Kansiot ja synkronointi: miksi sinulla on kaksi "Lähetetyt"-kansiota

Moduuli 3: Sähköpostilaatikon hallinta · Lukuaika: 9 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat selittää, miten IMAP-kansiot toimivat palvelimella, saat sähköpostiohjelmasi käyttämään oikeita erikoiskansioita ja osaat estää postin kaksoiskappaleet tai katoamisen.

Keskeiset käsitteet: IMAP-kansio, kansioluettelo palvelimella, erikoiskansiot (Lähetetyt, Roskakori, Luonnokset, Spam, Arkisto), special-use (RFC 6154), kansioiden kytkentä, kansioiden tilaus, poistaminen ja lopullinen poistaminen (expunge), synkronointijakso, offline-kopio

Missä kansiosi oikeastaan sijaitsevat?

Oppitunnilla 1.3 näit eron IMAP:n ja POP3:n välillä. IMAP:ssa postisi sijaitsee palvelimella, ja sähköpostiohjelmasi näyttää sen, mitä siellä on. Sama koskee kansioita. Jos luot Thunderbirdissä kansion "Tarjoukset", Thunderbird luo kyseisen kansion palvelimelle. Puhelimesi näkee sen sen jälkeen myös, samoin webmail.

Juuri sitä haluatkin. Mutta se tarkoittaa myös: sähköpostiohjelma voi luoda palvelimelle kansioita, joita et tarkoittanut. Ja jos kaksi ohjelmaa ei ole samaa mieltä siitä, miten jokin kansio pitäisi nimetä, saat niitä kaksi.

Muutama asia, jotka kannattaa tietää IMAP-palvelimen kansioista:

• Saapuneet on palvelimella aina nimeltään INBOX. Se on ainoa kansio, jolla on kiinteä nimi. Ohjelmasi kääntää sen muotoon "Saapuneet", "Inbox" tai "Postilaatikko".
• Kaikilla muilla kansioilla on vapaa nimi. Palvelin ei tunne mitään "oikeaa" Lähetetyt-kansiota, ellei se itse ilmoita sitä (katso alla).
• Alikansiot erotetaan merkillä, yleensä pisteellä tai kauttaviivalla: INBOX.Offertes tai Offertes/2026. Tätä näkee harvoin, mutta se selittää, miksi jotkin ohjelmat sijoittavat kaikki kansiot Saapuneet-kansion alle.
• Ohjelma näyttää joskus vain ne kansiot, joita se on tilannut. Kansio, joka on palvelimella mutta jota et ole tilannut, näyttää tällöin kadonneelta.

Erikoiskansioiden ongelma

Sähköpostiohjelmasi tarvitsee muutaman kansion toimiakseen:

Jokaisella ohjelmalla on omat mieltymyksensä. Apple Mail käyttää omasta puolestaan eri nimiä kuin Outlook, ja Outlook taas eri nimiä kuin Gmail-sovellus. Jos otat postilaatikkosi käyttöön kolmella laitteella huomaamatta tätä, voi käydä näin:

• Outlook sijoittaa lähetetyn postin kansioon Sent Items.
• iPhonesi sijoittaa lähetetyn postin kansioon Sent Messages.
• Webmail sijoittaa lähetetyn postin kansioon Sent.

Silloin sinulla on kolme Lähetetyt-kansiota, ja kullakin laitteella näet vain osan siitä, mitä olet lähettänyt. Tämä on yleisin IMAP:iin liittyvä valitus: "en näe puhelimessani sitä, mitä olen lähettänyt tietokoneeltani".

Ratkaisu: special-use

Vuodesta 2011 lähtien on ollut olemassa IMAP:n laajennus, jolla palvelin ilmoittaa, mikä kansio on mihinkin tarkoitettu: special-use (RFC 6154). Palvelin sanoo tällöin esimerkiksi "tämä kansio on nimeltään Sent ja sen tehtävä on \Sent". Moderni sähköpostiohjelma ottaa tämän huomioon eikä luo enää omaa kansiota.

