Moduuli 8 · 8.3
Kustannusten ja hallinnan vertailu rehellisesti
Moduuli 8: Varmuuskopiot, siirtyminen pois ja hallinta · Lukuaika: 10 minuuttia
Tavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat asettaa vanhan ja uuden ratkaisun kokonaiskustannukset ja ylläpidon rehellisesti rinnakkain, et pelkästään käyttäjäkohtaista hintaa katsomalla, ja kirjata ylös kuka hoitaa mitäkin ylläpitotyötä.
Keskeiset käsitteet: kokonaiskustannukset (TCO), kertaluonteiset ja toistuvat kustannukset, käyttäjäkohtainen lisenssi, tallennustila, laajennukset, siirtokustannukset, koulutus, oma aika, hallinnoitu palvelu, itse isännöinti, ylläpitotehtävät, kuka tekee mitä (RACI), hinnan pysyvyys, skaalautuvuus
Väärä vertailu
Ensimmäinen kysymys, jonka lähes kaikki esittävät, on: "Mitä se maksaa per käyttäjä per kuukausi?" Se luku asetetaan nykyisen lisenssin viereen, ja homma on valmis. Tämä on väärä vertailu, kahdesta syystä.
Ensinnäkin et silloin vertaile samaa asiaa. Yhden palveluntarjoajan paketti sisältää sähköpostin, tiedostot, toimisto-ohjelmat ja chatin; toisella toimisto-ohjelmat ovat erillinen lisenssi, sähköposti kuuluu eri pakettiin ja lisätallennustila on kalliimpaa. Toiseksi jätät huomiotta kaiken, mistä ei tule laskua: oman ja kollegoiden ajan, koulutuksen, ylläpidon, itse siirtymän.
Tällä oppitunnilla emme käytä oikeiden palveluntarjoajien hintoja. Ne muuttuvat, ja kyse on menetelmästä. Täytä summat itse tarjousten ja hinnastojen perusteella, jotka pyydät siinä vaiheessa.
Kokonaiskustannukset: kaikki yhteen listaan
Kokonaiskustannuksilla (englanniksi total cost of ownership, TCO) tarkoitamme kaikkia kustannuksia tietyltä ajanjaksolta, esimerkiksi kolmelta vuodelta, kertaluonteiset kustannukset mukaan lukien. Kolmen vuoden jakso on kätevä, koska silloin kertaluonteiset siirtokustannukset painottuvat oikeudenmukaisesti.
| Laji | Esimerkkejä | Kertaluonteinen vai toistuva |
|---|---|---|
| Lisenssit ja tilaukset | Per käyttäjä, per paketti, toimisto-ohjelmien lisenssit, chat, postilaatikot | Toistuva |
| Tallennustila | Pakettiin sisältymätön lisätallennustila, tietojen vuosittainen kasvu | Toistuva, kasvava |
| Laajennukset | Arkistointi, lisävarmuuskopiointi, lisäturva, kehittyneet hallintatoiminnot | Toistuva |
| Verkkotunnus ja DNS | Rekisteröinti, mahdollinen DNS-palvelu | Toistuva |
| Varmuuskopiointi palvelun ulkopuolella | Toinen palvelu tai tallennustila, ulkoiset levyt (oppitunti 8.1) | Toistuva ja kertaluonteinen |
| Siirtymä | Asiantuntijan tai palveluntarjoajan apu, mahdollinen kaksinkertainen maksu siirtymän aikana | Kertaluonteinen |
| Päällekkäinen jakso | Vanha ja uusi palvelu yhtä aikaa siirtymän aikana, irtisanomisaika | Kertaluonteinen |
| Koulutus | Koulutukset, pikaohjeiden tekeminen, kollegoiden tunnit | Kertaluonteinen, ja uusien kollegoiden kohdalla |
| Oma aika ylläpitoon | Tunnit kuukaudessa käyttäjille, kysymyksille, päivityksille (itse isännöinnissä), tarkistuksille | Toistuva |
| Vaihtokustannukset lähdettäessä | Vienti, mahdolliset palveluntarjoajan kulut (kielletty 12. tammikuuta 2027 alkaen datasäädöksen mukaan, oppitunti 8.2) | Kertaluonteinen, myöhemmin |
| Laitteet ja ohjelmistot | Esimerkiksi työpöytäohjelma, salasananhallinta | Toistuva tai kertaluonteinen |
Tärkein kohta unohtuu useimmin: oma aika. Laske se kertomalla tuntimäärä itse valitsemallasi kiinteällä tuntihinnalla. Vaikka kukaan ei laskuta siitä, se maksaa jotain.
