Tarvittavat tiedot

Moduuli 2: Sähköpostilaatikon käyttöönotto · Lukuaika: 10 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen tiedät, mitä tietoja jokainen sähköpostiohjelma tarvitsee, osaat valita oikean palvelinnimen ja tiedät, miten ohjelmat yrittävät löytää nämä tiedot itse ja miksi se joskus epäonnistuu.

Keskeiset käsitteet: saapuva palvelin, lähtevä palvelin, portti, suojaus, käyttäjätunnus, salasana, lähtevän todennus, palvelinnimi vs. mail.-nimi, autodiscover, autoconfig, ISPDB, SRV-tietueet (RFC 6186), määritysprofiili

Asetuskortti

Käytit mitä ohjelmaa tahansa, täytät aina samat tiedot. Kun ymmärrät tämän listan, osaat ottaa käyttöön minkä tahansa ohjelman, myös sellaisen, jota tällä kurssilla ei käsitellä.

Yleisimmin menee pieleen kolme asiaa.

Käyttäjätunnus. Jaetulla sähköpostipalvelimella on tuhansien verkkotunnusten postilaatikoita. info esiintyy siellä tuhat kertaa. Siksi käyttäjätunnus on lähes aina koko osoite: info@example.com. Ohjelmat täyttävät joskus vain @-merkkiä edeltävän osan. Tarkista tämä sekä saapuvan että lähtevän kohdalla.

Salasana. Jokaisella postilaatikolla on oma salasanansa. Se on eri asia kuin salasana, jolla kirjaudut hosting-yrityksesi tai asiakaspaneelisi tunnukselle. Jos et muista sitä, aseta paneelissa postilaatikolle uusi salasana ja syötä se kaikkiin laitteisiisi.

Lähtevä palvelin. Monet ohjelmat merkitsevät lähtevän kohdalla asetuksen valinnaiseksi tai jättävät käyttäjätunnuksen tyhjäksi. Silloin voit kyllä lukea viestejä, mutta et lähettää niitä.

Mikä palvelinnimi?

Palvelinnimeksi on usein kolme vaihtoehtoa. Oletetaan, että verkkotunnuksesi on example.com ja postilaatikkosi sijaitsee jaetulla palvelimella nimeltä server12.hosting.example:

Mikään nimi ei ole aina parempi. Kysymys on aina sama: osoittaako tämä nimi palvelimelle, jolla postilaatikkoni sijaitsee, ja onko se mainittu kyseisen palvelimen varmenteessa? Jos molempiin vastaus on kyllä, nimi kelpaa. Jos et pysty tarkistamaan tätä, turvallisin valinta on palveluntarjoajasi antama nimi. Tehtävässä Z2.1 annat ohjelman tarkistaa tämän puolestasi.

Yleinen virhe verkkosivuston muuton yhteydessä: olet käyttänyt vuosia example.com-osoitetta sähköpostipalvelimena, verkkosivustosi siirtyy toiselle yritykselle, A-tietue osoittaa sinne, ja yhtäkkiä sähköpostisi ei enää toimi. Sähköpostiohjelmasi yrittää tällöin ottaa yhteyttä toisen yrityksen verkkopalvelimeen. MX-tietue on kunnossa (sähköposti saapuu edelleen perille), mutta ohjelmasi ei pääse postilaatikkoosi käsiksi.

Miten ohjelmat etsivät tiedot itse

Usein tietoja ei tarvitse näppäillä itse. Nykyaikaiset ohjelmat yrittävät löytää ne heti, kun syötät sähköpostiosoitteesi. Tapoja on useita, ja jokainen ohjelma kokeilee niistä muutamaa:

Autodiscover (Microsoft). Outlook hakee asetustiedoston osoitteesta https://autodiscover.example.com/autodiscover/autodiscover.xml tai https://example.com/autodiscover/autodiscover.xml, tai etsii SRV-tietuetta _autodiscover._tcp.example.com. Microsoft 365:ssä on CNAME-tietue autodiscover, joka osoittaa osoitteeseen autodiscover.outlook.com (DNS-kurssin oppitunti 7.1).

Autoconfig (Thunderbird ja muut). Thunderbird katsoo osoitteesta https://autoconfig.example.com/mail/config-v1.1.xml ja sen jälkeen Mozillan tietokannasta (ISPDB), johon on tallennettu monen suuren palveluntarjoajan asetukset. Jos mitään ei löydy, se yrittää arvata nimiä: imap.example.com, mail.example.com, smtp.example.com, ja tarkistaa MX-tietueesi.

SRV-tietueet (RFC 6186, täydennetty RFC 8314:ssä). DNS:ään voit merkitä kunkin palvelun osalta, missä se sijaitsee:

_imaps._tcp.example.com.       3600 IN SRV 0 1 993 server12.hosting.example.
_submissions._tcp.example.com. 3600 IN SRV 0 1 465 server12.hosting.example.
_submission._tcp.example.com.  3600 IN SRV 0 1 587 server12.hosting.example.

