Postilaatikoiden kopiointi IMAP:lla

Moduuli 4: Sähköpostin siirto · Lukuaika: 11 minuuttia

Leerdoel: Tämän oppitunnin jälkeen osaat kopioida postilaatikon Googlesta tai Microsoftilta eurooppalaiseen postilaatikkoon, tiedät miksi siihen tarvitaan OAuth tai app-salasana, ja osaat arvioida kuinka kauan se kestää ja mikä ei siirry mukana.

Keskeiset käsitteet: IMAP-migraatio, kopiointi (ei siirto), imapsync, OAuth 2.0, perustodennus, app-salasana, Gmail-tunnisteet, toistuva synkronointi (delta), mbox, pst-tiedosto

Kopiointi, ei siirtäminen

Sähköpostin siirto IMAP:lla toimii kuin muuttomies, jolla on kaksi avainta: yksi vanhaan postilaatikkoosi ja yksi uuteen. Hän kirjautuu sisään molempiin, käy vanhan postilaatikkosi läpi kansio kansiolta ja laittaa jokaisen viestin samaan kansioon uudessa postilaatikossasi. Vanhassa postilaatikossasi mikään ei muutu.

Siinä on kaksi suurta etua:

• Mikään ei katoa. Jos jotain menee pieleen, kaikki on edelleen tallella vanhalla palveluntarjoajalla.
• Voit toistaa sen. Hyvä siirto-ohjelma tunnistaa jo kopioidut viestit ja ohittaa ne. Jos ajat kopioinnin uudelleen päivää myöhemmin, mukaan tulevat vain uudet viestit. Tätä kutsutaan delta-synkronoinniksi, ja sitä tarvitset siirtymäaikana (oppitunti 4.4).

Tunnetuin tähän tarkoitukseen käytetty ohjelma on imapsync, avoimen lähdekoodin ohjelma, jota monet palveluntarjoajat käyttävät oman siirtotyökalunsa taustalla. Sinun ei tarvitse asentaa sitä itse: useimmilla sähköpostipalveluntarjoajilla on hallintapaneelissaan siirtotyökalu, joka hoitaa sen puolestasi.

Mitä järjestät etukäteen

1. Luo uudet postilaatikot samoilla osoitteilla kuin nykyiset. Bakkerij De Korrelille näitä ovat kaksitoista henkilökohtaista postilaatikkoa sekä info@ ja bestellingen@.
2. Tarkista tallennustila. Katso kuinka suuri jokainen vanha postilaatikko on (moduuli 3, oppitunti 3.2) ja varmista että uusi postilaatikko on vähintään yhtä suuri, ja hieman tilaa ylimääräisenä. Jos uusi postilaatikko täyttyy, kopiointi pysähtyy.
3. Siivoa. Sitä mitä et halua säilyttää, ei tarvitse siirtää. Kymmenen vuoden uutiskirjeitä sisältävän kansion poistaminen säästää tunteja.
4. Järjestä pääsy vanhaan postilaatikkoon. Tämä on Googlen ja Microsoftin kohdalla vaikein osuus, katso alta.
5. Etsi vanhan IMAP-palvelimen palvelinnimi. Gmailissa se on imap.gmail.com, Microsoft 365:ssä ja Outlook.comissa outlook.office365.com. Siirtotyökalut täyttävät sen itse tunnetuilla palveluntarjoajilla.

Kirjautuminen Googleen ja Microsoftille: miksi salasanasi ei enää toimi

Ennen siirtotyökalu kirjautui sisään yksinkertaisesti sähköpostiosoitteellasi ja salasanallasi. Tätä kutsutaan perustodennukseksi. Koska salasanat vuotavat usein, suuret palveluntarjoajat ovat sulkeneet tämän mahdollisuuden.

Microsoft on poistanut käytöstä IMAP:n ja POP:n perustodennuksen Exchange Onlinessa (Microsoft 365) lokakuusta 2022 alkaen, ja henkilökohtaisissa Outlook.com-tileissä syyskuusta 2024 alkaen. Siirtotyökalun täytyy siis kirjautua OAuth 2.0:n kautta: kirjaudut itse sisään Microsoftin sivulla, annat työkalulle luvan, ja työkalu saa väliaikaisen avaimen (tokenin) salasanasi sijaan. Salasanasi ei siis koskaan päädy työkalulle.

Yrityskäyttöön tarkoitetussa Microsoft 365 ympäristössä pääkäyttäjä on voinut asettaa, etteivät käyttäjät itse saa antaa lupaa ulkoisille sovelluksille. Silloin pääkäyttäjän täytyy hyväksyä siirtotyökalu ensin hallintakeskuksessa. Suunnittele tämä etukäteen, sillä kyseessä on usein henkilö joka on juuri lähtenyt lomalle.

