Varasto ja tuotteiden joukkokäsittely

Moduuli 3: Tuotteet · Lukuaika: 10 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat määrittää WooCommercen varastoasetukset harkiten (hallinta, varaaminen, ilmoitukset, jälkitoimitukset, loppuunmyydyt tuotteet) ja viedä ja tuoda tuotteita turvallisesti joukkona CSV-tiedostolla.

Keskeiset käsitteet: varastonhallinta, varasto tuotteittain tai muunnelmittain, varaston varaaminen (Hold stock), vähäisen varaston raja, loppuunmyynnin raja, varastoilmoitukset, jälkitoimitukset (backorders), loppuunmyytyjen tuotteiden piilottaminen, varaston näyttötapa, CSV-vienti, CSV-tuonti, olemassa olevien tuotteiden päivittäminen, merkistö (UTF-8), erotinmerkki, yhteydet kassajärjestelmään tai tukkuun

Miksi varasto on enemmän kuin luku

Varastosaldo vaikuttaa yksinkertaiselta: sinulla on kaksitoista teekannua, kaksitoista lähtee ovesta ja sitten ne ovat loppu. Verkkokaupassa asiat tapahtuvat kuitenkin samaan aikaan. Kaksi asiakasta lisää viimeisen teekannun ostoskoriinsa. Asiakas aloittaa maksamisen ja muuttaa mielensä kesken kaiken. Myyt samaa teekannua myös kivijalkamyymälässäsi tai markkinoilla. Väärin määritetty varasto johtaa pahimpaan, mitä kaupalle voi tapahtua: maksettuun tilaukseen, jota et pysty toimittamaan. Siitä seuraa hyvitys, vihainen asiakas ja joskus huono arvostelu.

WooCommercessa on tätä varten joukko asetuksia. Löydät ne kohdasta WooCommerce > Asetukset > Tuotteet > Varasto (Inventory) ja tuotekohtaisesti välilehdeltä Varasto.

Asetukset yksi kerrallaan

Varaston hallinta (Enable stock management) on oletuksena päällä. Sen jälkeen valitset tuotekohtaisesti, seuraako WooCommerce määriä. Ilman määriä asetat vain tilan: varastossa, loppuunmyyty tai jälkitoimitus. Se sopii tuotteille, jotka valmistat tilauksesta tai joita pystyt aina toimittamaan. Muunnelmallisessa tuotteessa valitset, koskeeko varasto kutakin muunnelmaa vai koko tuotetta (oppitunti 3.2).

Varaston varaaminen (minuuttia) (Hold stock), oletuksena 60. Kun asiakas aloittaa kassalla, WooCommerce luo tilauksen tilaan Odottaa maksua ja varaa tuotteet. Jos maksua ei ole tullut tämän minuuttimäärän kuluessa, WooCommerce peruu avoimen tilauksen ja tuotteet palaavat varastoon. Liian lyhyt aika, ja asiakas, jonka pitää hetki kirjautua pankkiinsa, näkee tilauksensa perutuksi. Liian pitkä aika, ja teekannu on puoli päivää varattuna jollekulle, joka on jo kauan sitten lähtenyt. Tunti on useimmille kaupoille kohtuullinen. Huomaa: peruminen on ajastettu tehtävä. Jos ajastetut tehtävät eivät toimi kunnolla, maksamattomat tilaukset jäävät roikkumaan (oppitunti 7.3).

Ilmoitukset (Notifications): sähköposti vähäisestä varastosta, loppuunmyynnistä ja jälkitoimituksesta, oletuksena ylläpitäjän osoitteeseen. Aseta tähän sen henkilön osoite, joka hoitaa ostot.

Vähäisen varaston raja (Low stock threshold), oletuksena 2, ja loppuunmyynnin raja (Out of stock threshold), oletuksena 0. Myytkö myös kivijalkamyymälässä ja päivitätkö verkkokauppaa vain kerran päivässä? Aseta silloin loppuunmyynnin rajaksi 1 tai 2. Näin verkkokauppa ei myy viimeistä kappaletta, joka on ehkä jo myyty myymälässä.

