Sähköposti ei saavu perille: vaiheittainen ohje

Moduuli 6: Virhepalautteet ja ongelmien ratkaisu · Lukuaika: 11 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat selvittää järjestelmällisesti, miksi sähköposti ei saavu perille tai menee roskapostiin, sekä lähettäjänä että vastaanottajana, ja tiedät mitä tietoja tarvitset, kun pyydät apua.

Keskeiset käsitteet: lähetyspuoli ja vastaanottopuoli, bounce, maillog eli sähköpostin seuranta, roskapostikansio, säännöt ja suodattimet, testiviesti omaan ulkoiseen osoitteeseen, Authentication-Results, testaustyökalut, milloin vastaanottaja on vuorossa

Ensin oikea kysymys

"Sähköpostini ei saavu perille" voi tarkoittaa hyvin monia eri asioita:

• viestiä ei koskaan lähetetty (jää Lähtevät-kansioon, virheilmoitus ohjelmassasi);
• viesti lähetettiin, mutta se palautui bouncena;
• viesti toimitettiin, mutta se on vastaanottajalla roskapostissa tai jossain muussa kansiossa;
• viesti toimitettiin, mutta vastaanottaja ei löydä sitä tai väittää, ettei ole saanut sitä;
• itse et saa (enää) viestejä yhdeltä tai useammalta lähettäjältä.

Jokainen näistä tilanteista vaatii erilaisen lähtökohdan. Alla oleva vaiheittainen ohje toimii päätöspuuna: jokaisen vaiheen jälkeen tiedät enemmän, ja usein olet valmis jo kahden tai kolmen vaiheen jälkeen.

Lähettäjänä: seitsemän vaihetta

Vaihe 1. Lähetettiinkö viesti todella?
Onko se Lähetetyt-kansiossa? Onko se yhä Lähtevät-kansiossa, vai antoiko ohjelmasi virheilmoituksen? Tällöin kyseessä on lähetysongelma omalla puolellasi: palvelimen nimi, portti, kirjautuminen, salasana tai liian suuri liite (oppitunti 1.4, 2.1). Testaa webmailissa: jos lähettäminen onnistuu siellä, vika on ohjelmassasi.

Vaihe 2. Tuliko bounce?
Katso saapuneet-kansiosta (ja roskapostikansiosta) viestejä lähettäjältä Mailer-Daemon tai Mail Delivery System. Jos löydät sellaisen, lue se (oppitunti 6.1) ja etsi koodi (oppitunti 6.2). Useimmiten tiedät nyt syyn.

Vaihe 3. Ei bouncea: mitä maillog kertoo?
Etsi viesti palveluntarjoajasi lokista. Hallintapaneelissa tätä kutsutaan usein sähköpostin seurannaksi tai maillogiksi, Microsoft 365:ssä viestien seurannaksi, Google Workspacessa sähköpostin lokikirjaksi. Näet seuraavat tiedot:

Vaihe 4. Toimitettu, mutta vastaanottaja ei näe sitä.
Koodin 250 jälkeen viesti on vastaanottavan osapuolen hallussa. Tämä voi siirtää sen roskapostiin, sähköpostin hallinnoijan karanteeniin, tai jokin sääntö voi siirtää sen muualle. Pyydä vastaanottajaa katsomaan Roskaposti- tai Ei-toivottu sähköposti -kansiosta, muista kansioista, sekä kysymään ylläpitäjältään mahdollisesta karanteenista. Itse et näe tätä.

Vaihe 5. Tarkista verkkotunnuksesi.
Meneekö sähköpostisi usein roskapostiin, tai ei saavu perille yhdellä tietyllä suurella vastaanottajalla? Tarkista SPF, DKIM ja DMARC työkalulla (E-mailcheck, Domein gezondheid, internet.nl tai MXToolbox). Kiinnitä erityisesti huomiota näihin:

• täsmälleen yksi SPF-tietue, kymmenen haun rajan sisällä, kaikki lähettävät palvelut mukana (oppitunti 4.2);
• DKIM-avain sille selectorille, joka näkyy viestissäsi (oppitunti 4.3);
• DMARC-tietue, ja mikä käytäntö siinä on (oppitunti 4.4).

