Sähköpostin muutto: suunnitelma

Moduuli 8: Muutto ja verkkotunnuksen kuntoon laittaminen · Lukuaika: 11 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat suunnitella sähköpostin muuton toiselle palveluntarjoajalle: mitä kartoitat etukäteen, missä järjestyksessä toimit ja mikä ei siirry automaattisesti.

Keskeiset käsitteet: inventaario (postilaatikot, aliakset, uudelleenohjaukset, catch-all, automaattivastaajat, suodattimet), postilaatikon koko ja tallennustila, salasanat, TTL:n ennakkolasku, järjestys (luominen, ensimmäinen kopio, MX:n vaihto, toinen kopio, laitteet), kalenteri ja yhteystiedot (ei IMAP), POP3-posti tietokoneella, Microsoft 365 ja Gmail (kirjautuminen salasanan sijaan), mukana siirtyvät DNS-tietueet, viestintä

Mitä oikeastaan muutetaan?

"Sähköpostini muutto" kuulostaa yhdeltä asialta, mutta se on itse asiassa vähintään viisi:

1. Itse postilaatikot, kaikkine kansioineen ja palvelimella olevine viesteineen.
2. Niitä ympäröivät osoitteet: aliakset, uudelleenohjaukset, catch-all, postituslistat, automaattivastaajat ja palvelimen suodattimet. Ne ovat vanhan palveluntarjoajasi hallintapaneelissa, eivätkä ne koskaan siirry automaattisesti.
3. Sähköpostisi DNS: MX, SPF, DKIM, DMARC, mahdolliset autodiscover-, autoconfig- tai SRV-tietueet. Muuton jälkeen niiden täytyy vastata uutta palveluntarjoajaa.
4. Laitteesi: jokainen tietokone, puhelin ja tabletti, johon postilaatikko on asetettu, sekä kaikki, mikä lähettää postia SMTP:n kautta (verkkosivustosi, tulostin tai skanneri, kirjanpito-ohjelma).
5. Mikä ei ole postia: kalenterit ja yhteystiedot. Ne ovat Microsoft 365:ssä, Googlessa ja monessa muussa palvelussa samassa tilissä, mutta eivät siirry IMAP:n kautta. Ne muutat erikseen.

Jos ajattelee vain kohtaa 1, huomaa muuton jälkeen, että lasku@ ei enää ohjaudu kirjanpitäjälle, että skanneri ei enää pysty lähettämään postia tai että koko yrityksen kalenteri on tyhjä.

Vaihe 1: inventaario

Tee ensin lista. Taulukkolaskenta, jossa jokainen rivi on yksi osoite, toimii hyvin:

Täytä myös:

• Kunkin postilaatikon koko. Uuden postilaatikkosi täytyy olla riittävän suuri, ja siinä täytyy olla kasvuvaraa (oppitunti 3.2). Yleisin syy muuton jumiutumiseen on kopio, joka pysähtyy kesken, koska uusi postilaatikko täyttyy.
• Kuka käyttää POP3:a. POP3:n kanssa posti on usein vain sillä yhdellä tietokoneella, eikä se ole enää palvelimella (oppitunti 1.3). Palvelimelta tehty kopio ei siis ota tätä postia mukaan. Se täytyy siirtää itse sähköpostiohjelmasta käsin.
• Mikä muu lähettää postia. Verkkosivusto, verkkokauppa, skanneri, kassajärjestelmä, valvontajärjestelmä. Jokaisella niistä on SMTP-tiedot, jotka muuttuvat muuton jälkeen.
• Erityiset DNS-tietueet, jotka vanha palveluntarjoajasi on asettanut sähköpostiasi varten, sekä muiden palveluiden tietueet (uutiskirjeen DKIM, vahvistukset), joiden täytyy pysyä paikallaan.

Siivoa heti samalla: osoitteita, joita kukaan ei enää käytä, ei tarvitse muuttaa. Muutto on myös hyvä hetki luopua catch-allista.

