaat seuraavaa:

• Viive. Uusi posti ilmestyy joskus vasta hetken kuluttua, koska Microsoftin pitää ensin hakea se.
• Epämääräiset virheilmoitukset. Jos Microsoft ei onnistu kirjautumaan sisään, näet vain viestin "jotain meni pieleen". Et näe, johtuuko se salasanasta, portista vai varmenteesta.
• Kirjautumisyritykset tuntemattomasta IP-osoitteesta. Sähköpostipalvelimesi näkee kirjautumisyrityksiä Microsoftin palvelimilta, ei omasta internet-liittymästäsi. Muutaman epäonnistuneen yrityksen jälkeen tällainen palvelin voidaan estää, jolloin yhteys ei toimi pitkään aikaan.
• Tietosuoja ja säännöt. Joissakin organisaatioissa (terveydenhuolto, julkishallinto, asianajotoimistot) liikesähköpostia ei saa vain niin vain päätyä kolmannelle osapuolelle. Silloin uusi Outlook yhdistettynä IMAP-tiliin voi olla ongelma GDPR-sopimusten kannalta.

Jos et halua tätä, käytä klassista Outlookia (niin kauan kuin Microsoft sitä tarjoaa), Thunderbirdia (oppitunti 2.5) tai Macilla Apple Mailia (oppitunti 2.3). Outlookissa Macille voit IMAP-tiliä lisätessäsi kytkeä synkronoinnin Microsoft Cloudin kanssa pois päältä.

Klassisen Outlookin asetukset

1. Napsauta File ja sitten Add Account.
2. Kirjoita sähköpostiosoitteesi. Napsauta Advanced options ja valitse Let me set up my account manually. Napsauta Connect.
3. Valitse IMAP.
4. Saapuva sähköposti: palvelimen nimi, portti 993, salausmenetelmä SSL/TLS.
5. Lähtevä sähköposti: palvelimen nimi, portti 587 STARTTLS-salauksella (tai 465 SSL/TLS-salauksella).
6. Napsauta Next, anna postilaatikon salasana, napsauta Connect. Jos Outlook kysyy käyttäjätunnusta, anna koko sähköpostiosoitteesi.

Jos päädyt vanhempaan Account Settings -ikkunaan, valitse uusi IMAP-tyyppinen tili ja anna samat tiedot. Kytke kohdassa More settings, välilehdellä Outgoing Server, päälle asetus, että lähtevä palvelin vaatii todennuksen, samoilla asetuksilla kuin saapuva palvelin.

Uuden Outlookin asetukset

1. Avaa Asetukset (hammasratas) ja sitten Accounts.
2. Valitse Add Account, kirjoita sähköpostiosoitteesi, napsauta Continue.
3. Valitse IMAP, kun Outlook kysyy tilin tyyppiä.
4. Avaa lisäasetukset (tai "advanced options"), jotta voit syöttää palvelintiedot itse.
5. Saapuva: palvelimen nimi, portti 993, SSL/TLS. Lähtevä: palvelimen nimi, portti 587 STARTTLS tai 465 SSL/TLS. Molempiin koko sähköpostiosoitteesi ja salasana.
6. Napsauta Continue. Outlook pyytää lupaa synkronoida tili Microsoft Cloudin kanssa. Ilman tätä lupaa tilin lisääminen ei onnistu.

Sudenkuoppia Outlookissa

Outlook valitsee itse Exchangen tai Microsoft 365:n. Outlook yrittää ensin autodiscover-toimintoa (oppitunti 2.1). Jos se ei löydä mitään tai löytää väärää tietoa, se saattaa olettaa osoitteesi olevan Microsoft-tili ja jatkaa Microsoft-salasanan kysymistä. Tavallinen hostingyrityksen postilaatikko ei ole Exchange-tili. Valitse aina manuaalisesti IMAP (tai POP3).

Lähetetty posti tallentuu paikallisesti. Vanhemmissa versioissa tai väärän kansioyhdistämisen seurauksena Outlook tallentaa lähetetyn postin kansioon "Sent Items" tietokoneellasi palvelimella olevan Lähetetyt-kansion sijaan. Silloin et näe sitä postia puhelimellasi. Kuinka tämän korjaa, kerrotaan oppitunnissa 3.1.