Laskentaesimerkki ilman oikeita hintoja
Bakkerij De Korrelissa Ruud käyttää muuttujia, jotta esimerkki pätee kaikille:
G= käyttäjien määrä (12)L= käyttäjäkohtainen lisenssi kuukaudessa, toimisto-ohjelmat mukaan lukien tarvittaessaO= lisätallennustila kuukaudessaB= ulkoinen varmuuskopiointi kuukaudessaU= tunnit omaa ylläpitoa kuukaudessa,T= tuntihinta jonka leipomo laskee omalle ajalleM= kertaluonteiset siirtokustannukset (apu plus omat tunnit xT)D= päällekkäinen jakso: kuukaudet jolloin vanhasta ja uudesta maksetaan samaan aikaan, kerrottuna vanhoilla kuukausikustannuksillaOp= koulutus (tunnit x kollegoiden määrä xT)
Kokonaiskustannukset 36 kuukauden ajalta:
TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + OpHän tekee tämän laskun kahdesti: kerran vaihtoehdolle "pysytään ennallaan" ja kerran vaihtoehdolle "siirrytään". Vaihtoehdossa "pysytään ennallaan" M, D ja Op ovat nolla, mutta hän huomioi silti nykyisen palveluntarjoajan ilmoittamat hinnankorotukset sekä ajan, joka nyt hukkuu jaettuihin salasanoihin ja kadonneisiin tiedostoihin.
Lopputulos ei ole "halvin voittaa". Se on luku, jonka avulla voit keskustella rehellisesti: siirtyminen maksaa kertaluonteisesti tietyn summan, ja sen jälkeen kuukausittain enemmän tai vähemmän, vastineeksi suuremmasta määräysvallasta ja pienemmästä riippuvuudesta (moduuli 1). Joskus eurooppalainen ratkaisu on kalliimpi, joskus halvempi. Molemmat lopputulokset ovat hyvä syy valita tietoisesti.
Hallinnoitu palvelu vai itse isännöinti?
Eurooppalaisten, avointen ohjelmistojen kohdalla (Nextcloud, Matrix, Jitsi) voit myös isännöidä itse: asentaa ohjelmiston omalle tai vuokratulle palvelimelle. Se vaikuttaa halvalta, koska ohjelmisto on ilmainen. Laske se rehellisesti:
| Hallinnoitu palvelu | Itse isännöinti | |
|---|---|---|
| Palvelin, tallennustila, varmuuskopiointi | Palveluntarjoajalla | Järjestät ja maksat itse |
| Päivitykset ja tietoturvapäivitykset | Palveluntarjoaja | Sinä, ajoissa, myös lomalla |
| Häiriö kello 7 aamulla | Palveluntarjoaja | Sinä |
| Osaaminen | Palveluntarjoajalla | Sinulla, tai sillä yhdellä kätevällä kollegalla |
| Määräysvalta | Korkea, jos palveluntarjoaja on eurooppalainen ja sinulla on hyvä poistumissuunnitelma | Korkein |
Kahdentoista hengen organisaatiolle ilman omaa IT-osaamista itse isännöinti on yleensä riski, ei säästö. Palvelin, joka ei saa päivityksiä kuukausiin, on turvattomampi kuin hyvin hallinnoitu palvelu. Organisaatiolle, jolla on omaa ylläpito-osaamista, se voi puolestaan olla paras valinta.
Ylläpidon jakaminen: kuka tekee mitä?
Myös hallinnoidussa palvelussa jää töitä jäljelle. Kirjaa ylös kuka tekee mitä, yksinkertaisella jaottelulla: kuka toteuttaa, kuka on lopullisessa vastuussa, keneltä kysytään neuvoa ja kenelle tiedotetaan (usein kutsutaan RACI-malliksi, englanninkielisten sanojen mukaan).
| Tehtävä | Toteuttaja | Lopullinen vastuu | Kuinka usein |
|---|---|---|---|
| Uuden kollegan luominen, lisenssin myöntäminen | Toimistopäällikkö | Omistaja | Työsuhteen alkaessa |
| Lähtevä kollega: siirto, poiskytkentä | Toimistopäällikkö | Omistaja | Työsuhteen päättyessä |
| Tarkista kuka on ylläpitäjä ja kenellä on lisenssejä | Toimistopäällikkö | Omistaja | Joka neljännesvuosi |
| Varmuuskopion palautustesti | Toimistopäällikkö | Omistaja | Vuosittain |
| Poistumistesti | Toimistopäällikkö | Omistaja | Vuosittain |
| Päivitysten käynnistäminen (jos palvelu jättää sen asiakkaan tehtäväksi) | Toimistopäällikkö | Omistaja | Jokaisen suuren version yhteydessä |
| Tietojenkäsittelysopimuksen ja selosteen päivittäminen | Omistaja | Omistaja | Muutoksen yhteydessä, vähintään vuosittain |
| Kollegoiden kysymyksiin vastaaminen | Lähettiläs (oppitunti 9.1) | Toimistopäällikkö | Jatkuva |
Tehtävä, jolla ei ole nimeä, ei tapahdu. Tehtävä, jolla on vain yksi nimi, ei tapahdu kun kyseinen henkilö on sairaana. Nimeä siksi tärkeimmille tehtäville myös sijainen.