Vaihe 2: käyttöoikeuksien järjestäminen

Postin kopioimiseksi ohjelman täytyy kirjautua vanhaan postilaatikkoon. Useimmilla palveluntarjoajilla tämä onnistuu sähköpostiosoitteella ja salasanalla IMAP:n kautta. Kaksi tärkeää poikkeusta:

• Gmail ja Google Workspace eivät päästä ulkoisia ohjelmia kirjautumaan tavallisella salasanallasi. Luot sovelluskohtaisen salasanan, mikä edellyttää, että kaksivaiheinen todennus on päällä. Google Workspacessa ylläpitäjä on voinut ottaa tämän pois käytöstä.
• Outlook.com, Hotmail, Live ja Microsoft 365 eivät enää hyväksy IMAP:ia varten salasanaa, eivät edes sovelluskohtaista salasanaa. Kirjaudut sisään Microsoftissa (OAuth) ja annat ohjelmalle väliaikaisen käyttöoikeuden. Yritysympäristössä ylläpitäjän hyväksyntä voi olla tarpeen.

Jos et enää muista salasanoja, aseta ne uudelleen ennen muuttoa ja kirjoita ne muistiin turvallisesti (salasananhallinta, oppitunti 3.4).

Vaihe 3: MX:n TTL:n ennakkolasku

MX:n vaihto (oppitunti 8.2) on hetki, jolloin uusi posti alkaa saapua uuteen paikkaan. Nimipalvelimet (resolverit) muistavat vanhan MX-vastauksen niin kauan kuin TTL sanoo (DNS-kurssin oppitunti 6.1). Jos TTL on vuorokauden mittainen, osa lähettäjistä toimittaa postia vielä vuorokauden ajan vanhalle palveluntarjoajalle.

Laske siksi MX-tietueidesi TTL muutamaa päivää etukäteen, esimerkiksi arvoon 300 sekuntia. Tee tämä vähintään yhden vanhan TTL:n verran ennen vaihtoa: jos TTL on nyt 86400 (vuorokausi), laske se viimeistään vuorokautta ennen vaihtoa. Muuton jälkeen palauta se takaisin normaaliin arvoon, kuten 3600.

Jos muutat koko verkkotunnuksen toiselle palveluntarjoajalle (nimipalvelimet vaihtuvat), rekisterinpitäjän nimipalvelintietueiden TTL määrää, kuinka nopeasti vaihto etenee. Et voi itse laskea sitä; varaudu silloin vuorokauden tai pidempään siirtymäaikaan (DNS-kurssin oppitunti 6.3).

Vaihe 4: järjestys

Järjestys, joka tuottaa vähiten riskiä:

1. Luo uudet postilaatikot, aliakset ja uudelleenohjaukset uudella palveluntarjoajalla, samoilla nimillä. Älä vielä muuta mitään DNS:ssä. Vanhat postilaatikot toimivat edelleen tavalliseen tapaan.
2. Ensimmäinen kopio kaikista postilaatikoista (oppitunti 8.2). Tähän voi kulua tunteja. Kukaan ei huomaa mitään.
3. DNS valmiiksi: aseta uuden palveluntarjoajan SPF, DKIM ja DMARC tietueet valmiiksi vanhojen rinnalle siellä, missä se on mahdollista. Huomaa: SPF:n täytyy hetken sisältää molemmat palveluntarjoajat (yksi tietue, oppitunti 4.2). DKIM voi olla rinnakkain, koska jokaisella palveluntarjoajalla on oma selector.
4. MX:n vaihto rauhallisena hetkenä, esimerkiksi perjantai-iltapäivänä tai illalla. Tästä hetkestä lähtien uusi posti saapuu uudelle palveluntarjoajalle.
5. Toinen kopio vuorokauden kuluttua, kun vanha TTL on varmasti vanhentunut. Se ottaa mukaan postin, joka ehti sillä välin saapua vielä vanhalle palveluntarjoajalle. Jo kopioidut viestit ohitetaan.
6. Laitteiden vaihto: uudet tilit sähköpostiohjelmiin, verkkosivuston ja skannerin päivitys, vanhojen tilien poisto (oppitunti 8.2).
7. Siivous: vanhan palveluntarjoajan poistaminen SPF:stä, vanhat DKIM-tietueet pois, TTL takaisin normaaliksi.
8. Vanhan postilaatikon irtisanominen vasta sitten, kun kaikki on toiminut hyvin muutaman viikon ajan. Siihen asti sinulla on siellä vielä täydellinen kopio.

Yleinen virhe on kääntää järjestys toisin päin: vaihdetaan ensin MX tai verkkotunnus ja luodaan postilaatikot vasta sen jälkeen. Silloin posti hylätään sillä välin koodilla 550 5.1.1 (osoitetta ei ole olemassa), ja lähettäjät saavat bouncen.

