Makrot, mallipohjat ja yhteensopivuuden testaus

Moduuli 6: Tiedostot ja dokumentit · Lukuaika: 12 minuuttia

Tavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat omien asiakirjojesi testijoukon avulla arvioida, mikä toimii hyvin uudessa verkko-oimistossa, mitä pitää muokata ja mikä kannattaa jättää toiseen ohjelmaan. Erityistä huomiota saavat VBA-makrot, mallipohjat, fontit ja yhdistely.

Keskeiset käsitteet: testijoukko, yhteensopivuus, VBA-makro (xlsm, docm), JavaScript-makro, oma funktio (#NAME?), lisäosa (add-in), mallipohja (dotx, xltx, potx), yritysilme, sisällönhallintaobjekti, lomakekenttä, sähköpostin yhdistely, muutosten seuranta, kommentit, funktionimet ja erotinmerkki

Miksi testata, jos tiedostomuodot ovat kuitenkin avoimia?

Oppitunnilla 6.3 näit, että docx ja odt ovat avoimia standardeja. Se ei tarkoita, että jokainen ohjelma käsittelee tällaisen tiedoston kaikkia osia yhtä hyvin. Yksinkertainen kirje tai laskentataulukko toimii kaikkialla. Ongelmia tulee erikoisosien kanssa: makrot, painikkeet, lisäosat, lomakekentät, monimutkaiset mallipohjat ja fontit joita ei ole asennettuna. Niitä löytyy lähes aina juuri niistä asiakirjoista, joiden varassa organisaatio toimii: tarjousgeneraattori, tuntilomake, kirjepaperi.

Siksi teet ennen siirtymää testijoukon ja käyt sen järjestelmällisesti läpi. Ei todistaaksesi, että uusi paketti on hyvä, vaan tietääksesi mitä sinun pitää hoitaa.

Vaihe 1: valitse testijoukkosi

Valitse 15-25 asiakirjaa. Ei satunnaisia, vaan tärkeimmät tai monimutkaisimmat asiakirjat:

• eniten käytetyt asiakirjat (kysy kollegoilta tai katso vanhasta palvelustasi kohtaa "viimeisimmät");
• kaikki mallipohjat ja kirjepaperi;
• jokainen makroja sisältävä tiedosto (päätteet xlsm, docm, pptm sekä vanhat xls- tai doc-tiedostot, jotka voivat sisältää makroja);
• asiakirjat, joissa on lomakkeita, sähköpostin yhdistelyä (kirjeitä osoitelistasta) tai linkkejä muihin tiedostoihin;
• asiakirjat, joita vaihdat ulkopuolisten tahojen kanssa (tilitoimisto, toimeksiantaja);
• muutama suuri tai vanha tiedosto.

Bakkerij De Korrelilla näitä kertyi 18, muun muassa tarjousgeneraattori (Excel makron kanssa), kirjepaperi (Word-mallipohja yritysilmeen fontilla), hinnasto, lomakortti, vuotuinen joulukirje asiakkaille ja messuesitys.

Vaihe 2: testaa jokainen asiakirja kiinteillä kohdilla

Avaa jokainen asiakirja uudessa toimistopaketissa ja tee sillä mitä normaalisti tekisit. Kirjaa jokaisesta asiakirjasta:

1. Avautuuko se? Ja näyttääkö se samalta (muotoilu, riviväli, sivutus)?
2. Muokkaus ja tallennus: muuta jotain, tallenna, avaa uudelleen. Pitääkö se vielä paikkansa?
3. Takaisin kumppanille: avaa muokattu tiedosto vastaanottajan ohjelmassa (esimerkiksi Word tilitoimistolla). Näyttääkö se siellä vielä hyvältä?
4. Erikoisosat: toimivatko painikkeet, kaavat, kentät, sisällysluettelo, ylä- ja alatunnisteet?
5. Yhteismuokkaus: toimiiko se, kun kaksi henkilöä muokkaa samaan aikaan ilman ongelmia?
6. Tulostus ja pdf: täsmääkö tuloste?