.ost ja .pst. Klassinen Outlook tallentaa IMAP-tilin .ost-tiedostoon: kopion siitä, mitä palvelimella on, ja jonka Outlook voi itse rakentaa uudelleen. POP3-tili tai arkisto sijaitsee .pst-tiedostossa: se on ainoa paikka, jossa kyseinen posti on. Ota siis varmuuskopio .pst-tiedostosta. Rikkinäisen .ost-tiedoston voi heittää pois, Outlook hakee kaiken uudelleen palvelimelta.

Suuret postilaatikot. Klassisessa Outlookissa voit IMAP-tilille määrittää, kuinka paljon postia säilytetään offline-tilassa tietokoneellasi (esimerkiksi viimeiset 12 kuukautta). Jos tämä ajanjakso on lyhyt, vanhempi posti näyttää puuttuvan, vaikka se on edelleen palvelimella. Näet silloin ilmoituksen, että palvelimella on enemmän kohteita. Laajenna ajanjaksoa tilin asetuksista, jos haluat etsiä vanhaa postia myös tietokoneeltasi.

Uusi salasana. Jos olet vaihtanut postilaatikon salasanan, Outlook yleensä kysyy uutta salasanaa itse. Klassisessa Outlookissa muutat sen kohdasta File, Account Settings, uudessa kohdasta Asetukset, Accounts. Älä unohda muita laitteitasi, muuten palvelin saattaa estää IP-osoitteesi (oppitunti 1.4).

Outlook Macilla ja puhelimessa

Outlookin Macille asetat valikosta Outlook, Asetukset, Accounts, plus-merkki, New Account. Valitse IMAP ja anna samat tiedot. Kiinnitä huomiota valintaruutuun synkronoinnista Microsoft Cloudin kanssa.

Outlook-sovellus iPhonessa ja Androidissa toimii aina Microsoftin pilven kautta. Puhelimessa valmiiksi asennettu sähköpostisovellus (Apple Mail, Gmail-sovellus) on yleensä yksinkertaisempi valinta (oppitunnit 2.3 ja 2.4).

Käytännössä: Outlook hosting-postilaatikon kanssa

WebOkén postilaatikkoa varten syötät Outlookiin: IMAP, verkkotunnuksesi tai pakettisi palvelimen nimen, portti 993 SSL/TLS, lähtevä 587 STARTTLS tai 465 SSL/TLS, koko sähköpostiosoitteesi ja postilaatikon salasana. Uuden Outlookin kanssa yhteys kulkee Microsoftin kautta, joten sähköpostipalvelin näkee kirjautumisyritykset Microsoftilta. Muilla tarjoajilla toiminta on samankaltaista, vain palvelimen nimi vaihtelee.

Yhteenveto

• Windowsille on kaksi Outlookia: klassinen (suoraan sähköpostipalvelimellesi) ja uusi (Microsoftin pilven kautta).
• Uusi Outlook antaa Microsoftille salasanasi ja kopion postistasi. Jos et halua tätä, käytä klassista Outlookia, Thunderbirdia tai Apple Mailia.
• Valitse aina manuaalisesti IMAP, hosting-postilaatikko ei ole Exchange-tili.
• .ost on kopio palvelimesta, .pst on usein ainoa paikka, jossa posti sijaitsee: ota siitä varmuuskopio.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä O2.2: Outlookin asennus ja tarkistus. Käytätkö Outlookia? Selvitä, mikä versio sinulla on (klassinen, uusi, Mac tai sovellus), ja asenna postilaatikkosi tai tarkista nykyiset asetukset. Täytä tarkistuslista: tilin tyyppi, saapuvan palvelimen nimi ja portti, lähtevän palvelimen nimi ja portti, suojaus, käyttäjätunnus saapuvassa ja lähtevässä, todennus lähtevässä päällä, ja kulkeeko tili Microsoft Cloudin kautta. Vastaa lopuksi: onko viimeksi mainittu ongelma sinulle tai organisaatiollesi, ja miksi? Ohjelma näyttää sen jälkeen arviointiperusteet.

Lue lisää

Näiden artikkelien vaiheet koskevat WebOkén hallintapaneeleja, muilla tarjoajilla toiminta on samankaltaista.

• DirectAdmin-ohje 8.2: Outlook Windowsille (uusi ja klassinen)
• DirectAdmin-ohje 8.3: Apple Mail ja Outlook Macissa
• Postilaatikon lisääminen Outlookiin
• Microsoft Support, "Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud" (Microsoftin oma selitys pilvisynkronoinnista)