Moduuli 9 · 9.1
Siirtymän selittäminen kollegoille
Moduuli 9: Ihmiset ja säännöt · Lukuaika: 10 minuuttia
Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat tehdä viestintä- ja koulutussuunnitelman, jonka avulla kollegasi lähtevät mukaan siirtymään, ja tiedät miten käsitellä vastustusta.
Keskeiset käsitteet: miksi-tarina, aikajana, "mitä tämä muuttaa minulle?", lähettiläät, roolikohtainen koulutus, muistilappu, kysymystunti, usein kysytyt kysymykset, palaute, vastustus, saavutettavuus
Tekniikka on puolet, ihmiset toinen puoli
Siirtymä epäonnistuu harvoin tekniikan takia. Se epäonnistuu, kun kollegat eivät tiedä miksi sen täytyy tapahtua, eivät pääse vaihdon päivänä kirjautumaan sisään, eivät löydä tiedostojaan tai jatkavat salaa vanhan palvelun käyttöä. Silloin kaksi järjestelmää on käytössä rinnakkain, tiedostoja katoaa ja turhautuminen kasvaa.
Bakkerij De Korrel -leipomossa työskentelee kaksitoista ihmistä: leipureita, jotka aloittavat kello neljältä aamulla, kaksi kuljettajaa joilla on vain puhelin, myymälätyöntekijä joka hoitaa tilaukset sähköpostitse, ja Sanne, joka hoitaa kaiken. Jokaisella on erilaisia kysymyksiä. Hyvä suunnitelma ottaa tämän huomioon.
Tämä oppitunti käsittelee ihmisiä; oppitunnit 9.2 ja 9.3 käsittelevät sääntöjä. Tämä on selitystä, ei lainopillista neuvontaa.
Vaihe 1: miksi-tarina
Ihmisten on helpompi muuttua, kun he ymmärtävät miksi. Kerro se tavallisin sanoin ja muutamalla lauseella. Ei lainopillisia termejä, ei paniikkia. De Korrel -leipomolle:
"Siirrämme sähköpostimme, kalenterimme ja tiedostomme eurooppalaiselle palveluntarjoajalle. Siellä tietomme ja asiakkaidemme tiedot ovat eurooppalaisten sääntöjen alaisia, ja meillä on enemmän asioita omissa käsissämme. Teille muuttuu lähinnä se, mihin kirjaudutaan ja miten joidenkin sovellusten nimet kuuluvat. Autamme kaikkia matkan varrella."
Huomaa mitä tarinassa ei ole: ei "vanha palvelu on huono". Kollegat ovat käyttäneet sitä mielellään vuosia. Joka moittii vanhaa, saa vastaansa puolustelua.
Vaihe 2: mitä tämä muuttaa minulle?
Jokainen haluaa ensin tietää, mitä muutos merkitsee juuri hänelle. Tee lyhyt yhteenveto jokaiselle ryhmälle. Muistilappu auttaa: A4-sivu jolla on "ennen" ja "nyt".
| Ennen | Nyt | Mitä teet |
|---|---|---|
| Sähköposti vanhan palvelun sovelluksessa | Sähköposti Mail- tai Outlook-sovelluksessa, uudet asetukset | Lisää tili ohjeen avulla, poista vanha tili vasta vaihdon jälkeen |
| Verkkokansiot | Tiedostot uudessa pilvessä (esimerkiksi Nextcloud) | Asenna työpöytäsovellus, kirjaudu sisään kaksivaiheisella tunnistautumisella |
| Verkkodokumentit | Online-toimisto uudessa pilvessä (esimerkiksi Euro-Office) | Avaa tiedostot kuten ennenkin; makrot eivät toimi (katso oppitunti 6.5) |
| Tiimin pikaviestintä | Pikaviestintä uudessa pilvessä (esimerkiksi Talk) | Asenna sovellus puhelimeesi; vanha pikaviestintä pysyy luettavissa tiettyyn päivään asti |
| Kalenterin kuljetusreitit | Jaettu kalenteri uudessa pilvessä | Lisää kalenteri puhelimeesi (vaihe vaiheelta muistilapulla) |
Kerro myös, mikä ei muutu. "Sähköpostiosoitteesi pysyy samana" on monelle tärkein rauhoittava tieto.
