Verkkokaupan sähköpostit ja niiden perillemeno

Moduuli 6: Ylläpito ja tietoturva · Lukuaika: 10 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat määrittää WooCommerce-kaupan sähköpostit, varmistaa että ne päätyvät saapuneisiin viesteihin ja testata ne, jotta yksikään asiakas ei jää ilman vahvistusta.

Keskeiset käsitteet: transaktiosähköposti, tilausviestit asiakkaalle ja ylläpitäjälle, lähettäjän nimi ja lähettäjän osoite, vastausosoite (Reply-To), mallipohjat, lisäsisältö, SMTP, transaktiosähköpostipalvelu, SPF, DKIM, DMARC, kohdistus (alignment), viestimäärä, sähköposti pois päältä testiympäristössä (staging)

Verkkokauppa on myös sähköpostipalvelin

Tavallinen WordPress-sivusto lähettää silloin tällöin salasanalinkin tai välittää lomakkeen. Verkkokauppa lähettää sähköpostia jokaisesta tilauksesta, eivätkä nämä viestit ole sivuseikka. Vahvistusviesti on asiakkaalle todiste siitä, että maksu on mennyt perille. Se on myös pysyvä tallennusväline, jolla annat tiedot tilauksesta ja peruuttamisoikeudesta (oppitunti 5.4). Lisäksi peruuttamisen vastaanottovahvistuksen (oppitunti 5.3) on todella tavoitettava asiakas. Jos tällainen viesti päätyy roskapostiin tai ei tule perille lainkaan, saat kysymyksiä ja päällekkäisiä tilauksia, ja pahimmassa tapauksessa asiakas luulee, ettet toimita.

Se, miten sähköposti toimii WordPressissä (funktio wp_mail, PHP mail ja miksi SMTP on parempi), käsitellään WordPress-kurssin oppitunnilla 9.1. SPF:n, DKIM:n ja DMARC:n tekniikka käsitellään kurssilla Sähköposti kuntoon. Tällä oppitunnilla vain se, mitä verkkokauppa tuo lisää.

Mitä sähköposteja WooCommerce lähettää

WooCommercessa on kiinteä joukko sähköposteja. Kohdassa WooCommerce > Asetukset > S-posti (Emails) näet ne kaikki, ja jokaisella viestillä on kytkin, vastaanottaja, aihe ja otsikko. Tärkeimmät:

Jos käytät peruuttamistoimintoa (oppitunti 5.3), mukaan tulee kaksi viestiä lisää: vastaanottovahvistus asiakkaalle ja ilmoitus sinulle. WooCommerce ei vie peruuttamista loppuun, jos käytössä olevaa sähköpostia ei voida lähettää. Senkin vuoksi sähköpostin on toimittava.

Älä kytke viestejä pois päältä saadaksesi "rauhaa". Jos haluat vähemmän ylläpitäjän viestejä, vaihda vastaanottajaksi jaettu postilaatikko, älä käännä kytkintä.

Lähettäjä, vastausosoite ja sisältö

Sähköpostinäkymän alaosassa ovat lähettäjän asetukset: nimi ("Teetupa Example") ja lähettäjän osoite. Kolme sääntöä:

1. Osoite omassa verkkotunnuksessasi, esimerkiksi tilaukset@example.com. Ei koskaan Gmailin tai Outlook.comin osoitetta: nämä verkkotunnukset eivät salli palvelimesi lähettää postia niiden nimissä, ja niiden DMARC-käytäntö saa vastaanottajat hylkäämään tällaiset viestit.
2. Osoite, joka on olemassa ja jota luetaan. Asiakkaat vastaavat vahvistukseensa kysymyksillä ("voinko vielä lisätä teepaketin?"). Jos vastaus menee noreply-osoitteeseen, nämä kysymykset katoavat. Jos haluat vastausten menevän muualle, hoida se sähköpostilisäosan vastausosoitteella tai edelleenlähetyssäännöllä.
3. Sama verkkotunnus kuin se, jolla lähetät. Jos lähetät verkkopalvelimen kautta, palvelimen on oltava kyseisen verkkotunnuksen SPF-tietueessa, ja viestissä on oltava saman verkkotunnuksen DKIM-allekirjoitus. Tätä tehtävä käsittelee.

