Hankalat vastaanottajat: Microsoft ja T-Online

Moduuli 6: Virhepalautteet ja ongelmien ratkaisu · Lukuaika: 11 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen tunnet kahden usein kysymyksiä herättävän vastaanottajan, Microsoftin (Outlook.com, Hotmail ja Microsoft 365) ja T-Onlinen, omat säännöt ja tiedät, mitä voit tehdä käyttäjänä ja mitä lähetyspalvelimen ylläpitäjä voi tehdä viivästyksen tai eston yhteydessä.

Keskeiset käsitteet: Outlook.com ja Exchange Online Protection, uusi IP-osoite ilman mainetta, 451 4.7.500 Server busy, 550 5.7.606 banned sending IP, listalta poisto -portaali sender.office.com, SNDS, JMRP, Roskapostikansio, turvalliset lähettäjät, T-Online, oma mainejärjestelmä, forward-confirmed reverse DNS, PTR-domeenin verkkosivun yhteystiedot, ei whitelistausta, postmaster.t-online.de

Miksi juuri nämä kaksi?

Microsoft vastaanottaa Outlook.comin, Hotmailin ja Live.comin sähköpostin, ja lisäksi suuren osan yritysten postista (Microsoft 365:n kautta, Exchange Online Protection -suodattimella). T-Online on Saksan suurin sähköpostipalvelu. Molemmat käyttävät tavanomaisten standardien lisäksi omaa mainejärjestelmää. Posti, joka kulkee Gmailiin ongelmitta, voi viivästyä tai hylätä niiden luona. Jos sinulla on asiakkaita tai yhteyshenkilöitä Saksassa, tai lähetät paljon Hotmail-osoitteisiin, törmäät tähän ennemmin tai myöhemmin.

Microsoft: tilapäisesti hidastettu koodilla 4.7.500

Microsoftin tunnetuin ilmoitus on:

451 4.7.500 Server busy. Please try again later from [203.0.113.25]. (AS843)

Teksti sanoo "server busy" (palvelin kiireinen), mutta se ei pidä paikkaansa: kyse on tarkoituksellisesta hidastamisesta. Microsoft käyttää tätä koodisarjaa (4.7.500 - 4.7.699), kun lähettävällä IP-osoitteella on vielä vähän mainetta tai kun käyttäytyminen muuttuu yhtäkkiä, esimerkiksi sähköpostimäärän voimakkaan kasvun yhteydessä. Microsoft kuvaa sen itse tilapäiseksi rajoitukseksi, jolla arvioidaan epäilyttävää toimintaa ja joka poistuu itsestään, kun posti osoittautuu asianmukaiseksi.

Mitä tämä tarkoittaa sinulle?

• Kyse on tilapäisestä virheestä (4xx). Lähettävä palvelin säilyttää viestin ja yrittää uudelleen. Yleensä posti perillä yhden tai useamman yrityksen jälkeen, joskus tuntien kuluttua.
• Jos saat viivästysilmoituksen, älä lähetä viestiä uudelleen. Se kasvattaa määrää ja pahentaa hidastusta.
• Jos tämä on sinulle ongelma (esimerkiksi kirjautumiskoodien tai laskujen kohdalla, joiden pitää saapua heti), ilmoita siitä palveluntarjoajallesi ja liitä mukaan viivästysilmoitus.

Mitä lähetyspalvelimen ylläpitäjä voi tehdä:

1. Tarkista, että perusasiat ovat kunnossa: PTR ja FCrDNS, ei estolistoilla, SPF ja DKIM palvelimen kautta lähettäville domeeneille (oppitunti 5.1 ja 5.2).
2. Lämmitys: anna uuden IP-osoitteen lähettää aluksi pienempi osa liikenteestä ja kasvata vähitellen.
3. Rajoita tahtia vastaanottajan mukaan: vähemmän samanaikaisia yhteyksiä Microsoftiin ja kohtuullinen odotusaika yritysten välillä, jotta palvelin ei jatkuvasti törmää jarruun.
4. Rekisteröidy SNDS:ään ja JMRP:hen (katso alla).

Microsoft: estetty koodilla 5.7.606

Jos IP-osoite on todella estetty, saat lopullisen virheen:

550 5.7.606 Access denied, banned sending IP [203.0.113.25]. To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Tämä esiintyy Microsoft 365 -ympäristöihin lähetettäessä. IP-osoitteen ylläpitäjä voi pyytää poistoa listalta poisto -portaalin sender.office.com kautta: täytä sähköpostiosoite ja IP-osoite, avaa vahvistusviesti ja valitse siellä "Delist IP". Microsoftin mukaan eston poistuminen voi sen jälkeen kestää jopa 24 tuntia. Ratkaise ensin syy: IP-osoite, joka alkaa poiston jälkeen taas lähettää roskapostia, päätyy nopeasti listalle uudelleen.

