Yleiset asetukset, tilit ja tietosuoja

Moduuli 2: Asennus ja käyttöönotto · Lukuaika: 10 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat asettaa tietoisesti kaupan osoitteen, maat, valuutan, asiakastilit ja henkilötietojen säilytysajat, ja tiedät, mitä kukin valinta aiheuttaa.

Keskeiset käsitteet: kaupan osoite, myyntimaat, toimitusmaat, asiakkaan oletussijainti, sijainnin paikannus, valuutta ja esitysmuoto, tilaus vieraana, tilin luominen kassalla, linkki salasanan asettamiseen, pyyntö tietojen poistamisesta, säilytysajat, tietosuojateksti rekisteröitymisen ja kassan yhteydessä

Yleiset asetukset: kaiken perusta

Kohdassa WooCommerce > Asetukset > Yleinen (General) on asetuksia, jotka asetat kerran oikein ja joihin koskee sen jälkeen harvoin. Juuri siksi niissä menee usein jotain pieleen: ensimmäisen viikon väärä valinta huomataan vasta kuukausien päästä, esimerkiksi kun laskujen arvonlisävero (alv) ei täsmää.

Kaupan osoite. Osoite, jossa yrityksesi toimii. WooCommerce käyttää sitä arvonlisäveron laskennan perustana (oppitunti 4.1) ja joissakin toimitusliitännöissä. Maan valitset jo ohjatussa asennuksessa (oppitunti 2.1); tässä täytät koko osoitteen. Tämä osoite ei näy sivustollasi automaattisesti: tiedot, jotka kävijän on löydettävä, järjestät erikseen (oppitunti 5.1).

Myynti maihin ja toimitus maihin. Asetat, mihin maihin myyt (kaikkiin maihin, kaikkiin paitsi muutamaan tai listan maihin), ja lisäksi, mihin maihin toimitat. Ne ovat kaksi eri kysymystä. Theehuis Example myy digitaalista reseptikirjaa kaikille EU:ssa, mutta lähettää teekannuja vain Alankomaihin, Belgiaan ja Saksaan. Myynnissä se valitsee siis "tietyt maat: kaikki EU-maat" ja toimituksessa "Hollanti, Belgia, Saksa". Asiakas Itävallasta voi silloin ostaa reseptikirjan, mutta teekannun kohdalla hän ei näe toimitusvaihtoehtoa.

Miksi ei yksinkertaisesti "kaikki maat"? Koska jokaisella maalla, johon myyt, on seurauksia: arvonlisävero (oppitunti 4.2), toimituskulut (oppitunti 4.3), ehtojesi kieli ja kyseisen maan säännöt (moduuli 5). Myy vain sinne, mihin suunnitelmasi (oppitunti 1.3) on valmis. Lisäksi sinun on kerrottava tilausprosessin alussa selvästi, onko toimituksille rajoituksia (oppitunti 5.1).

Asiakkaan oletussijainti. Ennen kuin kävijä täyttää osoitteensa, WooCommerce ei tiedä, missä hän asuu. Valitset, mitä kauppa silloin olettaa:

• Ei sijaintia: hinnat ja toimitus lasketaan vasta, kun asiakas täyttää osoitteen.
• Kaupan maa: WooCommerce olettaa, että kävijä asuu sinun maassasi.
• Paikanna sijainti: WooCommerce arvaa maan IP-osoitteen perusteella. Siihen se käyttää ulkoisen palvelun tietokantaa, johon sinun on haettava (maksuton) avain ja syötettävä se.
• Paikanna sijainti sivuvälimuistin tuella: sama arvaus, mutta selaimesta tehtävän lisäpyynnön kautta, jotta sivuvälimuisti ei näytä kaikille samaa maata.

Tavallinen sijainnin paikannus ja sivuvälimuisti sopivat huonosti yhteen. Välimuisti tallentaa sivun sellaisena kuin ensimmäinen kävijä sen näki, hänen maansa hinnoin ja ilmoituksin, ja näyttää sen kaikille. Jos käytät sivuvälimuistia (oppitunti 6.4) ja haluat sijainnin paikannuksen, valitse välimuistia tukeva vaihtoehto. Useimmille hollantilaisille, belgialaisille ja saksalaisille kaupoille "kaupan maa" on yksinkertainen ja riittävän hyvä.