Jokaiseen viestiin voit lisätä lisäsisältöä (tekstikenttä tilauksen tietojen alla). Käytä sitä siihen, mitä laki edellyttää vahvistukselta: lyhyt lause peruuttamisoikeudesta ja linkki peruuttamistietoihisi sekä peruutuspainikkeeseen. Kohtaan Asiakkaan tiedot ja viestien alatunnisteeseen lisäät yrityksesi tiedot. Jos haluat muuttaa enemmän kuin viestikohtaiset asetukset sallivat, voit korvata mallipohjan (child-)teemassasi tai käyttää lisäosaa. Korvatut mallipohjat on tarkistettava päivitysten jälkeen (oppitunti 6.2).

Miksi tilausviestit päätyvät roskapostiin

Muutamia syitä, joita verkkokaupoissa näkee usein:

• Lähettäminen verkkopalvelimen kautta ilman SPF:ää ja DKIM:ää lähettäjän verkkotunnukselle. Vastaanottava palvelin näkee viestin, joka on "lähettäjältä" example.com, mutta tulee IP-osoitteesta, joka ei kuulu sille.
• Sähköpostisi on muualla. Jos verkkotunnuksen example.com postilaatikko on toisella palveluntarjoajalla (esimerkiksi Microsoft 365) ja kauppa lähettää verkkopalvelimen kautta, SPF-tietueen on sallittava myös verkkopalvelin, tai annat kaupan lähettää kyseisen palveluntarjoajan sähköpostipalvelimen kautta SMTP:llä. Tietopankin artikkeli KB 13 kertoo, mikä silloin menee pieleen.
• Viestimäärä ja rajat. Alennusmyynti, jossa tulee 600 tilausta yhden illan aikana, tarkoittaa myös 1.200 sähköpostia (asiakas ja ylläpitäjä). Webhotellipaketeissa on raja tunnissa lähetettävien viestien määrälle (KB 20). Kun tilauksia tai uutiskirjeitä on paljon, transaktiosähköpostipalvelu (palvelu, joka on erikoistunut verkkosivustojen lähettämiin viesteihin) on parempi reitti; se näyttää myös, mitkä viestit tulivat perille ja mitkä palautuivat.
• Uutiskirjeet samaa reittiä. Älä lähetä markkinointiviestejä samasta osoitteesta ja samalta palvelimelta kuin tilausviestejäsi. Uutiskirjeestä tullut valitus ei saa viedä tilausviestejä mukanaan. Katso uutiskirjeistä kurssi Sähköposti kuntoon.

Käytä SMTP:tä varten lisäosaa, joka saa WordPressin lähettämään oikean postilaatikon tai palvelun kautta (WordPress-kurssi, oppitunti 9.1), ja syötä siihen sama lähettäjä kuin WooCommerceen.

Testaus ja testiympäristön pitäminen hiljaisena

Testaa jokaisen muutoksen jälkeen oikealla tilauksella testitilassa (oppitunti 4.5) osoitteeseen, joka on eri palveluntarjoajalla kuin oma verkkotunnuksesi. Älä katso vain, tuliko viesti perille, vaan tarkista myös viestin otsakerivit: lukeeko niissä spf=pass, dkim=pass ja dmarc=pass omalla verkkotunnuksellasi? Otsakerivien lukeminen käsitellään kurssilla Sähköposti kuntoon.

Testiympäristön kopiossa (oppitunti 7.3) ovat oikeat asiakastiedot. Kytke sähköpostin lähetys siellä pois päältä tai ohjaa kaikki posti lisäosalla yhteen testiosoitteeseen ennen kuin testaat mitään. Muuten asiakkaat saavat vahvistuksia tilauksista, joita ei koskaan ollut.

WebOkén palvelussa sivusto lähettää oletuksena paketin sähköpostipalvelimen kautta; SMTP-lisäosalla voit lähettää saman paketin postilaatikon kautta. Muilla palveluntarjoajilla tämä toimii vastaavasti.