Loppuunmyytyjen näkyvyys (Hide out of stock items from the catalog), oletuksena pois päältä. Piilottaminen pitää kauppasivusi siisteinä. Takaisin varastoon palaava loppuunmyyty tuote kuitenkin menettää silloin väliaikaisesti paikkansa kategoriassa. Itse tuotesivu pysyy saatavilla. Oppitunnilla 7.1 käsitellään, mitä tämä tarkoittaa löydettävyydelle.

Varaston näyttötapa (Stock display format): näytä määrä aina ("12 varastossa"), vain kun määrä on vähäinen ("Enää 2 varastossa") tai ei koskaan. "Enää 2 varastossa" auttaa asiakkaita päättämään, mutta näytä se vain, jos se pitää paikkansa; keinotekoinen niukkuus on harhaanjohtavaa.

Jälkitoimitukset (Allow backorders?) tuotekohtaisesti: älä salli, salli mutta varoita asiakasta, tai salli. Jälkitoimitusten salliminen tarkoittaa, että asiakkaat voivat ostaa, vaikka sinulla ei ole tuotetta varastossa. Se käy tuotteelle, jonka saat varmasti viikon sisällä. Kerro asiasta silloin asiakkaalle (keskimmäinen vaihtoehto) ja ilmoita realistinen toimitusaika: toimitusaika kuuluu tietoihin, jotka annat ennen ostoa (oppitunti 5.1).

Integraatiot ja yksi totuuden lähde

Jos myyt useassa paikassa (verkkokauppa, myymälä kassajärjestelmineen, markkinapaikka) tai tukku toimittaa suoraan asiakkaillesi, sinulla on nopeasti kaksi tai kolme varastolistaa. Valitse yksi totuuden lähde: järjestelmä, joka määrittää todellisen varaston. Yleensä se on kassa- tai varastojärjestelmä, ja WooCommerce saa määrät integraation kautta. Tällainen integraatio käyttää avaimena SKU:ta. Tuotetta, jolla ei ole SKU:ta tai jonka SKU on kirjoitettu kassajärjestelmässä eri tavalla, ei päivitetä. Siksi SKU oli oppitunnilla 3.1 niin tärkeä.

Integraatiot käyttävät yleensä WooCommercen REST-rajapintaa ja API-avainta. Anna tällaiselle avaimelle vain tarvittavat oikeudet (oppitunti 2.4).

Tuotteet joukkona: vienti ja tuonti

Kymmenen tuotteen kanssa työskentelet hallintapaneelissa. Sataa hinnanmuutosta, uutta sesonkia tai siirtymää toisesta kauppajärjestelmästä varten käytät sisäänrakennettua CSV-vientiä ja -tuontia: painikkeita Vie (Export) ja Tuo (Import) tuoteluettelon yläpuolella kohdassa Tuotteet > Kaikki tuotteet.

CSV-tiedosto on tekstitiedosto, jossa on yksi rivi tuotetta kohden ja sarakkeet erotettu pilkuilla. Avaat sen taulukkolaskentaohjelmassa. Siinä menee usein jotain pieleen:

• Merkistö. WooCommerce käyttää UTF-8:aa. Jos taulukkolaskentaohjelma avaa tiedoston eri merkistöllä, "é" muuttuu muotoon "é". Valitse avatessa ja tallentaessa nimenomaan UTF-8.
• Erotinmerkki ja desimaalimerkki. Hollantilaisilla asetuksilla (ja monilla muilla eurooppalaisilla alueasetuksilla, myös suomalaisilla) taulukkolaskentaohjelma käyttää usein puolipistettä erotinmerkkinä ja pilkkua desimaalimerkkinä. WooCommerce odottaa hinnoissa pistettä (24.00). Hinta "24,00" voidaan lukea joksikin muuksi. Tarkista muutama rivi tekstieditorissa ennen tuontia.
• Tyhjät sarakkeet. Päivitettäessä tyhjä solu voi tarkoittaa, että arvo tyhjennetään. Jätä sarakkeet, joihin et halua koskea, mieluummin kokonaan pois tiedostosta.
• Muunnelmat. Jokainen muunnelma on oma rivinsä, jossa on viittaus päätuotteeseen.

Tuodessa valitset Päivitä olemassa olevat tuotteet (Update existing products). WooCommerce etsii silloin olemassa olevan tuotteen ID:n tai SKU:n perusteella. Tuotteet, joita ei ole olemassa, ohitetaan tällä valinnalla. Ilman tätä valintaa tuonti luo uusia tuotteita, ja jo olemassa oleva SKU antaa virheen.

