Luku 2 · 2.2
Yhteensopivuus Wordin, Excelin ja PowerPointin kanssa: mikä voi mennä pieleen
Tavallinen kirje, tarjous tai luettelo toimii LibreOfficessa ja Euro-Officessa yleensä ongelmitta. Joskus erikoisemmat osat aiheuttavat ongelmia. Tästä näet, mitä kannattaa tarkistaa ja miten vältät ongelmat.
Mikä toimii yleensä hyvin
- Teksti, muotoilu, tyylit, taulukot, kuvat sekä ylä- ja alatunnisteet.
- Kaavat, joissa on tavallisia funktioita, kuten SUMMA, JOS ja PHAKU.
- Diat, joissa on tekstiä, kuvia ja yksinkertaisia siirtymiä.
Mihin kannattaa kiinnittää huomiota
| Osa | Mitä voi tapahtua? | Mitä teet? |
|---|---|---|
| Fontit | Rivi rivittyy eri tavalla tai sivu siirtyy | Katso Fontit: miksi asiakirjasi näyttää erilaiselta |
| Makrot (VBA) | Painikkeet ja automaattiset toiminnot eivät tee mitään | Katso Wordin ja Excelin makrot (VBA): mikä toimii vielä? |
| Muodot, tekstiruudut ja WordArt | Ne ovat hieman eri kohdassa tai näyttävät erilaisilta | Tarkista sivut, joilla on muotoja, ja korjaa niiden paikka tarvittaessa |
| Wordin lomakekentät ja valintaluettelot | Ne toimivat eri tavalla tai eivät lainkaan | Testaa täyttäminen. Täytettävään lomakkeeseen PDF-lomake on usein kätevämpi (katso Täytettävän PDF-lomakkeen luominen) |
| Sisällysluettelo, viittaukset ja kentät | Sivunumerot eivät enää täsmää | Päivitä sisällysluettelo kerran (katso Automaattisen sisällysluettelon luominen) |
| Pivot-taulukot, ehdollinen muotoilu ja uudemmat kaaviotyypit | Muotoilu tai asettelu on erilainen | Tarkista ne avaamisen jälkeen |
| Apuohjelmat (add-ins) | Toimivat vain Microsoft Officessa | Kysy toimittajalta muuta integraatiota |
Pieni laskentaero
LibreOfficen ohjeessa mainitaan tämä esimerkki: jos soluissa A1 ja A2 on arvo TRUE, =SUMMA(A1;A2) antaa Calcissa tulokseksi 2 ja Excelissä 0. Tällaiset erot ovat harvinaisia, mutta vertaa tärkeiden laskentataulukoiden tuloksia kerran rinnakkain.
Näin testaat omat asiakirjasi
- Valitse tärkeimmät tai monimutkaisimmat asiakirjat: mallipohjat, kirjelomakkeet sekä tiedostot, joissa on makroja tai lomakkeita.
- Avaa ne LibreOfficessa tai Euro-Officessa, muuta jotain, tallenna ja avaa uudelleen.
- Lähetä yksi niistä jollekulle, jolla on Word tai Excel, ja kysy, näyttääkö se oikealta.
- Kirjaa jokaisen asiakirjan kohdalle: toimii, toimii muokkauksen jälkeen tai ei toimi.
Tarkempi menetelmä testijoukkoineen on artikkelissa Makrojen, mallipohjien ja yhteensopivuuden testaaminen. Usein kysyttyjä kysymyksiä Word- ja Excel-tiedostoista Euro-Officessa löydät artikkelista Usein kysyttyä asiakirjojen käsittelystä.
Huomaa: säilytä tärkeistä tiedostoista aina alkuperäinen ennen kuin tallennat ne toisessa ohjelmassa. WebOké Nextcloudissa voit myös palauttaa vanhemman version, katso Versiohistoria: vanhemman version palauttaminen.