Useimmat sähköpostipalvelimet tukevat tätä, ja useimmat ohjelmat myös. Mutta vielä menee usein pieleen seuraavissa tapauksissa:

• postilaatikko, joka on ollut olemassa jo vuosia ja johon vanhat ohjelmat ovat jo luoneet omia kansioita;
• postilaatikko, joka on muutettu toiselta palveluntarjoajalta, jossa kansioilla oli eri nimet;
• ohjelmat, jotka olet asettanut käsin ennen kuin palvelin alkoi ilmoittaa special-use-tietoa;
• POP3 (siellä ei ole kansioita palvelimella, joten jokainen laite säilyttää oman Lähetetyt-kansionsa paikallisesti).

Kansioiden kytkeminen itse oikein

Onko sinulla jo päällekkäisiä kansioita, vai oletko epävarma? Valitse silloin yksi kansio per tehtävä ja kerro jokaiselle ohjelmalle, mikä kansio se on. Valitse mieluiten se kansio, jonka palvelin itse osoittaa. Sen tunnistaa webmailista: siellä Lähetetyt-kansio on yleensä ylimpänä omalla kuvakkeellaan.

Mistä asetat tämän?

• Thunderbird: Tilin asetukset, tilisi, Kopiot ja kansiot (Lähetetyt, Luonnokset, Arkisto) ja Palvelimen asetukset (mitä poistetuille viesteille tapahtuu ja mihin kansioon).
• Apple Mail Macilla: Asetukset, Tilit, tilisi, Postilaatikon toiminta. iPhonessa: Asetukset, Mail, Tilit, tilisi, itse tili, Lisäasetukset, ja sitten valitse kansio palvelimella kunkin tehtävän kohdalla.
• Klassinen Outlook: IMAP-tilissä valitset tilin asetuksissa (Lisää asetuksia, Advanced) pääkansion polun ja kansion poistetuille kohteille. Lähetetyille kohteille klassisessa Outlookissa ei monissa versioissa ole valintaa: se käyttää palvelimen osoittamaa kansiota, tai muuten omaansa.
• Gmail-sovellus: toimii palvelimen osoittamalla kansiolla; sitä ei voi asettaa kansiokohtaisesti.

Sen jälkeen siirrät postin tarpeettomista kansioista valittuun kansioon ja poistat tyhjät kansiot. Tee tämä yhdellä laitteella (mieluiten webmailissa tai tietokoneella) ja odota, että muut laitteet ottavat sen käyttöön.

Poistaminen toimii kahdessa vaiheessa

IMAP:ssa poistaminen on itse asiassa lipun asettamista. Viesti saa merkinnän poistettu (\Deleted), mutta pysyy palvelimella. Vasta kun ohjelma antaa komennon expunge, se on todella poissa. Useimmat ohjelmat toimivat näin:

1. Painat Poista. Ohjelma siirtää viestin Roskakoriin (oikeastaan: se kopioi viestin Roskakoriin ja merkitsee alkuperäisen poistetuksi).
2. Alkuperäinen poistetaan lopullisesti (expunge) joko heti tai suljettaessa.
3. Vasta kun tyhjennät Roskakorin, viesti on poissa palvelimelta.

Joissain ohjelmissa asetukset ovat erilaiset. Silloin näet viestejä, joissa on yliviivaus mutta jotka eivät vain katoa: ne on merkitty, mutta ei koskaan lopullisesti poistettu. Ja ne lasketaan edelleen mukaan tallennustilaasi. Etsi tällöin ohjelmastasi toiminto Tiivistä kansio (Thunderbird), Tyhjennä poistetut viestit tai asetus kuten "poista poistetut kohteet lopullisesti kansiosta poistuttaessa".

Tärkeää: yhdellä laitteella poistaminen on poistamista kaikilta laitteilta. Juuri siinä on IMAP:n ydin. Jos haluat saada viestin pois puhelimestasi mutta säilyttää sen tietokoneellasi, se ei onnistu IMAP:lla. Voit korkeintaan asettaa puhelimella lyhyemmän synkronointijakson (katso alla).