Vaihe 3: aikajana kiinteillä hetkillä
Älä viesti vain kerran, vaan kiinteinä ajankohtina. Esimerkki, joka sopii oppitunnin 3.3 siirtosuunnitelmaan:
| Milloin | Viesti | Kanava |
|---|---|---|
| 4 viikkoa ennen vaihtoa | Miksi-tarina, päivämäärä, mitä sinulta odotetaan | Tiimipalaveri ja lyhyt sähköposti |
| 2 viikkoa ennen | Kutsu lyhyeen koulutukseen ja muistilappu | Sähköposti ja paperi taukotilassa |
| 1 viikko ennen | "Siivoa vanhat kansiosi, älä enää lisää mitään uutta vanhaan palveluun perjantain jälkeen" | Sähköposti, pikaviestintä |
| Edellisenä päivänä | "Huomenna kirjaudut näin sisään", kirjautumistiedot turvallista kanavaa pitkin | Henkilökohtaisesti tai puhelimitse |
| Vaihtopäivänä | Joku on tavoitettavissa kysymyksiä varten (kysymystunti) | Työpaikalla |
| 1 viikko jälkeen | "Mikä ei vielä toimi?" | Lyhyt kierros tai lomake |
| 4 viikkoa jälkeen | "Vanha palvelu suljetaan [päivämäärä]" | Sähköposti |
Hyvä tapa: älä koskaan lähetä salasanoja ja käyttäjätunnuksia samassa viestissä. Ja varoita kaikkia siitä, että palveluntarjoaja ei koskaan kysy salasanaa tai koodia. Siirtymä on huijareille hyvä hetki lähettää valeviestejä ("Uusi tilisi: kirjaudu tästä").
Vaihe 4: lähettiläät ja roolikohtainen koulutus
Etsi yksi tai kaksi lähettilästä: kollegoita, jotka pitävät asiasta, osallistuvat ensimmäisinä pilottiin (oppitunti 3.3) ja auttavat sen jälkeen muita. Kysymys kollegalle on helpompi esittää kuin kysymys pomolle.
Kouluta roolin mukaan, lyhyesti ja käytännönläheisesti:
- Kaikki (20 minuuttia): kirjautuminen kaksivaiheisella tunnistautumisella, tiedostojen löytäminen, tiedoston jakaminen, sähköposti ja kalenteri puhelimessa.
- Paljon dokumentteja käyttävät (30 minuuttia): yhdessä muokkaaminen, versioiden palautus, fontit ja muodot (oppitunnit 6.3 ja 6.4).
- Ylläpitäjät (tunti tai enemmän): käyttäjien luominen, lisenssit, varmuuskopiot, mitä tehdä kun joku lähtee (oppitunnit 7.3 ja 8.1).
Anna ihmisten tehdä asiat itse koulutuksen aikana, omalla puhelimellaan. Se, joka on kerran itse lisännyt kalenterin, osaa sen jatkossa.
Muista saavutettavuus: isot kirjaimet muistilapussa, lyhyt video pitkän tekstin sijaan, ja apua kollegoille jotka ovat vähemmän digitaalisesti taitavia tai puhuvat kieltä heikommin.