Outlook.comissa ja Hotmailissa (kuluttajapuoli) poisto tapahtuu Microsoftin lähettäjätuen erillisen lomakkeen kautta. Manuaalista whitelistausta ei Microsoftilla ole: kyse on aina automaattisesta mainejärjestelmästä.

Microsoft: SNDS ja JMRP

Microsoft tarjoaa kaksi ilmaista palvelua lähettävän IP-osoitteen ylläpitäjille:

• SNDS (Smart Network Data Services): IP-osoitteen mukaan näet, kuinka paljon postia Microsoft vastaanotti, kuinka suuri osa siitä arvioitiin roskapostiksi, kuinka paljon valituksia tuli ja osuiko osoite spam-ansoihin. Väriasteikko (vihreä, keltainen, punainen) kertoo tilanteen.
• JMRP (Junk Mail Reporting Program): kun Outlook.com-käyttäjä merkitsee postisi roskapostiksi, saat siitä kopion. Näin näet, mikä posti aiheuttaa valituksia.

Molemmat ovat hyödyllisiä vain sille, joka ylläpitää itse IP-osoitetta: omaa palvelinta tai jaetun palvelimen tarjoajalle. Tavallisena hostingpaketin tai sähköpostipalvelun käyttäjänä et rekisteröidy näihin itse.

Microsoft: Roskapostikansiossa

Usein postia ei hylätä, vaan se laitetaan Roskapostikansioon, erityisesti lähettäjiltä, joita Microsoft ei vielä tunne. Virhekoodeista ei siinä tapauksessa ole apua, koska bounceä ei synny. Mikä toimii:

• SPF, DKIM ja DMARC kunnossa (moduuli 4). Jos lähetät suuria määriä, Microsoft vaatii, että sekä SPF että DKIM läpäisevät (oppitunti 5.3).
• Pyydä vakituisia yhteyshenkilöitä lisäämään osoitteesi yhteystietoihin tai turvallisiin lähettäjiin, ja merkitsemään roskapostiin joutunut viesti "Ei roskapostia" -tilaan. Tämä vaikuttaa maineeseen.
• Älä lähetä uutiskirjeitä tavallisen postilaatikkosi kautta (oppitunti 7.1).

T-Online: oma järjestelmä

T-Online (Deutsche Telekomin sähköpostipalvelu, osoitteilla @t-online.de ja @magenta.de) tunnetaan tiukoista omista säännöistään. Postmaster-sivulla postmaster.t-online.de on lueteltu lähettäville palvelimille asetetut vaatimukset. Tärkeimmät:

1. Internet-standardien noudattaminen, mukaan lukien SMTP:tä ja viestien rakennetta koskevat RFC:t, sekä forward-confirmed reverse DNS (oppitunti 5.1).
2. Reverse DNS -nimen pitää johtaa domeeniin, jolla on verkkosivu, josta käy ilmi, miten ylläpitäjän tavoittaa suoraan. T-Online viittaa tässä Euroopan sähköistä kaupankäyntiä koskevaan direktiiviin (direktiivi 2000/31/EY, 5 artikla) palveluntarjoajan pakollisista tiedoista. Saksassa tällaista sivua kutsutaan nimellä Impressum.
3. Ei suoraa lähetystä dynaamisista osoitteista, puhelinverkkoyhteyksistä tai "nimettömistä" pilvipalveluista: niiden tulee lähettää sopivan tarjoajan releen kautta.
4. Samanaikaisten yhteyksien määrän rajoittaminen. Liikaa yhteyksiä yritettäessä saat viestin 421 Maximum parallel connections for your IP-Address reached.
5. Ei avointa relettä, lähtevän postin suodatus roskapostin ja virusten varalta, ja TLS:ssä kelvollinen varmenne.

IP-osoitteen esto näyttää T-Onlinella esimerkiksi tältä:

554 IP=203.0.113.25 - A problem occurred. (Ask your postmaster for help or to contact tosa@rx.t-online.de to clarify.)

Käytännössä esiintyy myös muunnelmia, joissa viitataan huonoon tai puuttuvaan maineeseen. Viesti on aina sama: tämä IP-osoite ei saa juuri nyt toimittaa postia.