Onko jotain kuitenkin kadonnut? Monet palveluntarjoajat säilyttävät varmuuskopioita, joista postilaatikon tai kansion voi palauttaa, mutta yleensä vain rajoitetun ajan. Älä luota tähän arkistona.

Kuinka paljon synkronoit?

Sähköpostiohjelman ei tarvitse hakea kaikkea. Puhelimessa on usein kätevää synkronoida vain viimeiset viikot, tai antaa vain Saapuneiden pushata. Tämä säästää tilaa ja akkua. Se ei muuta mitään palvelimella: vanha posti on edelleen siellä, et vain näe sitä kyseisellä laitteella.

Tietokoneella useimmat ohjelmat tekevät postilaatikosta offline-kopion (Outlook .ost-tiedostossa, Thunderbird ja Apple Mail omassa kansiossaan). Se on kopio, ei varmuuskopio: jos poistat jotain palvelimelta, se katoaa myös offline-kopiosta. Oikea paikallinen säilytyspaikka on kansio, jonka luot itse kohtaan Paikalliset kansiot (Thunderbird), Macillani (Apple Mail) tai .pst-tietuetiedostoon (Outlook). Se, mitä raahaat sinne, ei enää ole palvelimella. Lisää tästä oppitunnilla 3.2.

Käytännössä: näin se näyttää hallintapaneelissa

WebOkén webmailissa (Roundcube) näet vasemmalla kaikki palvelimen kansiot. Kohdassa Asetukset, Kansiot voit luoda, nimetä uudelleen, poistaa kansioita ja ottaa niiden tilauksen käyttöön tai pois käytöstä. Kohdassa Asetukset, Asetukset, Erikoiskansiot näet, mikä kansio on asetettu Lähetetyiksi, Luonnoksiksi, Roskakoriksi ja Spamiksi. Muilla palveluntarjoajilla toiminta on samankaltaista; webmail saattaa olla eri nimellä, mutta lähes jokaisessa webmailissa on tällainen kansionhallinta.

Yhteenveto

• IMAP:ssa myös kansiosi sijaitsevat palvelimella. Jokainen laite näkee samat kansiot.
• Vain INBOX:lla on kiinteä nimi. Lähetetyt, Roskakori, Luonnokset ja Spam ovat eri nimisiä ohjelmasta riippuen, ellei palvelin osoita niitä (special-use, RFC 6154).
• Päällekkäiset Lähetetyt-kansiot ratkaiset valitsemalla yhden kansion kutakin tehtävää varten ja asettamalla jokaisen ohjelman käyttämään sitä.
• Poistaminen IMAP:ssa tarkoittaa merkitsemistä ja sen jälkeen lopullista poistamista (expunge). Merkityt viestit lasketaan edelleen mukaan tallennustilaasi.
• Offline-kopio ei ole varmuuskopio; paikallinen kansio on erillinen säilytyspaikka.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä O3.1: Tarkista kansiosi. Avaa postilaatikkosi webmailissa ja jokaisella laitteella, jolla käytät sitä. Kirjaa jokaiselta laitteelta, mitä kansiota se käyttää Lähetetyille, Roskakorille, Luonnoksille ja Spamille. Onko sinulla päällekkäisiä kansioita? Valitse yksi kansio kutakin tehtävää varten, aseta jokainen laite käyttämään sitä, siirrä posti ja poista tyhjät kansiot. Täytä sen jälkeen tarkistuslista ja vastaa kysymykseen: minkä kansion palvelin itse osoitti, ja miten tunnistit sen?

Lue lisää

Näiden artikkeleiden vaiheet koskevat WebOkén hallintapaneeleja; muilla palveluntarjoajilla toiminta on samankaltaista.

• DirectAdmin-ohje 8.7: IMAP vai POP3: mikä on ero?
• Mitä IMAP ja POP3 ovat ja miten ne toimivat?
• Miten poistan viestin IMAPissa?
• DirectAdmin-ohje 18.11: Sähköposti on poistunut vahingossa
• Hae postilaatikko tai poistetut sähköpostit takaisin varmuuskopiosta
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)