Sovellukset puhelimeen ja tietokoneeseen

Moduuli 7: Yhteistyö, sovellukset ja tietoturva · Lukuaika: 10 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat siirtää organisaatiosi kaikki tietokoneet ja puhelimet uuteen palveluun oikeassa järjestyksessä, ja poistaa vanhat sovellukset niin, ettei mikään jää kahteen kertaan tai katoa.

Keskeiset käsitteet: työpöydän synkronointisovellus, synkronointi, virtuaaliset tiedostot, valikoiva synkronointi, verkkolevy (WebDAV), mobiilisovellus, valokuvien automaattinen lataus, sovelluskohtainen salasana, pilviosoite, varmenne, kaksinkertainen synkronointi, laitehallinta

Missä siirtymä oikeasti tuntuu

Useimmille ihmisille "pilvi" ei ole verkkosivu, vaan kansio kannettavalla, kalenteri puhelimessa ja valokuvat, jotka siirtyvät jonnekin itsestään. Jos nämä asiat eivät enää toimi siirtymän jälkeen, siirtymä on heidän kannaltaan epäonnistunut, vaikka migraatio palvelimella sujuisi kuinka hyvin tahansa.

Bakkerij De Korrelissa näitä on 12 henkilöä, joilla on yhteensä 9 kannettavaa, 2 tietokonetta myymälässä, 12 puhelinta ja yksi tabletti leipomossa reseptejä varten. Jokaisessa laitteessa on nyt Googlen tai Microsoftin sovelluksia: Google Drive for desktop tai OneDrive, Gmail- tai Outlook-sovellus, Google- tai Microsoft-tilin kalenteri ja yhteystiedot, sekä Google Kuvat tai OneDriven kameratallennus. Kaikkien näiden sovellusten pitää vaihtua johonkin muuhun, ja vanhojen on poistuttava.

Kolme tapaa päästä tiedostoihisi tietokoneelta

Työpöydän synkronointisovellus on yleensä paras valinta. Nextcloudissa se on nimeltään Nextcloud Files; muilla eurooppalaisilla palveluilla on vastaavia sovelluksia. Tärkeä asetus on virtuaaliset tiedostot: näet kaikki kansiosi ja tiedostosi, mutta tiedosto ladataan vasta kun avaat sen. Näin 200 Gt pilvi mahtuu kannettavalle, jossa on 128 Gt levytila. Valikoivalla synkronoinnilla voit sen sijaan valita, mitkä kansiot tulevat kokonaan tietokoneelle.

Kiinnitä huomiota eroon, joka yllättää monet: virtuaalisten tiedostojen kohdalla "poistaminen" tarkoittaa todellista poistamista myös pilvestä. Jos haluat vain vapauttaa tilaa, valitse Vapauta tilaa (tai vastaava vaihtoehto omassa sovelluksessasi), älä Poista.

Kultainen sääntö: ei koskaan kahta synkronointisovellusta samaan kansioon

Suurin virhe siirtymässä on, että vanha ja uusi synkronointisovellus toimivat samaan aikaan, tai että joku antaa uuden sovelluksen synkronoida vanhan sovelluksen kansioon. Silloin sinulla on kaksi ohjelmaa, jotka molemmat luulevat olevansa samojen tiedostojen herra. Seuraus: kaksoiskappaleet, ristiriitakopiot, ja pahimmassa tapauksessa tiedostoja, jotka toinen ohjelma poistaa, koska toinen on siirtänyt ne.

Järjestys on siis seuraava:

1. Tiedostot on jo siirretty palvelimella (oppitunti 6.1) ja tarkistettu.
2. Sammuta vanha synkronointisovellus (Google Drive for desktop, OneDrive, Dropbox): kirjaudu ulos tai keskeytä synkronointi ja poista se sitten. Vanhassa kansiossa olevat tiedostot jäävät tietokoneelle, mutta niitä ei enää päivitetä.
3. Asenna uusi sovellus ja anna sen käyttää uutta, omaa kansiota.
4. Tarkista, että tiedostot ovat uudessa kansiossa.
5. Nimeä vanha kansio uudelleen (esimerkiksi OneDrive-VANHA-ei-kaytossa) ja poista se muutaman viikon kuluttua, kun kukaan ei kaipaa mitään.

