Luku 2 · 2.1
Docx vai odt, xlsx vai ods: minkä tiedostomuodon valitset?
Word, Excel ja PowerPoint tallentavat oletuksena muotoihin docx, xlsx ja pptx. LibreOffice tallentaa oletuksena muotoihin odt, ods ja odp (OpenDocument). Euro-Office käyttää sisäisesti muotoja docx, xlsx ja pptx. Kaikki kolme ohjelmaa osaavat avata ja tallentaa molempia tiedostotyyppejä. Kumman valitset?
Lyhyt neuvo
| Tilanne | Valitse |
|---|---|
| Teet yhteistyötä Euro-Officessa Nextcloudissasi | docx, xlsx, pptx: silloin mitään ei muunneta |
| Lähetät tiedostoja ihmisille, joilla on Word tai Excel (asiakkaat, kirjanpitäjä) | docx, xlsx, pptx |
| Työskentelet pelkästään tai enimmäkseen LibreOfficessa | odt, ods ja odp säilyvät LibreOfficessa uskollisimmin |
| Viranomainen tai toimeksiantaja vaatii avointa standardia | odt, ods, odp tai pdf |
| Asiakirjan pitää pysyä muuttumattomana tai se säilytetään pitkään | pdf tai PDF/A (katso Asiakirjan tallentaminen PDF- tai PDF/A-muodossa) |
Tärkein sääntö: valitse jokaiselle asiakirjatyypille yksi muoto ja pysy siinä. Aina kun tiedostoa muunnetaan edestakaisin, docx-muodosta odt-muotoon ja takaisin, jokin voi siirtyä.
LibreOfficessa
Tallennus kerran toiseen muotoon: valitse Tiedosto > Tallenna nimellä... ja valitse alareunasta tiedostotyypiksi haluamasi muoto, esimerkiksi Word-muoto (.docx).
Docx-tiedoston muokkaus ja tallennus: LibreOffice varoittaa, että asiakirjassa voi olla muotoiluja tai sisältöä, joita ei voi tallentaa kyseiseen muotoon. Valitse silloin:
- Käytä Word ... -muotoa (Use Word ...!) (painike, jossa on Word-muodon nimi): tiedosto pysyy docx-muodossa. Valitse tämä, jos tiedosto avataan myös Wordissa tai Euro-Officessa.
- Käytä ODF-muotoa (Use ODF Format!): LibreOffice tekee siitä odt-tiedoston alkuperäisen rinnalle.
Aina docx, xlsx ja pptx: valitse Työkalut > Asetukset... > Lataa/tallenna > Yleistä. Valitse kohdassa Asiakirjatyyppi (Document type) tekstiasiakirjat ja kohdassa Tallenna aina muodossa (Always save as) Word-muoto (.docx). Valitse sen jälkeen kohdassa Asiakirjatyyppi laskentataulukot (Excel-muoto, .xlsx) ja esitykset (PowerPoint-muoto, .pptx). Jos et halua nähdä varoitusta enää, poista valinta kohdasta Varoita tallennettaessa muussa kuin ODF- tai oletusmuodossa.
Euro-Officessa
Euro-Office tallentaa tiedoston automaattisesti siinä muodossa, jossa se avattiin: docx pysyy docx-tiedostona ja odt pysyy odt-tiedostona. Jos haluat toisen muodon, valitse Tiedosto > Lataa kuten (tietokoneellesi) tai Tallenna kopio nimellä (Nextcloudiisi) ja valitse esimerkiksi DOCX, ODT, PDF tai PDF/A. Katso Lataaminen docx-, xlsx-, pptx-, odt- tai pdf-muodossa.
Vihje: mitä docx ja odt tarkalleen ovat (molemmat avoimia standardeja, molemmat XML:ää sisältäviä zip-tiedostoja), siitä voit lukea artikkelista Office-muodot: OOXML, ODF ja pdf.