Vaihe 6. Lähetä testiviesti ja lue otsikkorivit.
Lähetä sama viesti (samalla lähettäjällä ja mieluiten samalla sisällöllä) omaan osoitteeseesi Gmailissa ja Outlook.comissa. Avaa siellä otsikkorivit (Gmailissa: "Näytä alkuperäinen"). Katso kohtaa Authentication-Results:

Authentication-Results: mx.google.com;
       dkim=pass header.i=@example.com header.s=x header.b=Ab12Cd34;
       spf=pass (google.com: domain of info@example.com designates 192.0.2.25 as permitted sender) smtp.mailfrom=info@example.com;
       dmarc=pass (p=NONE sp=NONE dis=NONE) header.from=example.com

Jos kaikki kolme näyttävät pass, todennus on kunnossa ja roskapostiin joutuminen johtuu maineesta tai sisällöstä. Jos näkyy fail, softfail, none tai temperror, tiedät mitä täytyy korjata. Testipalvelut kuten mail-tester antavat samankaltaisen raportin pisteineen.

Vaihe 7. Tarkista lähetyspalvelin.
Mikä IP-osoite toimitti viestin (oppitunti 5.1)? Onko sillä oikea PTR-tietue? Onko se estolistalla (oppitunti 5.2)? Onko se palveluntarjoajasi osoite vai oman internetliittymäsi osoite? Oma liittymä tarkoittaa, että ohjelmasi ei lähetä palveluntarjoajasi palvelimen kautta.

Vastaanottajana: kuusi vaihetta

Jos et saa enää sähköpostia, tai sinulta puuttuu viestejä yhdeltä lähettäjältä:

1. Katso webmailista, myös Roskaposti- ja Ei-toivottu-kansioista. Jos viesti on siellä, vika on ohjelmassasi tai puhelimessasi (salasana, POP3 jollain toisella laitteella, joka poistaa viestit, tai jokin sääntö; oppitunti 1.3, 3.1).
2. Onko postilaatikkosi tai pakettisi täynnä? Täysi postilaatikko hylkää uudet viestit (oppitunti 3.2).
3. Suodattimet ja säännöt: roskapostisuodatin joka poistaa roskapostin heti, estetty lähettäjä, palvelinsääntö joka ohjaa viestit uudelleen.
4. Onko MX-tietueesi oikein? Osoittaako se palvelimelle, jossa postilaatikkosi sijaitsee? Tämä menee usein pieleen muuton tai Microsoft 365 tai Google Workspace -liitännän jälkeen (DNS-kurssin oppitunti 4.1, oppitunti 8.2).
5. Onko kyseiselle osoitteelle asetettu uudelleenohjaus? Tällöin viesti päätyy sinne, ei postilaatikkoosi (oppitunti 3.3).
6. Pyydä lähettäjältä hänen saamansa bounce. Siitä näkee tarkalleen, mitä palvelimesi vastasi.

Milloin toinen osapuoli on vuorossa?

Et voi ratkaista kaikkea itse. Näin tunnistat, milloin vastuu on toisella:

• Vastaanottajalla, kun: postilaatikko on täynnä, osoite on lakkautettu, viesti on toimitettu mutta on tämän roskapostissa tai karanteenissa. Pyydä häntä tallentamaan osoitteesi turvalliseksi lähettäjäksi tai yhteystiedoksi.
• Palveluntarjoajallasi, kun: lähetyspalvelin on estolistalla, sillä ei ole kunnollista PTR-tietuetta, tai suuri vastaanottaja hidastaa tai estää sitä. Lähetä mukaan koko bounce.
• Palvelulla, joka lähettää puolestasi (verkkokauppa, kirjanpito-ohjelma, uutiskirjepalvelu), kun: tämän palvelun lähettämä viesti epäonnistuu SPF:ssä tai DKIM:ssä. Palvelu antaa sinulle oikeat tietueet.