Käytännössä: tältä se näyttää WooCommercessa

Teetupa Examplessa:

1. WooCommerce > Asetukset > S-posti: lähettäjän nimi "Teetupa Example", lähettäjän osoite tilaukset@example.com (oikea postilaatikko).
2. Viestissä "Uusi tilaus" vastaanottajana kauppa@example.com, jaettu postilaatikko.
3. Viestissä "Tilausta käsitellään" lisäsisältö: "Sinulla on 14 päivän harkinta-aika. Voit peruuttaa sopimuksen sivustomme alareunan linkistä Peruuta sopimus."
4. SMTP-lisäosa, joka lähettää postilaatikon tilaukset@example.com kautta; SPF, DKIM ja DMARC tarkistettu verkkotunnukselle example.com.
5. Testitilaus osoitteeseen toisella palveluntarjoajalla; otsakerivit tarkistettu.

Yhteenveto

• Tilausviestit ovat asiakkaalle todiste ja paikka lakisääteiselle vahvistukselle; niiden on tultava perille. Suomessa peruuttamisoikeus on kuluttajansuojalain etämyyntiä koskevan luvun mukaan 14 päivää.
• Lähettäjä omassa verkkotunnuksessa, postilaatikko jota luetaan, sekä SPF ja DKIM sille palvelimelle, joka todella lähettää.
• Huomioi rajat ruuhka-aikoina; harkitse transaktiosähköpostipalvelua ja pidä uutiskirjeet erillään.
• Testaa testitilauksella osoitteeseen muualla ja lue otsakerivit.
• Kytke sähköposti pois päältä testiympäristössä tai ohjaa se talteen.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä A6.1: Tulevatko tilaussähköpostisi perille? Syötä verkkotunnuksesi, kohdassa WooCommerce > Asetukset > S-posti oleva lähettäjän osoite ja palvelin, joka todella lähettää viestit: "webserver", jos WooCommerce lähettää postin webhotellipakettisi kautta, tai sähköpostipalvelusi tai SMTP-palvelimesi isäntänimi. Voit lisätä myös DKIM-valitsimen (selector), jonka löydät testiviestin otsakeriveiltä. Ohjelma hakee verkkotunnuksesi SPF-tietueen ja laskee, sopivatko kyseisen palvelimen IP-osoitteet siihen (pass), etsii valitsimen DKIM-tietueen sekä DMARC-tietueen. Vihreä, jos lähettäjän osoite päättyy verkkotunnukseesi, SPF-tietueita on täsmälleen yksi ja se antaa tuloksen pass, DKIM löytyy ja voimassa olevia DMARC-tietueita on täsmälleen yksi. Oranssi, jos tulos on softfail tai neutral, valitsinta ei ole annettu tai DMARC on p=none. Punainen, jos lähettäjä on toisessa verkkotunnuksessa, SPF-tietuetta ei ole tai niitä on useita, tulos on fail, valitsimelle ei löydy tietuetta tai DMARC puuttuu.

Tee sen jälkeen itse (ei tarkisteta): tee testitilaus osoitteeseen toisella palveluntarjoajalla ja etsi otsakeriveiltä spf:n, dkim:n ja dmarcin tulos.

Vihreä merkki tarkoittaa, että tämä tarkistus on nyt kunnossa, ei sitä, että kauppasi on turvallinen.

Lue lisää

Hallintapaneelin vaiheet koskevat WebOkéta; muilla palveluntarjoajilla ne toimivat vastaavasti.

• Ilmainen WordPress-kurssi 9.1: Sähköposti WordPressistä
• Ilmainen kurssi Sähköposti kuntoon: asennus ja toimiva perillemeno 7.3: Sähköposti verkkosivustoltasi ja lomakkeista
• Ilmainen kurssi Sähköposti kuntoon: asennus ja toimiva perillemeno 4.2: SPF käytännössä: kaikki lähettäjät kartalle
• Ilmainen kurssi Sähköposti kuntoon: asennus ja toimiva perillemeno 4.3: DKIM käytännössä: selectorit, avaimet ja palvelut
• Ilmainen kurssi Sähköposti kuntoon: asennus ja toimiva perillemeno 4.1: Miksi sähköposti päätyy roskapostiin
• Ilmainen kurssi Sähköposti kuntoon: asennus ja toimiva perillemeno 1.5: Otsikkorivien lukeminen: mistä tämä viesti tuli?
• Sähköpostin lähettäminen PHP:llä ei onnistu, MX-tietueet osoittavat muualle
• Sähköpostin lähetysraja
• Miten saan php:ssä mail()-funktiolla oikean lähettäjän? smtp
• Lähetä WordPress- ja WooCommerce-sähköpostit luotettavasti SMTP:n kautta