Makrot: rehellinen totuus

Jotka. Makro on asiakirjassa oleva pieni ohjelmanpätkä: painike joka laatii tarjouksen, kopioi tietoja tai lajittelee listan. Microsoft Officessa makrot on kirjoitettu VBAlla (Visual Basic for Applications). Makroja sisältävillä tiedostoilla on oma pääte: xlsm, docm ja pptm. Zip-tiedoston sisällä koodi on osassa vbaProject.bin.

Eurooppalaisten pilvipalveluiden verkko-oimistopaketit eivät suorita VBA:ta. Euro-Office ja ONLYOFFICE tuntevat makrot JavaScriptillä; Collaboralla ja LibreOfficella on oma Basic ja Python, ja ne voivat suorittaa rajoitetusti joitakin VBA-koodeja työpöytäohjelmassa LibreOffice. Selaimessa siihen ei käytännössä voi luottaa. Tiedosto kyllä avautuu: näet kaikki tiedot ja kaavat, mutta painikkeet eivät tee mitään.

Mitä voit tehdä?

Kaksi sudenkuoppaa. Säilytä aina alkuperäinen: jos tallennat xlsm-tiedoston toisessa paketissa, VBA-koodi saattaa muuttua käyttökelvottomaksi Excelille. Ja omat funktiot: jos kaava käytti itse tehtyä VBA-funktiota, kuten =ALENNUS(A1), se antaa uudessa paketissa virhearvon kuten #NAME?.

Myös turvallisuus on huomioitava. Toisten tiedostojen makrot voivat olla haitallisia. Hyvä paketti kysyy avattaessa, haluatko suorittaa automaattiset makrot. Valitse kyllä vain, jos luotat tiedostoon.

Mallipohjat ja yritysilme

Jotka. Mallipohja (dotx, xltx, potx tai ott ODF:ssä) on aloitusasiakirja: kirjepaperi, tarjous, esitys yritysilmeellä. Testaa kolme asiaa:

• Fontti: onko yritysilmeen fontti verkko-oimiston palvelimella? Jos ei, teksti siirtyy (oppitunti 6.3). Kysy palveluntarjoajalta voiko hän asentaa sen, tai valitse vapaa fontti joka muistuttaa sitä läheisesti.
• Logo sekä ylä- ja alatunniste: ovatko ne oikein, myös toisella sivulla?
• Kentät: päivämäärä, sivunumerot, sisällysluettelo. Päivitä ne kerran.

Luo uuteen pilveen kiinteä kansio Mallipohjat, johon useimmilla on vain lukuoikeus, jotta kukaan ei vahingossa muuta alkuperäistä.

Lomakkeet, yhdistely ja seuranta

• Lomakekentät ja sisällönhallintaobjektit (pudotusvalikot, valintaruudut, päivämäärän valitsimet Wordissa) eivät toimi kaikissa paketeissa samalla tavalla. Testaa täyttäminen ja palauttaminen.
• Sähköpostin yhdistely (kirjeitä osoitelistasta) toimii monissa verkkopaketeissa, mutta joskus rajoituksin, kuten vastaanottajien enimmäismäärä kerralla tai ei osoitetarra-arkkeja. Testaa oikealla osoitelistallasi.
• Muutosten seuranta ja kommentit toimivat yleensä hyvin edestakaisin. Tarkista kuitenkin, että tekijöiden nimet pitävät paikkansa, ja poista ne ennen kuin lähetät asiakirjan ulkopuolelle.
• Lisäosat (add-init) Microsoft Officesta, kuten kirjanpito- tai CRM-paketin omat, eivät toimi toisessa toimistopaketissa. Tarkista tarjoaako kyseisen sovelluksen toimittaja toisenlaisen liitännän.