Kalenteri, yhteystiedot ja paikallinen posti

Kalenteri ja yhteystiedot siirtyvät muiden protokollien kautta (CalDAV, CardDAV tai Microsoftin ja Googlen omat liittymät). Vie ne ulos erikseen ennen muuttoa: .ics-tiedosto per kalenteri ja .vcf-tiedosto yhteystiedoille, ja tuo ne uudelle palveluntarjoajalle tai uuteen kalenteriohjelmaasi. Myös jaetut kalenterit ja kokouskutsut täytyy jakaa uudelleen.

Posti, joka on vain tietokoneella (POP3, tai kansiot, jotka ovat Outlookissa tietokoneella .pst-tiedostona) siirrät sähköpostiohjelmasta käsin: lisää uusi postilaatikko IMAP-tilinä ja vedä kansiot sinne. Tai vie .pst-tiedosto ulos ja tuo se sisään.

Kerro etukäteen

Kerro käyttäjille etukäteen, mitä tapahtuu: milloin vaihto on, että heidän täytyy asettaa uusi tili puhelimeen ja kannettavaan, ja kenelle soittaa, jos jokin ei toimi. Yksinkertainen ohje uusilla asetuksilla (oppitunti 2.1) ehkäisee monta kysymystä.

Käytännössä: näin se näyttää yhdellä palveluntarjoajalla

WebOkéssa luot postilaatikot DirectAdminissa tai Oma WebOkéssa, ja kopioit postin Oma WebOkén sähköpostin muuttotyökalulla (joka osaa myös kirjautua Microsoftiin) tai DirectAdminin IMAPSync Migrations -toiminnolla. Muilla palveluntarjoajilla on vastaavia muuttotyökaluja, tai käytetään erillistä ohjelmaa. Yllä oleva vaiheittainen suunnitelma toimii samalla tavalla kaikkialla.

Yhteenveto

• Muutto käsittää postilaatikot, niitä ympäröivät osoitteet, DNS:n, laitteet sekä kalenterin ja yhteystiedot.
• Tee inventaario, jossa on koko, POP3-käyttäjät, uudelleenohjaukset ja kaikki, mikä lähettää postia SMTP:n kautta.
• Järjestä käyttöoikeudet: sovelluskohtainen salasana Gmailille, kirjautuminen Microsoftissa Outlookille ja Microsoft 365:lle.
• Laske MX:n TTL hyvissä ajoin etukäteen. Järjestys: luominen, ensimmäinen kopio, DNS valmiiksi, MX:n vaihto, toinen kopio, laitteet, siivous, vasta sitten irtisanominen.
• Kalenterit, yhteystiedot ja paikallisesti tallennettu posti eivät siirry IMAP:n mukana.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä O8.1: Muuttosuunnitelman laatiminen. Tee omalle verkkotunnuksellesi (tai tämän oppitunnin esimerkkiyritykselle) inventaario, jossa on yllä olevan taulukon sarakkeet, sekä aikajana, jossa on päivämäärät seuraaville: TTL:n lasku, postilaatikoiden luominen, ensimmäinen kopio, MX:n vaihto, toinen kopio, laitteet, siivous ja irtisanominen. Vastaa myös: kuka käyttää POP3:a, mikä lähettää postia SMTP:n kautta, ja miten muutat kalenterin ja yhteystiedot? Saat tämän jälkeen tarkistuslistan kohdista, jotka hyvässä suunnitelmassa on oltava.

Lue lisää

Näiden artikkelien vaiheet koskevat WebOkén hallintapaneeleja; muilla palveluntarjoajilla toiminta on vastaavaa.

• DirectAdmin-ohje 10.1: Sähköpostisi siirtäminen: eri vaihtoehdot
• WebOké-käyttöopas 7.2: Sähköpostin siirtäminen WebOkéen (myös Microsoft 365:stä)
• Verkkotunnuksen, verkkosivuston ja sähköpostin siirto yhdessä ilman katkoja: vaiheittainen opas
• Sähköpostin vastaanottaminen verkkotunnuksen siirron aikana
• Ilmainen DNS-kurssi 6.3: DNS siirron yhteydessä
• Ilmainen DNS-kurssi 6.1: TTL ja välimuisti