Se, ettet poista vanhaa kansiota heti, on turvaverkkosi: jos kannettavalla oli jotain, mikä ei koskaan siirtynyt pilveen, löydät sen vielä sieltä.

Puhelimet ja tabletit

Puhelimessa kyse on yleensä neljästä asiasta:

Valokuvissa piilee ansa. Jos olet jo siirtänyt vanhat valokuvat migraation kautta (oppitunti 6.1), ja annat sen jälkeen uuden sovelluksen ladata myös "kaikki olemassa olevat valokuvat", ne päätyvät kahteen kertaan. Valitse siis automaattista latausta käyttöön ottaessasi, lataako sovellus kaiken vai vain tietystä päivämäärästä alkaen. Äläkä koskaan ota käyttöön asetusta, jossa valokuvat poistetaan puhelimesta latauksen jälkeen, varsinkaan ensimmäisten viikkojen aikana.

iPhonessa iOS antaa sovelluksille vain vähän taustatoiminta-aikaa. Lataus etenee silloin usein vasta kun sovellus on auki. Tämä ei ole palvelun vika; avaa sovellus silloin tällöin laturissa wifin ollessa päällä.

Kirjautuminen: tavallinen kirjautuminen vai sovelluskohtainen salasana

Koska uusi palvelusi käyttää kaksivaiheista tunnistautumista (oppitunti 7.3), eivät kaikki sovellukset pysty kirjautumaan sisään tavallisella salasanallasi. Ne eivät osaa syöttää ylimääräistä koodia. Sovelluksia on kahta tyyppiä:

• Sovellukset, jotka näyttävät palvelun oman kirjautumisnäytön, kuten Nextcloudin työpöytäsovellus ja mobiilisovellus. Kirjaudut sisään samalla tavalla kuin selaimessa, koodin kanssa. Sovellus hoitaa sen jälkeen itse oman pääsyavaimensa.
• Sovellukset, jotka osaavat syöttää vain käyttäjätunnuksen ja salasanan, kuten iPhonen sisäänrakennettu kalenteri ja yhteystiedot, Thunderbird tai verkkolevy. Näitä varten luot sovelluskohtaisen salasanan: erillisen, pitkän salasanan vain sitä yhtä sovellusta varten sillä yhdellä laitteella.

Anna jokaiselle sovelluskohtaiselle salasanalle nimi, esimerkiksi Kalenteri iPhone Anne. Jos Anne kadottaa puhelimensa, voit perua vain sen yhden salasanan.

Pilviosoite ja varmenne

Jokaisen laitteen pitää saada pilvesi oikea osoite. Käytä alusta alkaen lopullista osoitetta, mieluiten omalla verkkotunnuksellasi (cloud.example.com). Jos aloitat palveluntarjoajan väliaikaisella osoitteella ja siirryt myöhemmin omaan verkkotunnukseesi, joudut käymään kaikki laitteet läpi vielä kerran.

Osoitteen pitää toimia https:n kautta kelvollisella varmenteella. Jos sovellus näyttää varmennevaroituksen, älä koskaan klikkaa sitä pois. Se on juuri se varoitus, jonka pitäisi tulla, jos joku yrittää siepata liikennettäsi. Anna selvittää asia ensin. Tehtävässä A7.2 tarkistat tämän automaattisesti.

Laitehallinta ja etäpyyhintä

Suuremmat organisaatiot käyttävät laitehallintaa (MDM): järjestelmää, jolla ylläpitäjä asentaa sovelluksia ja voi pyyhkiä kadonneen puhelimen tyhjäksi. Bakkerij De Korrelin kaltaiselle organisaatiolle tämä on yleensä liian raskas ratkaisu. Sen sijaan tärkeää on: uudesta palvelustasi näet, mitkä laitteet ovat kirjautuneina sisään, ja voit perua laitteen pääsyn. Jotkin palvelut voivat pyyhkiä oman sovelluksensa tiedostot etänä heti kun laite on taas verkossa. Tämä toimii vain kyseiselle sovellukselle, ei muulle puhelimelle.

Käytännössä: näin se näyttää palveluntarjoajalla

WebOké Nextcloud asennuksessa asennat tietokoneelle Nextcloud Filesin (Windows, Mac tai Linux). Kun lisäät tilisi, sovellus avaa selainikkunan, jossa kirjaudut sisään koodillasi; sen jälkeen valitset kansion ja haluatko virtuaaliset tiedostot. Puhelimessa käytät Nextcloud GmbH:n virallista Nextcloud-sovellusta; erillistä WebOké-sovellusta ei ole. Syötät siihen Nextcloudisi osoitteen. Kalenteri ja yhteystiedot hoituvat iPhonen sisäänrakennetun tilin kautta tai DAVx5:llä Androidissa, sovelluskohtaisella salasanalla.

Muilla eurooppalaisilla palveluntarjoajilla toiminta on samankaltaista: työpöytäsovellus, mobiilisovellus, ja kalenterille sekä yhteystiedoille standardit CalDAV ja CardDAV.

Yhteenveto

• Käyttäjät huomaavat siirtymän omilla laitteillaan. Suunnittele tämä vaihe yhtä huolellisesti kuin migraation palvelimella.
• Ei koskaan kahta synkronointisovellusta samaan kansioon: ensin vanha pois, sitten uusi omaan kansioonsa, vanha kansio pois vasta viikkojen kuluttua.
• Virtuaaliset tiedostot säästävät tilaa; poistaminen tarkoittaa myös todellista poistamista.
• Vältä kaksinkertaiset valokuvat: valitse automaattisessa latauksessa aloituspäivämäärä.
• Käytä heti lopullista pilviosoitetta kelvollisella varmenteella, ja sovelluskohtaisia salasanoja sovelluksille, joissa ei ole kirjautumisnäyttöä.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä A7.2: Pilviosoitteesi tarkistaminen. Syötä uuden pilvesi osoite (esimerkiksi cloud.example.com). Ohjelma tarkistaa varmenteen, ohjauksen http:stä https:ään, HSTS-asetuksen ja, Nextcloudin tapauksessa, onko asennus tavoitettavissa ja tuettu.

Tehtävä E7.2: Laiteluettelo ja siirtymisjärjestys. Tee luettelo kaikista organisaatiosi laitteista ja merkitse jokaisen laitteen kohdalle, mitkä sovellukset synkronoivat juuri nyt, ja aseta jokaiselle laitteelle vaiheet oikeaan järjestykseen: vanha pois, uusi käyttöön, tarkistus, vanha pois lopullisesti.

Lue lisää

Näiden artikkelien vaiheet koskevat WebOkén palveluita; muilla palveluntarjoajilla toiminta on samankaltaista.

• Nextcloud-opas 7.1: Miksi työpöytäsovellus? Selain, sovellus vai verkkolevy
• Nextcloud-opas 7.2: Nextcloud Files asentaminen Windowsiin
• Nextcloud-opas 7.3: Nextcloud Files asentaminen Macille (File Provider)
• Nextcloud-opas 7.5: Virtuaalitiedostot: näe kaikki, lataa vain se mitä avaat
• Nextcloud-opas 8.1: Mitä sovelluksia tarvitset puhelimeen ja tablettiin?
• Nextcloud-opas 8.4: Kuvien automaattinen lähetys
• Nextcloud-opas 16.18: Nextcloudin siirtäminen omaan verkkotunnukseen: mitä sovelluksissa pitää muuttaa jälkikäteen?
• Nextcloud-opas 15.7: Varoitus varmenteesta tai suojaamaton yhteys