Laskentataulukot: funktionimet ja erotinmerkit

Jotka. Jos olet tottunut suomenkieliseen Exceliin, kirjoitat =SUMMA(B3:B11) ja =JOS(B5>0;"voitto";"tappio"), puolipisteellä osien välissä. Verkko-oimisto voi olla asetettu englanninkielisille nimille ja pilkuille (=SUM(...), =IF(...,...)). Itse tiedosto ei muutu tästä: funktiot tallennetaan tiedostoon kiinteällä tavalla. Kyse on siitä, mitä kirjoitat. Tarkista kaavojen kielen ja alueen asetus, ja kerro kollegoille kumpaa muotoa he käyttävät.

Vaihe 3: päätä jokaisesta asiakirjasta

Merkitse jokaiselle asiakirjalle tulos testijoukkoosi: vihreä (toimii), oranssi (toimii muokkauksen jälkeen, kirjoita mitä muokkausta) tai punainen (ei toimi, valitse ratkaisu makrotaulukosta). Muutama punainen asiakirja ei ole syy olla siirtymättä. Ne ovat kylläkin syy ratkaista ne ennen siirtymäpäivää, tai tietoisesti pitää yksi Excel-lisenssi tarjousgeneraattoria varten siihen asti kunnes se korvataan.

Käytännössä: näin se näkyy palveluntarjoajalla

Euro-Officessa WebOkén Nextcloudissa xlsm avautuu kaikkine tietoineen, mutta ilman toimivia VBA-painikkeita. Välilehdellä Näytä ja Makrot luot makron JavaScriptillä tai tallennat uuden; kohdassa Mukautetut funktiot luot oman funktion. Kohdassa Tiedosto, Lisäasetukset löytyvät kaavojen kieli ja alue. Sähköpostin yhdistely löytyy välilehdeltä Yhteistoiminta. Muissa paketeissa valikot ovat eri nimisiä, mutta rajoitukset ovat samankaltaisia: VBA ei toimi täysin selaimessa missään eurooppalaisessa verkko-oimistopaketissa.

Yhteenveto

• Avoimet standardit eivät kerro mitään makroista, lisäosista ja lomakkeista: testaa omat asiakirjasi.
• Tee testijoukko 15-25 tärkeästä ja monimutkaisesta asiakirjasta ja testaa ne kiinteillä kohdilla.
• VBA-makrot eivät toimi verkko-oimistopaketeissa; tarkista ensin tarvitsetko makroa enää ja säilytä aina alkuperäinen.
• Tarkista mallipohjat fontin, logon ja kenttien osalta, ja laita ne kiinteään kansioon lukuoikeudella.
• Anna jokaiselle asiakirjalle vihreä, oranssi tai punainen ja ratkaise punaiset ennen siirtymäpäivää.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä A6.5: Oman asiakirjan yhteensopivuustarkistus. Lataa asiakirja, jonka koet tärkeäksi (esimerkiksi laskentataulukko makroilla tai mallipohjasi). Ohjelma etsii makroja, ulkoisia linkkejä, upotettuja objekteja, lomakekenttiä, seurattuja muutoksia ja kommentteja, tuntemattomia funktioita sekä fontteja ilman korvaajaa, ja antaa jokaisesta kohdasta vihreän, oranssin tai punaisen neuvon kera.

Tehtävä E6.5: Oma testijoukkosi. Täytä testijoukko vähintään kymmenelle omalle asiakirjallesi, merkitse tulos jokaisesta testikohdasta ja tee päätös jokaisesta asiakirjasta.

Lue lisää

Näiden artikkelien vaiheet koskevat WebOkén palveluita; muilla palveluntarjoajilla toiminta on vastaavaa.

• Euro-Office-käyttöopas 15.30: Excel-tiedosto, jossa on VBA-makroja: mitä nyt?
• Euro-Office-käyttöopas 15.2: Excelin kaavojen siirtäminen: suomalaiset funktioiden nimet ja puolipiste
• Euro-Office-käyttöopas 15.22: Kirjeiden tekeminen osoitelistasta
• Euro-Office-käyttöopas 12.2: Asiakirja avautuu vain luku -tilassa
• Euro-Office-käyttöopas 12.3: Fontit näyttävät erilaisilta
• Euro-Office-käyttöopas 15.24: Kommenttien ja muutosten poistaminen ennen asiakirjan lähettämistä