T-Online: mitä voit tehdä?

T-Online sanoo nimenomaisesti, ettei se tarjoa whitelistausta. Estetty osoite voidaan kuitenkin vapauttaa, kun syy on poistettu. Näin etenet:

• Tavallisena käyttäjänä (lähetät postia hostingpaketin tai sähköpostipalvelun kautta): lähetä koko bounce palveluntarjoajallesi. Vain lähetyspalvelimen ylläpitäjä voi ottaa yhteyttä T-Onlineen; et voi vapauttaa IP-osoitetta itse.
• Lähetyspalvelimen ylläpitäjänä: tarkista ensin yllä mainitut vaatimukset (PTR, FCrDNS, saavutettava verkkosivu, jolla on yhteystiedot PTR:stä saatavalla domeenilla, ei estolistoilla), ja ota sen jälkeen yhteyttä virheilmoituksessa mainittuun osoitteeseen tai postmaster.t-online.de-sivun yhteydenottolomakkeen kautta. Toistuvien, syyltään tuntemattomien tilapäisten estojen yhteydessä T-Online mainitsee postmaster-osoitteen. Älä laske vastaanottokuittauksen varaan.
• Lyhyellä aikavälillä: tärkeälle T-Online-vastaanottajalle lähtevä posti voidaan tilapäisesti ohjata toisen reitin kautta (toinen palveluntarjoaja tai lähetyspalvelu), tai sovitte toisesta osoitteesta.

Entä muut?

Myös muilla suurilla saksalaisilla palveluilla, kuten GMX:llä ja Web.de:llä, sekä monilla yrityssuodattimilla on omat mainejärjestelmänsä. Kuvio on kaikkialla sama: lähetyspalvelin, jolla on kunnossa oleva PTR, hyvä autentikointi, rauhallinen ja säännöllinen lähetystahti ja vähän valituksia, pääsee lähes kaikkialle perille. Ongelman sattuessa lue bounce, etsi koodin merkitys sen antaneelta taholta ja anna lähetyspalvelimen ylläpitäjän hoitaa tilanne.

Yhteenveto

• 451 4.7.500 Server busy Microsoftilta on tarkoituksellinen, tilapäinen IP-osoitteen hidastaminen, usein vähäisen maineen tai voimakkaan kasvun yhteydessä. Älä lähetä uudelleen.
• 550 5.7.606 tarkoittaa estettyä IP-osoitetta; ylläpitäjä pyytää poistoa sender.office.com-sivulta sen jälkeen, kun syy on ratkaistu.
• SNDS ja JMRP antavat IP-osoitteen ylläpitäjille tietoa heidän maineestaan Microsoftilla.
• T-Online vaatii muun muassa FCrDNS:n ja verkkosivun, jolla on yhteystiedot PTR:stä saatavalla domeenilla, eikä tarjoa whitelistausta.
• Käyttäjänä et ratkaise tätä itse: anna koko bounce palveluntarjoajallesi.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä O6.4: Suuren vastaanottajan eston selvittäminen. Saat tapauksen: yhdistys on lähettänyt viikon ajan postinsa uuden oman palvelimen kautta; posti Hotmail-osoitteisiin saapuu tuntien viiveellä ja posti T-Online-osoitteisiin palautuu IP-estoilmoituksella. Vastaa: (1) mitä kaksi ilmoitusta tarkoittavat, (2) kenen pitää tehdä mitä, (3) mitkä viisi asiaa tarkistat palvelimesta, ja (4) mitä yhdistys voi tehdä lyhyellä aikavälillä? Sen jälkeen näet mallivastauksen.

Lue lisää

Näiden artikkeleiden vaiheet koskevat WebOkén hallintapaneeleja; muilla palveluntarjoajilla toiminta on vastaavaa.

• Sähköpostini ei saavu perille tai päätyy roskapostiin: näin selvität asian
• Sähköpostin lähettäminen VPS:ltä ja reverse DNS:n määrittäminen
• DirectAdmin-ohje 9.4: Sähköpostini päätyy vastaanottajalla roskapostiin
• Microsoft, Email nondelivery reports and SMTP errors in Exchange Online: https://learn.microsoft.com/en-us/troubleshoot/exchange/email-delivery/ndr/non-delivery-reports-in-exchange-online
• Microsoft, Office 365 Anti-Spam IP Delist Portal: https://sender.office.com/
• Microsoft, SNDS ja JMRP: https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/snds/
• T-Online Postmaster (vaatimukset ja yhteystiedot): https://postmaster.t-online.de/