Luku 3 · 3.6
Kirjeiden luominen osoitelistasta (joukkokirje)
Kutsu tai muistutus kaikille asiakkaillesi, ja jokaisessa kirjeessä oikea nimi ja osoite. Wordissa tätä kutsutaan joukkokirjeeksi (mail merge). Tarvitset kaksi asiaa: osoitelistan ja kirjeen.
Osoitelista
Tee laskentataulukko Calcissa, Excelissä tai Euro-Officessa. Kirjoita ensimmäiselle riville sarakkeiden nimet, esimerkiksi Tervehdys, Nimi, Yritys, Osoite, Postinumero, Postitoimipaikka. Jokainen seuraava rivi on yksi vastaanottaja. Älä jätä tyhjiä rivejä. Tallenna lista ods- tai xlsx-muodossa.
LibreOffice Writerissa
Vaihe 1: osoitelistan liittäminen
- Avaa kirjeesi ja valitse Työkalut > Joukkokirjeen ohjattu luonti....
- Valitse Käytä nykyistä asiakirjaa ja napsauta Seuraava. Valitse Kirje ja napsauta Seuraava.
- Napsauta osoitelistan kohdalla Valitse eri osoitelista... (tai Valitse osoitelista), napsauta Lisää... ja valitse laskentataulukkosi. Valitse taulukko, jossa osoitteet ovat, ja napsauta OK.
- Jos kirjoitat osoitteen ja tervehdyksen itse kirjeeseen (vaihe 2), poista valinta kohdasta Tähän asiakirjaan tulee osoitelohko ja tervehdyksen kohdalta. Napsauta Valmis.
Vaihe 2: kenttien lisääminen kirjeeseen
- Valitse Näytä > Tietolähteet. Ylhäällä näet osoitelistasi.
- Vedä sarakkeen otsikko, esimerkiksi Nimi, oikeaan kohtaan kirjeessä. Kirjeeseen tulee kenttä <Nimi>. Tee näin kaikille kentille ja kirjoita itse välilyönnit ja rivinvaihdot niiden väliin.
Vaihe 3: yhdistäminen
Ohjatun toiminnon jälkeen näkyvissä on Joukkokirje-työkalurivi. Nuolilla selaat vastaanottajia. Valitse sen jälkeen:
- Tulosta joukkokirjeet: kaikki kirjeet tulostimeen;
- Tallenna joukkokirjeet: yhtenä asiakirjana tai erillisinä tiedostoina, esimerkiksi pdf:nä;
- Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja: kaikki kirjeet yhteen uuteen asiakirjaan tarkistettavaksi.
Jos valitset ilman ohjattua toimintoa Tiedosto > Tulosta... kirjeessä, jossa on kenttiä, LibreOffice kysyy: Asiakirjasi sisältää osoitetietokannan kenttiä. Haluatko tulostaa joukkokirjeen? Valitse Kyllä, niin kaikki kirjeet luodaan.
Osoitetarrat teet valitsemalla Tiedosto > Uusi > Osoitetarrat. Valitse tarra-arkin merkki ja tyyppi, valitse osoitelistasi tietokannaksi ja lisää kentät tarraan.
Euro-Officessa
- Avaa kirje ja siirry Yhteistoiminta-välilehdelle. Napsauta Sähköpostin yhdistely ja valitse Tallennusvälineestä, niin voit valita osoitelistan Nextcloudistasi.
- Vie kohdistin oikeaan kohtaan ja napsauta oikealla Lisää yhdistetty kenttä.
- Tarkista tulos kohdasta Esikatsele tuloksia ja valitse kohdassa Yhdistä PDF, Docx tai Sähköposti.
Vaihe vaiheelta ohjeessa Kirjeiden luominen osoitelistasta. Tarvitsetko listassasi etunimen erikseen? Katso Etu- ja sukunimen erottaminen yhdestä sarakkeesta.