Kaikki ohjelmat eivät katso näitä, mutta niistä on hyötyä. SRV-tietueiden toiminnasta voit lukea DNS-kurssin oppitunnilta 5.1.

Määritysprofiili (Apple). iPhonelle, iPadille ja Macille voit ladata ja asentaa .mobileconfig-tiedoston. Siihen on tallennettu kaikki asetukset. Monet paneelit osaavat luoda tällaisen tiedoston (oppitunti 2.3).

Miksi automaattinen haku joskus epäonnistuu

Automaattinen haku on kätevä, mutta ei älykäs. Tyypillisiä virheitä:

• Thunderbird arvaa nimeksi mail.example.com, nimi on olemassa, mutta sitä ei ole mainittu varmenteessa. Seurauksena varmenneilmoitus.
• Outlook löytää autodiscoverin kautta vanhan tiedoston edelliseltä palveluntarjoajaltasi tai olettaa, että osoitteesi on Microsoft 365 tili, ja pyytää jatkuvasti Microsoft-salasanaa.
• Ohjelma valitsee portin 587 asetuksella "SSL/TLS" tai jättää käyttäjätunnuksen tyhjäksi.
• Ohjelma löytää verkkosivustosi palveluntarjoajan asetukset sähköpostin palveluntarjoajan asetusten sijaan, koska se katsoo example.com-osoitetta.

Tarkista siis aina, mitä on täytetty, vaikka ohjelma ilmoittaisikin onnistuneensa. Lähes jokaisessa ohjelmassa on painike manuaalinen asetus tai lisäasetukset: käytä niitä, jos automaattinen yritys täyttää jotain muuta kuin palveluntarjoajasi ilmoittaa.

Testaa ensin webmailissa

Jos jokin ei toimi, testaa ensin käyttäjätunnuksesi ja salasanasi palveluntarjoajasi webmailissa. Jos sisäänkirjautuminen onnistuu siellä, tiedät, että postilaatikko on olemassa ja salasana on oikein. Silloin vika on ohjelmasi asetuksissa. Jos kirjautuminenkaan ei onnistu, ohjelmasta ei kannata etsiä ongelmaa pidemmälle. Katso oppitunti 2.5.

Käytännössä: WebOkén tiedot

WebOkén postilaatikkoa varten täytät: IMAP, saapuva ja lähtevä palvelin verkkotunnuksesi (jos verkkosivustosikin on WebOkéllä ja sillä on kelvollinen varmenne) tai pakettisi palvelimen nimi (muotoa linuxNNNN.webawere.nl, löytyy Oma WebOkésta tuotteesi kohdalta ja tervetuloviestistä), portit 993 ja 587 tai 465, käyttäjätunnukseksi koko sähköpostiosoitteesi, lähtevän todennus käytössä. Muilla palveluntarjoajilla toiminta on vastaavaa: palvelimen nimi löytyy tervetuloviestistä tai asiakaspaneelista, portit ovat lähes kaikkialla samat.

Yhteenveto

• Jokainen ohjelma tarvitsee samat tiedot: protokolla, palvelimet, portit, suojaus, koko sähköpostiosoite käyttäjätunnuksena, postilaatikon salasana, lähtevän todennus.
• Palvelinnimi on kelvollinen, jos se osoittaa postilaatikkosi palvelimelle ja on mainittu varmenteessa.
• Ohjelmat etsivät tiedot itse autodiscoverin, autoconfigin, ISPDB:n, SRV-tietueiden tai profiilin avulla. Tarkista jälkikäteen aina, mitä ne löysivät.
• Jos jokin ei toimi, testaa ensin webmailissa, että käyttäjätunnus ja salasana ovat oikein.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä Z2.1: Mitä sähköpostiohjelma löytäisi? Syötä sähköpostiosoitteesi ja palvelinnimi, jota käytät (tai haluat käyttää). Vastaa: osoittaako tämä nimi palvelimelle, joka tarjoaa IMAPia portissa 993, onko nimi mainittu varmenteessa, ja onko verkkotunnuksellasi tietueita automaattista asetusta varten (autoconfig, autodiscover tai SRV)? Ohjelma tarkistaa saman asian live: se etsii nimen, muodostaa yhteyden portteihin 993, 465 ja 587, lukee varmenteen ja katsoo, mitkä tunnetuista asetustiedoista löytyvät DNS:stä ja verkosta.

Lue lisää

Näiden artikkelien vaiheet koskevat WebOkén paneeleja; muilla palveluntarjoajilla toiminta on vastaavaa.

• DirectAdmin-ohje 8.1: Kaikki asetukset yhdessä paikassa: palvelimet, portit ja suojaus
• WebOké-käyttöopas 7.1: Sähköposti WebOkéssa: postilaatikot, webmail ja sähköpostiohjelma
• Varmennevirhe sähköpostia haettaessa
• Ilmainen DNS-kurssi 5.1: SRV-tietueet
• RFC 6186 (SRV sähköpostiohjelmille), RFC 8314 kohta 5.1 (_submissions._tcp)