Vaihe 5: vastustuksen ottaminen vakavasti
Vastustus on normaalia ja usein aiheellista. Kuuntele, mitä sen takana on:
| Mitä kuulet | Mitä sen takana usein on | Mikä auttaa |
|---|---|---|
| "Eihän tämä toiminut ihan hyvin?" | Tottumus, ei koettua ongelmaa | Miksi-tarina, ilman vanhan moittimista |
| "Minulla ei ole tähän aikaa" | Kiire | Lyhyt koulutus rauhallisena hetkenä, ja joku joka auttaa |
| "Makroni eivät enää toimi" | Todellinen ongelma | Ota vakavasti: ratkaise, tai sovi poikkeuksesta (oppitunti 6.5) |
| "Pelkään että menetän jotain" | Epävarmuus | Näytä että kaikki on kopioitu, ja miten vanha versio palautetaan |
| "Tuo eurooppalainen juttu on varmasti huonompi" | Mielikuva, ei kokemusta | Näytä käytännössä; lähettiläs joka käyttää sitä innostuneesti |
Todellinen ongelma (kuten makro joka tekee tilauslistan) ei ole vastustusta vaan tietoa. Ratkaise se ennen kuin jatkat.
Vaihe 6: palaute ja viimeistely
Pidä listaa usein toistuvista kysymyksistä ja tee niistä lyhyt usein kysytyt kysymykset -lista. Kysy viikon ja kuukauden kuluttua, mikä ei vielä toimi. Juhli myös onnistumista: siirtymä on koko tiimin saavutus.
Käytännössä: näin se näyttää palveluntarjoajalla
Useimmilla palveluntarjoajilla on ohje, jota voit käyttää muistilappusi pohjana. WebOkéllä Nextcloud-ohjeessa on esimerkiksi artikkeli "Nopea aloitus: viisi asiaa jotka teet ensimmäisenä päivänä", ja Euro-Office-ohjeessa artikkeli siitä, mikä muuttuu käyttäjille siirryttäessä vanhasta Nextcloud Officesta. Muilla palveluntarjoajilla etsi "aloitus"- tai "quick start" -sivua. Linkitä sinne, sen sijaan että kirjoitat kaiken itse.
Yhteenveto
- Siirtymä onnistuu tai epäonnistuu ihmisten tasolla: kerro miksi, mikä muuttuu heille ja mikä ei.
- Tee "ennen ja nyt" -muistilappu ja aikajana kiinteillä viestintähetkillä.
- Käytä lähettiläitä ja lyhyitä roolikohtaisia koulutuksia, joissa ihmiset tekevät itse.
- Ota vastustus vakavasti; todellinen ongelma on tietoa, ei vastustamista.
- Varoita valeviesteistä siirtymän aikana äläkä koskaan lähetä salasanaa yhdessä käyttäjätunnuksen kanssa.
Tietovisa
Tehtävä
Tehtävä E9.1: Viestintäsuunnitelmasi. Tee omalle organisaatiollesi korkeintaan viiden lauseen miksi-tarina, muistilappu jossa on vähintään viisi riviä "ennen ja nyt", aikajana jossa on vähintään viisi viestintähetkeä, ja nimeä yksi tai kaksi lähettilästä.
Tehtävä E9.1: Viestintäsuunnitelmasi
Kirjoita miksi-tarina, laadi muistilappu ja aikajana, ja nimeä suurlähettiläät.
Merkintäsi ja muistiinpanosi pysyvät vain tässä selaimessa, emme lähetä niitä minnekään. Jos olet kirjautunut sisään, tallennamme kohtaan Omat kurssit vain sen, että olet tehnyt tehtävän.
Lue lisää
Näiden artikkelien vaiheet koskevat WebOkén palveluita; muilla palveluntarjoajilla toimintatapa on samankaltainen.
- Nextcloud-opas 2.6: Pika-aloitus: viisi asiaa, jotka kannattaa tehdä ensimmäisenä päivänä
- Euro-Office-käyttöopas 1.3: Euro-Office vai vanha Nextcloud Office: mikä muuttuu sinulle?
- Euro-Office-käyttöopas 13.2: Siirtyminen Euro-Officeen
- Nextcloud-opas 14.2: Käyttäjien luominen, muokkaaminen, poistaminen käytöstä ja poistaminen