Turvallinen työtapa: ensin pienesti, ensin muualla

Tuonti voi muuttaa satoja tuotteita yhdellä napsautuksella. Siksi:

1. Tee varmuuskopio (WordPress-kurssi, oppitunti 8.1) tai työskentele ensin testikaupassasi (oppitunti 2.1).
2. Vie ensin, jotta sinulla on tiedosto nykytilanteesta.
3. Testaa tiedostolla, jossa on yksi rivi. Tarkista tuote hallintapaneelissa ja sivustolla.
4. Käytä vasta sen jälkeen koko tiedostoa.
5. Suuret tiedostot voivat törmätä PHP:n latausrajaan tai aikarajaan. Jaa ne osiin tai kysy webhotellisi PHP-asetuksista (tietopankki 200).

Yhteenveto

• Varastonhallinta estää maksetut tilaukset, joita et pysty toimittamaan.
• Varaston varaaminen (oletuksena 60 minuuttia) pitää tuotteet varattuina maksamisen ajan; sen jälkeinen peruminen on ajastettu tehtävä.
• Rajat, ilmoitukset, näkyvyys ja jälkitoimitukset määrität harkiten ja rehellisellä toimitusajalla.
• Valitse yksi totuuden lähde ja käytä SKU:ta integraatioiden avaimena.
• CSV-tuonti: UTF-8, piste desimaalimerkkinä, ensin vienti, testi yhdellä rivillä, päivitys ID:n tai SKU:n perusteella.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä D3.4: Vienti ja tuonti. Tee tämä testikaupassasi tai tuoreen varmuuskopion jälkeen.

Vaiheet:

1. Vie kaikki tuotteesi CSV-tiedostoon tuoteluettelon yläpuolella olevalla painikkeella Vie (Tuotteet > Kaikki tuotteet).
2. Avaa tiedosto taulukkolaskentaohjelmassa ja valitse UTF-8. Katso, minkä erotinmerkin ja desimaalimerkin näet.
3. Tee uusi tiedosto, jossa on vain sarakkeet ID (tai SKU) ja Varasto ja yksi tuote. Muuta varastosaldoa.
4. Tuo tiedosto tuoteluettelon yläpuolella olevalla painikkeella Tuo niin, että Päivitä olemassa olevat tuotteet on valittuna.
5. Tarkista tuote hallintapaneelissa ja yksityisessä selainikkunassa sivustolla.
6. Käy varastoasetuksesi läpi kohdassa WooCommerce > Asetukset > Tuotteet > Varasto.

Tarkistuslista (pakollinen): varmuuskopio tai testikauppa; vienti tehty; tiedosto avattu oikealla merkistöllä; yksi rivi muutettu; vain tämä rivi tuotu valinnalla "päivitä olemassa olevat tuotteet"; tulos tarkistettu.

Vastaa:

1. Mitä saraketta WooCommerce käytti tuotteen löytämiseen: ID:tä vai SKU:ta?
2. Mikä meni pieleen tai melkein pieleen (merkit, desimaalimerkki, tyhjät sarakkeet)?
3. Mitä varastoasetuksia käytät (varaston varaaminen, rajat, ilmoitukset, jälkitoimitukset) ja miksi?

Hyvässä vastauksessa mainitaan avaimena ID tai SKU, konkreettinen sudenkuoppa, johon törmäsit tai jonka vältit, ja jokaiselle asetukselle kauppaasi sopiva perustelu.

Lue lisää

• Product CSV importer and exporter (woocommerce.com, englanniksi): https://woocommerce.com/document/product-csv-importer-exporter/
• Ilmainen WordPress-kurssi 8.1: Varmuuskopiot: mitä, missä ja kuinka usein
• Lataaminen ei onnistu: nosta arvoja upload_max_filesize ja max_execution_time
• DirectAdmin-ohje 18.5: Lataus liian suuri (virhe 413) tai aikakatkaisu

Tietopankin ja ohjeiden vaiheet koskevat WebOkén hallintapaneeleja; muilla palveluntarjoajilla toiminta on samankaltaista.