Google ei 30.9.2024 alkaen enää hyväksy tavallisia salasanoja IMAP:lle Google Workspacessa (henkilökohtaisten Gmail-tilien kohdalla näin oli jo aiemmin). Jos siirtotyökalu ei osaa käyttää OAuthia Googlen kanssa, käytät app-salasanaa: erillistä 16 merkin salasanaa, joka on tarkoitettu vain tätä yhtä yhteyttä varten. App-salasanan voi luoda vain, jos kaksivaiheinen tunnistautuminen on päällä Google-tilillä. Google Workspacessa pääkäyttäjä on voinut myös poistaa app-salasanat käytöstä.

Siirron jälkeen peruuta app-salasana tai peruuta siirtotyökalulle annettu lupa. Älä jätä avoimia ovia.

Gmailin tunnisteista tulee kansioita

Gmailissa ei ole kansioita vaan tunnisteita (labels). Yhdellä viestillä voi olla useita tunnisteita. IMAP:n kautta Gmail näyttää jokaisen tunnisteen kansiona, sekä muutamia erikoiskansioita kuten [Gmail]/Kaikki viestit (tai [Gmail]/All Mail), [Gmail]/Lähetetyt ja [Gmail]/Roskaposti.

Tämän seurauksena kopioinnissa:

• Viesti, jolla on kaksi tunnistetta, on siirron jälkeen kahdessa kansiossa, kahtena kopiona. Postilaatikkosi voi siis kasvaa suuremmaksi kuin Gmailissa.
• Kansio Kaikki viestit sisältää kaiken vielä kerran. Hyvät siirtotyökalut ohittavat sen tai kopioivat vain sen mikä ei ole muualla. Katso tarkistusvaiheessa mitkä kansiot otetaan mukaan.
• Arkistoitu posti (ilman tunnistetta) on vain kansiossa Kaikki viestit. Jos ohitat tämän kansion kokonaan, menetät nuo viestit. Helpointa on antaa Gmailissa etukäteen arkistoidulle postille tunniste "Arkisto".

Microsoft 365:ssä on tavallisia kansioita, mutta myös kansioita jotka eivät ole sähköpostia: Kalenteri, Yhteystiedot, Tehtävät, Muistiinpanot. Nämä näkyvät IMAP:n kautta joskus tyhjinä tai outoina kansioina. Siirtotyökalut yleensä ohittavat ne. Sisällön siirrät erikseen (moduuli 5).

Kuinka kauan se kestää?

Se riippuu ennen kaikkea viestien määrästä ja liitteiden koosta, sekä siitä kuinka nopeasti vanha palveluntarjoaja sallii hakemisen. Google ja Microsoft hidastavat suuria IMAP-liikennemääriä. Pieni postilaatikko on valmis minuuteissa, kymmenien gigatavujen postilaatikko voi kestää päivän tai kauemmin. Siksi aloitat ensimmäisen kopioinnin hyvissä ajoin ennen vaihtoa, kun kaikki jatkavat normaalisti vanhassa postilaatikossa.

Bakkerij De Korrelille tämä tarkoittaa: maanantaina ensimmäinen kopio kaikista postilaatikoista, keskiviikkoiltana DNS-vaihto (oppitunti 4.3), torstaina ja viikkoa myöhemmin vielä yksi delta-kopio.

Jos IMAP ei onnistu

Joskus IMAP ei onnistu, esimerkiksi koska vanhan ympäristön pääkäyttäjä ei anna lupaa tai on jo lähtenyt. Silloin on kaksi vaihtoehtoa:

• Vienti. Perinteinen Outlook pystyy viemään postilaatikon pst-tiedostona. Google Takeout toimittaa sähköpostisi mbox-tiedostona. Tällaisen tiedoston tuot sitten sähköpostiohjelmalla kuten Thunderbird (jossa on tuontitoiminto) uuteen IMAP-postilaatikkoosi, tai palveluntarjoajasi auttaa sinua siinä. Tämä vaatii enemmän työtä ja on vähemmän siistiä: kansiorakenne ja luettu/lukematon-tila eivät aina siirry oikein mukana.
• Sähköpostiohjelman kautta. Aseta vanha ja uusi tili rinnakkain sähköpostiohjelmassa ja vedä kansiot yli. Hyvä ratkaisu pienelle postilaatikolle, hankala kahdelletoista työntekijälle.

Vienti on myös viisasta tehdä varmuuskopiona juuri ennen vanhan tilauksen irtisanomista (oppitunti 4.4 ja moduuli 8).