Avun pyytäminen: mitä liität mukaan?

Näillä tiedoilla mikä tahansa tukiosasto löytää viestin heti:

• lähettäjän osoite ja vastaanottajan osoite;
• lähetyspäivä ja kellonaika (aikavyöhykkeen kanssa);
• koko bounce, tai koodin sisältävä rivi;
• jos viesti saapui mutta on roskapostissa: kyseisen viestin otsikkorivit kokonaisuudessaan;
• mitä sähköpostiohjelmaa tai -palvelua käytit.

Älä koskaan liitä mukaan salasanaasi. Yksikään vakavasti otettava palveluntarjoaja ei sitä kysy.

Käytännössä: näin se näyttää

WebOkéssa löydät vaiheen 3 DirectAdminista kohdasta E-mail Tracking, ja vaiheen 5 Oma WebOké -palvelusta kortilta Set E-mail tai Domain / Email gezondheid. Jos sinulla ei ole tiliä, käytä julkista E-mailcheck- ja Domein gezondheid -työkalua osoitteessa weboke.fi. Muilla palveluntarjoajilla nämä osat voivat olla eri nimillä, mutta lähes jokaisessa hallintapaneelissa on maillog ja DNS-hallinta, ja riippumattomat työkalut toimivat mille tahansa verkkotunnukselle.

Yhteenveto

• Selvitä ensin, mitä "ei saavu perille" tarkalleen tarkoittaa: ei lähetetty, bounce, toimitettu mutta roskapostissa, vai etkö itse saa viestiä.
• Lähettäjänä: lähetettiinkö? bounce? maillog? jos toimitettu, vastaanottaja on vuorossa; sitten verkkotunnus, testiviesti otsikkorivien kanssa, lähetyspalvelin.
• Vastaanottajana: webmail, tila, suodattimet, MX, uudelleenohjaus, bounce lähettäjältä.
• Authentication-Results testiviestissä näyttää yhdellä silmäyksellä, läpäisevätkö SPF, DKIM ja DMARC tarkistuksen.
• Kun pyydät apua, liitä mukaan osoitteet, ajankohta ja koko bounce tai otsikkorivit.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä O6.3: Ongelman läpikäynti. Valitse aito ongelma omasta ympäristöstäsi (viesti, joka ei saapunut perille tai päätyi roskapostiin), tai käytä harjoitustapausta "laskut Hotmailiin saapuvat vasta vuorokauden viiveellä". Käy vaiheittainen ohje läpi ja merkitse jokaisen vaiheen kohdalle, mitä löysit. Päätä seuraavasti: missä ongelma oli, kuka oli vuorossa, ja mitä teit tai kysyit? Sen jälkeen näet tarkistuslistan ja mallivastauksen harjoitustapaukseen.

Lue lisää

Näiden artikkelien vaiheet koskevat WebOkén hallintapaneeleja; muilla palveluntarjoajilla toiminta on vastaavankaltaista.

• Sähköpostini ei saavu perille tai päätyy roskapostiin: näin selvität asian
• En saa enää sähköpostia: näin selvität syyn
• En voi lähettää sähköpostia (vastaanottaminen toimii)
• Sähköpostin perillemenon tarkistaminen DirectAdminin Email Tracking -toiminnolla
• WebOké-käyttöopas 7.4: Sähköposti ei saavu perille: tarkista itse
• DirectAdmin-ohje 9.4: Sähköpostini päätyy vastaanottajalla roskapostiin
• Domein gezondheid (minkä tahansa verkkotunnuksen ilmainen tarkistus): https://www.weboke.fi/verkkotunnuksen-kunto