Valuutta ja esitysmuoto. Valuutta, valuuttamerkin paikka, tuhaterotin ja desimaalierotin sekä desimaalien määrä. Alankomaissa ja Saksassa on tavallista: euro, merkki vasemmalla (Alankomaat) tai oikealla (Saksa), piste tuhaterottimena, pilkku desimaalierottimena, kaksi desimaalia. Älä koskaan aseta desimaalien määräksi 0 "koska veloitat vain tasaeuroja": arvonlisäveron laskenta tarvitsee sentit.

Asiakastilit: vieras vai tili?

Kohdassa WooCommerce > Asetukset > Tilit Yksityisyys (Accounts & Privacy) valitset, miten asiakkaat tilaavat.

Tilaus vieraana. Asiakas täyttää tietonsa ja tilaa ilman tiliä. Se on asiakkaalle nopeinta, ja sinulle kertyy vähiten suojattavia henkilötietoja. Pakollinen tili on yksi tunnetuimmista syistä, miksi tilaus jätetään kesken.

Tilin luominen kassalla tai Oma tili -sivulla. Kätevää vakioasiakkaille: tilaukset näkyvät jälkikäteen, osoitteet tallentuvat ja lataukset voi hakea uudelleen (oppitunti 3.3). Jokainen tili on kuitenkin kirjautuminen, jota voidaan käyttää väärin, ja kokoelma henkilötietoja, joita säilytät niin kauan kuin tili on olemassa.

Theehuis Example valitsee näin: vieraana tilaaminen on sallittua, ja tilin luominen kassalla on asiakkaan vapaa valinta. Kaupassa, jossa on tilauksia tai latauksia, jotka halutaan voida hakea myöhemmin uudelleen, tili on järkevämpi.

Salasanat. Anna WooCommercen lähettää uudelle tilille linkki, jonka kautta asiakas valitsee itse salasanan, sen sijaan että sähköpostissa olisi luotu salasana. Sähköpostissa oleva salasana jää postilaatikkoon vuosiksi.

Huomaa yhteys oppitunnin 5.3 peruutuspainikkeeseen: asiakasta ei saa velvoittaa luomaan tiliä, jotta hän voisi peruuttaa sopimuksen. Jos vieraat saavat tilata, myös vieraiden on voitava peruuttaa sopimus.

Tietosuoja: mitä WooCommerce voi tehdä puolestasi

WooCommerce käsittelee henkilötietoja: nimiä, osoitteita, puhelinnumeroita ja tilauksia. GDPR:n yleiset säännöt, kuten tietosuojaseloste ja käsittelytoimien luettelo, käsitellään WordPress-kurssin oppitunnilla 9.3. Tässä keskitytään WooCommercen omiin asetuksiin.

Pyynnöt tietojen poistamisesta. WordPressissä on työkalu henkilön henkilötietojen poistamiseen (Työkalut > Poista henkilötiedot). Kohdassa Tilit Yksityisyys valitset, poistetaanko samalla myös tilausten tiedot ja päättyykö pääsy latauksiin. Mieti ennen kuin otat tämän käyttöön: tietoja, jotka sinun on säilytettävä verottajaa varten (Suomessa Verohallinto; laskut, oppitunti 5.6), et saa poistaa noin vain, et edes pyynnöstä. Poisto WooCommercessa anonymisoi tilauksen; varmista, että säilytettävät tiedot ovat silloin kirjanpidossasi.

Tietosuojatekstit. Voit asettaa lyhyen tekstin, joka näkyy rekisteröitymisen ja kassan yhteydessä ja jossa on linkki tietosuojaselosteeseesi (oppitunti 5.5). Kirjoita siihen yksi tai kaksi virkettä, ei koko selostetta.

Säilytysajat. Tämä on se osa, joka ohitetaan useimmin. WooCommerce voi siivota henkilötiedot automaattisesti valitsemasi ajan jälkeen, tyypeittäin:

GDPR:n mukaan tietoja ei säilytetä pidempään kuin on tarpeen. Verosäännösten mukaan kirjanpito on säilytettävä useita vuosia: Alankomaissa 7 vuotta, Belgiassa 10 vuotta arvonlisäveron osalta ja Saksassa 8 vuotta laskujen osalta (oppitunti 5.6). Suomessa kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat säilytetään 10 vuotta ja tositteet 6 vuotta. Nämä kaksi sääntöä eivät ole ristiriidassa, kunhan tiedät, missä säilytät mitäkin. Theehuis Example antaa WooCommercen anonymisoida valmiit tilaukset muutaman vuoden jälkeen, koska laskut ovat kirjanpito-ohjelmassa ja säilyvät siellä 7 vuotta. Jos säilytät kirjanpitosi vain WooCommercessa, älä valitse säilytysvelvollisuuttasi lyhyempää aikaa.