Käytännössä: näin se näyttää palveluntarjoajalla

Oma WebOkéssa siirtotyökalu on nimeltään Siirrä sähköposti (kohdassa Omat tuotteet). Siinä on viisi vaihetta: Lähde, Kohde, Tarkistus, Siirto ja Valmis. Kohdassa Lähde valitset vanhan palveluntarjoajan. Jos valitset Outlook, Hotmail tai Live, tai syötät palvelimeksi outlook.office365.com, näkyviin tulee painike Kirjaudu Microsoftilla: saat koodin, kirjaudut sisään Microsoftilla ja hyväksyt. Jos valitset Gmailin, työkalu pyytää app-salasanaa ja lisää linkin oikealle Google-sivulle. Kohdassa Tarkistus näet kuinka monta viestiä ja kansiota löytyi, ja mitkä kansiot eivät tule mukaan koska ne ovat kalenteri- tai yhteystietokansioita. Siirto jatkuu palvelimella vaikka suljet sivun, ja toistettu siirto ohittaa viestit jotka ovat jo olemassa. DirectAdminissa on lisäksi IMAPSync Migrations, joka toimii vain salasanalla eikä siis Microsoft-kirjautumisella.

Muilla eurooppalaisilla palveluntarjoajilla on vastaavia siirtotyökaluja, joskus nimillä kuten "sähköpostin tuonti" tai "IMAP-tuonti". Kiinnitä jokaisen työkalun kohdalla huomiota kolmeen asiaan: osaako se käyttää OAuthia Microsoftin ja Googlen kanssa, pystyykö se ajamaan toistuvasti ilman kaksoiskappaleita, ja näyttääkö se mikä ei tule mukaan.

Yhteenveto

• IMAP-siirto kopioi; vanha postilaatikkosi pysyy muuttumattomana, ja voit toistaa kopioinnin ilman kaksoiskappaleita.
• Microsoft ei enää hyväksy salasanoja IMAP:lle: kirjaudu OAuthilla, mahdollisesti pääkäyttäjän hyväksynnän jälkeen. Googlen kohdalla käytät OAuthia tai app-salasanaa (kaksivaiheisella tunnistautumisella).
• Gmailin tunnisteista tulee kansioita; viesti jolla on kaksi tunnistetta on kopioinnin jälkeen kahdesti, ja arkistoitu posti on vain kansiossa Kaikki viestit.
• Aloita ensimmäinen kopiointi hyvissä ajoin ennen DNS-vaihtoa; suuret postilaatikot voivat kestää päivän.
• Jos IMAP ei onnistu, pst- tai mbox-vienti on ratkaisu. Peruuta lopuksi app-salasanat ja luvat.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä A4.2: Tarkista uuden palveluntarjoajasi palvelimet. Syötä IMAP- ja SMTP-palvelinnimi, jonka uusi (tai suunniteltu) sähköpostipalveluntarjoajasi antaa. Ohjelma tarkistaa, onko IMAP tavoitettavissa portissa 993 ja SMTP portissa 587 tai 465, onko varmenne kelvollinen kyseiselle nimelle eikä ole umpeutumassa pian, ja onko domainillasi tietueet, joiden avulla sähköpostiohjelmat löytävät asetukset itse.

Tehtävä E4.2: Yhden postilaatikon koemuutto. Siirrä yksi postilaatikko (oma tai testipostilaatikko) siirtotyökalulla. Kirjaa muistiin kirjautumistapa, viestien ja kansioiden määrä ennen ja jälkeen, mitkä kansiot eivät tulleet mukaan, ja kuinka kauan se kesti. Peruuta sen jälkeen app-salasana tai annettu lupa.

Lue lisää

Näiden artikkeleiden vaiheet koskevat WebOkén palveluita; muilla palveluntarjoajilla toiminta on vastaavaa.

• WebOké-käyttöopas 7.2: Sähköpostin siirtäminen WebOkéen (myös Microsoft 365:stä)
• DirectAdmin-ohje 10.1: Sähköpostisi siirtäminen: eri vaihtoehdot
• DirectAdmin-ohje 10.2: IMAPSync Migrations DirectAdminissa
• DirectAdmin-ohje 10.3: Sähköpostin siirtäminen Oma WebOkén kautta
• Sähköpostin siirto WebOkélle sähköpostin siirtotyökalulla
• Microsoft Learn: Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
• Google Workspace-ohje: Less secure apps ja app-salasanat; Gmail-ohje: IMAP ja tunnisteet
• imapsync: https://imapsync.lamiral.info/