Mihin vielä kiinnität huomiota vertaillessasi
- Hinnan pysyvyys: kuinka usein ja millä ehdoilla hinta voi muuttua, ja onko sinulla silloin irtisanomisoikeus?
- Skaalautuvuus: mitä tapahtuu 15 tai 25 käyttäjän kohdalla, tai kun tallennustilaa tarvitaan kaksinkertainen määrä? Siirrytkö silloin toiseen pakettiin?
- Mitä paketti oikeasti sisältää: tuki omalla kielelläsi, varmuuskopiot joista voit itse palauttaa jotain, tietojenkäsittelysopimus, vientimahdollisuudet.
- Kokeilujakso: voitko ensin ajaa pilotin muutaman kollegan kanssa (oppitunti 3.3)?
Käytännössä: näin se näkyy palveluntarjoajalla
WebOké Nextcloudissa on paketteja, jotka eroavat käyttäjämäärän ja tallennustilan osalta, käyttäjäkohtaisia Toimisto-lisenssejä, ja mahdollisuus laajentaa tallennustilaa tai käyttäjämäärää Oma WebOké palvelussa. Päivitykset, tietoturvan ja järjestelmän varmuuskopiot hoitaa WebOké; uuden pääversion käynnistää paketin omistaja itse, yhdellä napilla. Käyttäjähallinta, lisenssit ja palautustestit jäävät asiakkaalle. Hintoja ei tarkoituksella mainita tässä kurssissa.
Muilla palveluntarjoajilla jako on erilainen. Täytä siksi "kuka tekee mitä" taulukko jokaiselle palveluntarjoajalle erikseen ja ota se mukaan vertailuusi.
Yhteenveto
- Vertaile kokonaiskustannuksia tietyltä ajanjaksolta, älä pelkästään käyttäjäkohtaista hintaa.
- Laske mukaan kertaluonteiset kustannukset (siirtymä, päällekkäinen jakso, koulutus) ja etenkin oma aika.
- Itse isännöinti tarkoittaa ohjelmistoa ilman lisenssiä, mutta työn kera: laske se rehellisesti.
- Kirjaa ylläpitotehtävät ylös nimellä ja sijaisella.
- Kiinnitä huomiota hinnan pysyvyyteen, skaalautuvuuteen ja siihen, mitä paketti oikeasti sisältää.
Tietovisa
Tehtävä
Tehtävä E8.3: Kustannuspohja ja ylläpidon jako. Täytä kustannuspohja tiedostossa OPDRACHTEN.md sekä "pysytään ennallaan" että "siirrytään" vaihtoehdoille, käyttäen summia itse pyytämistäsi tarjouksista tai hinnastoista, 36 kuukauden ajalta. Täytä sen jälkeen "kuka tekee mitä" taulukko nimillä ja sijaisilla.
Tehtävä E8.3: Kustannuspohja ja ylläpidon jako
Täytä kustannuspohja kahdesti (nykytilanne ja siirtyminen) omien tarjousten tai hinnastojen luvuilla, ja jaa ylläpitovastuut.
Merkintäsi ja muistiinpanosi pysyvät vain tässä selaimessa, emme lähetä niitä minnekään. Jos olet kirjautunut sisään, tallennamme kohtaan Omat kurssit vain sen, että olet tehnyt tehtävän.
Lue lisää
Näiden artikkeleiden vaiheet pätevät WebOké palveluihin; muilla palveluntarjoajilla toimintaperiaate on vastaava.
- Nextcloud-opas 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family vai Max: erot ja vaihtaminen
- Nextcloud-opas 14.4: Lisää tallennustilaa tai käyttäjiä, paketin vaihto tai irtisanominen
- Nextcloud-opas 14.6: Nextcloudin päivitykset: milloin ja miten
- Nextcloud-opas 14.7: Käyttöoikeudet: kuka hallinnoi mitä Nextcloudissasi?
- Mikä Nextcloud-paketti sopii sinulle ja miten laajennat sitä?