Sähköpostini päätyy vastaanottajalla roskapostiin

Päätyykö sähköpostisi asiakkailla roskapostikansioon, tai saatko Gmaililta tai Outlook.comilta palautetta viestistä, jossa viitataan SPF:ään, DKIM:ään tai DMARC:iin? Silloin vastaanottava sähköpostipalvelin ei luota siihen, että viesti todella tulee sinulta. Yleensä syynä ovat muutamat asetukset DNS:ssä, ja ne saa kuntoon muutamassa minuutissa.

Kolme aitoustunnusta: SPF, DKIM ja DMARC

Suuret sähköpostipalvelut, kuten Gmail, Outlook.com ja Yahoo, vaativat näitä tunnuksia yhä tiukemmin. Jos jokin niistä puuttuu, viestisi päätyy helpommin roskapostiin tai hylätään kokonaan.

Vaihe 1: tarkista verkkotunnuksesi

Verkkosivuillamme on ilmainen Email Health Check työkalu: www.weboke.nl/emailcheck. Syötä verkkotunnuksesi, niin näet muutamassa sekunnissa, ovatko MX-tietueet, SPF ja DMARC kunnossa ja onko sähköpostipalvelin mustalla listalla. Saat pisteet ja konkreettisia neuvoja.

Toinen tarkistus on Verkkotunnuksen kunto: www.weboke.nl/domein-gezondheid. Se tarkistaa verkkotunnuksesi perusasiat, kuten nimipalvelimet, SSL:n, DNSSEC:in ja DMARC:in. Jos olet kirjautunut sisään ja kyseessä on oma verkkotunnuksesi, voit korjata osan ongelmista suoraan siellä.

Vaihe 2: lähetä testiviesti

Haluatko tietää, miten aito viestisi arvioidaan? Käytä testipalvelua, kuten mail-tester.com. Lähetä viesti osoitteeseen, jonka sivusto antaa, ja saat raportin pisteistä sekä parannusehdotuksista, mukaan lukien SPF:n, DKIM:n ja DMARC:in tulokset.

Muita syitä

• Lähetät sähköpostia toisen palvelun kautta. Jos uutiskirjeesi lähtee Mailchimpin, MailerLiten tai Laposta kautta, tai kirjanpito-ohjelmasi lähettää laskuja osoitteesi nimissä, verkkotunnuksesi täytyy tarkistuttaa myös kyseisessä palvelussa. Palvelu antaa sinulle tietueet, jotka lisäät DNS:ään (yleensä TXT- tai CNAME-tietue, katso TXT-tietueet todennusta varten (Google, Microsoft ja muut) ja SPF:n asettaminen ja täydentäminen).
• Sisältö muistuttaa roskapostia. Viesti, jossa on vain yksi suuri kuva, paljon linkkejä, lyhennettyjä linkkejä, sanoja kuten ILMAINEN isoilla kirjaimilla tai liite, jossa on makroja, saa huonot pisteet. Kirjoita tavallista tekstiä selkeällä lähettäjällä ja aiheella.
• Lähetät paljon sähköpostia kerralla postilaatikostasi. Tavallinen postilaatikko ei ole tarkoitettu uutiskirjeille sadoille osoitteille. Käytä siihen uutiskirjepalvelua. Lisäksi lähetysrajana on 300 viestiä päivässä per paketti (katso Lähetysrajat ja ilmoitus message limit reached).
• Edelleenlähetys Gmailiin tai Outlook.comiin. Jos lähetät sähköpostisi omasta osoitteestasi edelleen ilmaiseen sähköpostipalveluun, kyseinen palvelu saattaa pitää edelleenlähetettyä viestiä roskapostina, koska alkuperäinen lähettäjä ei täsmää viestin toimittavaan palvelimeen. Nouda sähköpostisi mieluummin IMAP:lla edelleenlähetyksen sijaan (katso Forwarders: sähköpostin edelleenlähetys toiseen osoitteeseen).
• Microsoft on erityisen tiukka. Outlook.com, Hotmail ja Microsoft 365 siirtävät tuntemattomien lähettäjien viestit herkemmin Roskaposti-kansioon. Pyydä vakituisia yhteystietojasi lisäämään osoitteesi omiin yhteystietoihinsa tai turvallisten lähettäjien listalle.
• Musta lista. Jos palvelin, jota käytät sähköpostin lähetykseen, on mustalla listalla, viestisi usein hylätään kokonaan. Lue silloin Lähetys estetty: mustat listat ja rajoitukset.

Vinkki: Muutitko juuri SPF:ää, DKIM:ää tai DMARC:ia? DNS-muutos ei aina näy heti kaikkialla (katso Milloin muutos tulee voimaan? Odotusaika ja TTL). Testaa uudelleen tunnin kuluttua.