Oletuksena kaikki ajat ovat tyhjiä: silloin WooCommerce säilyttää kaiken ikuisesti. Se on helpoin ja huonoin valinta.

Käytännössä: tältä se näyttää WooCommercessa

Muilla teemoilla ja palveluntarjoajilla tämä toimii samoin; nämä ovat WooCommercen omia asetuksia.

1. WooCommerce > Asetukset > Yleinen: täytä kaupan osoite. Valitse myyntiin ja toimitukseen vain suunnitelmasi maat. Valitse oletussijainti; jos käytät sivuvälimuistia, älä valitse tavallista sijainnin paikannusta.
2. Tarkista sivun alaosasta valuutta ja esitysmuoto.
3. Tilit Yksityisyys: tilaus vieraana päälle tai pois; tilin luominen kassalla; valitse linkki salasanan asettamiseen.
4. Valitse tietojen poistossa, koskeeko se myös tilauksia ja latauksia, ja kirjaa ylös, missä säilytät verotuksen vuoksi säilytettävät tiedot.
5. Täytä tietosuojatekstit ja lisää linkki tietosuojaselosteeseesi.
6. Täytä säilytysajat ja perustele jokainen.

Yhteenveto

• Kaupan osoite on arvonlisäveron perusta; myynti maihin ja toimitus maihin ovat kaksi erillistä valintaa. Valitse vain maat, joihin olet valmis.
• Tavallinen sijainnin paikannus ja sivuvälimuisti ovat ristiriidassa; valitse silloin välimuistia tukeva vaihtoehto tai kaupan maa.
• Vieraana tilaaminen on nopeaa ja kerryttää vähemmän tietoja; tili on kätevä vakioasiakkaille. Anna asiakkaiden valita salasana itse linkin kautta.
• Täytä säilytysajat: oletuksena WooCommerce säilyttää kaiken ikuisesti.
• Poisto pyynnöstä ja anonymisointi eivät saa rikkoa verotuksellista säilytysvelvollisuuttasi: tiedä, missä säilytät mitäkin. Suomessa kirjanpitolaki edellyttää kirjanpitokirjojen säilyttämistä 10 vuotta ja tositteiden 6 vuotta.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä D2.3: Tilit ja säilytysajat. Tee tämän oppitunnin asetukset (testi)kauppaasi. Tämä on itse tehtävä tehtävä: merkitset kohdat itse tehdyiksi ja vastaat kysymykseen.

Merkitse tehdyksi:

• kaupan osoite ja maat (myynti ja toimitus) asetettu;
• valuutta ja esitysmuoto tarkistettu;
• tilaus vieraana kytketty tietoisesti päälle tai pois;
• tilin luominen kassalla valittu tietoisesti;
• salasana linkin kautta asetettu;
• säilytysajat täytetty kohdassa Tilit Yksityisyys.

Vastaa: mitkä säilytysajat valitsit passiivisille tileille sekä epäonnistuneille, peruutetuille ja valmiille tilauksille, ja miksi? Muista oppitunnin 5.6 säilytysvelvollisuus.

Kun olet merkinnyt tehtävän tehdyksi, näet mallivastauksen: valmiita tilauksia ei säilytetä verotuksellista säilytysvelvollisuutta lyhyempään aikaan, ellei tiedot ole muualla (esimerkiksi kirjanpidossasi); passiiviset tilit kannattaa siivota; jokaiselle valinnalle perustelu.

Lue lisää

• Ilmainen WordPress-kurssi 9.3: Tietosuoja-asetus: evästeet, lomakkeet ja tietosuojaseloste
• Onko tämä tietovuoto, ja pitääkö minun ilmoittaa siitä?
• Ilmainen WordPress-kurssi 6.2: Välimuisti
• WooCommercen asetukset (woocommerce.com, englanniksi): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Laskujen säilyttäminen Alankomaissa (Belastingdienst, hollanniksi): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren