Exit-strategia, myös uutta pilveäsi varten

Moduuli 8: Varmuuskopiot, siirtyminen pois ja hallinta · Lukuaika: 11 minuuttia

Tavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat laatia ja testata exit-strategian, jotta voit myöhemmin vaihtaa pois myös uudesta palveluntarjoajastasi ilman vahinkoja, ja tiedät mitä oikeuksia tietosuoja-asetus (GDPR) ja EU:n datasäädös sinulle tässä antavat.

Keskeiset käsitteet: exit-strategia, exit-testi, vientimuoto, avoin standardi, irtisanomisaika, siirtymäaika, tietojen palauttaminen ja poistaminen, tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 3 kohdan g alakohta, EU:n datasäädös (asetus (EU) 2023/2854), vaihto-oikeus, vaihtokustannukset, verkkotunnus omassa hallinnassa

Miksi miettiä lähtöä jo nyt?

Olet juuri vaihtanut palvelua, tai vaihto on vielä kesken. Miksi kannattaisi jo nyt miettiä seuraavaa vaihtoa? Koska muuten opit tämän kurssin opetuksen uudelleen viiden vuoden kuluttua. Vanhan palvelusi kanssa törmäsit seiniin (oppitunti 2.3): tiedostot omassa muodossaan, chatit jotka eivät siirtyneet mukana, kirjautuminen tilillä jonka halusit lopettaa. Exit-strategia huolehtii siitä, ettet rakenna samoja seiniä uuteen palveluun.

On myös syitä joita et itse valitse: palveluntarjoaja ostetaan (esimerkiksi EU:n ulkopuolinen yritys ostaa sen, jolloin oppitunnin 2.1 kysymyksiin tulee yhtäkkiä eri vastaukset), hinnat nousevat rajusti, palvelu lopetetaan, tai yritys menee konkurssiin. Sillä jolla on suunnitelma, on rauha valita. Sillä jolla ei ole suunnitelmaa, on edessä kiireinen siirtymä.

Exit-strategian kolme tasoa

Taso yksi, tekninen: saatko tietosi ulos käyttökelpoisessa muodossa?

Kirjaa jokaisesta osa-alueesta ylös, miten vie tiedot ja missä muodossa. Avoimia standardeja käyttävän palvelun kanssa (oppitunti 2.2) tämä on selkeää:

Taso kaksi, sopimukseen liittyvä: mitä lähdöstä sanotaan sopimuksessasi?

Lue nämä sopiessasi, älä vasta irtisanoessasi: irtisanomisaika, pääsetkö tuona aikana yhä täysin käsiksi tietoihisi, kuinka kauan tietosi ovat noudettavissa sopimuksen päätyttyä, ja milloin ja miten ne poistetaan. Haluatko vahvistuksen poistamisesta?

Taso kolme, organisatorinen: kuka tietää miten se tehdään?

Suunnitelma joka on vain yhden kollegan päässä, ei ole suunnitelma. Kirjoita exit-strategia dokumenttiin hallinnon yhteyteen, ylläpitäjien ja ylläpitotilin kirjautumistietojen kanssa (salasananhallinnassa, oppitunti 7.4).

Mitä tietosuoja-asetus (GDPR) säätää

Jos käytät palvelua muiden henkilötietoihin (asiakkaat, jäsenet, työntekijät), palveluntarjoaja on henkilötietojen käsittelijäsi ja solmit tietojenkäsittelysopimuksen (oppitunti 9.2). Tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 3 kohdan g alakohta sanoo, että sopimuksessa on oltava ehto, jonka mukaan käsittelijä palvelun päätyttyä, valintasi mukaan, poistaa kaikki henkilötiedot tai palauttaa ne sinulle, ja poistaa olemassa olevat jäljennökset, jollei laki velvoita säilyttämään niitä. Tämä on lakisääteinen perustasi saada tietosi takaisin lähtiessäsi ja antaa poistaa ne sen jälkeen. Pyydä poistoa myös oikeasti, ja pyydä siitä vahvistus.

Tämä on selitystä, ei oikeudellista neuvontaa. Jos epäröit oman tilanteesi suhteen, kysy juristilta tai tietosuojavastaavaltasi.

Mitä EU:n datasäädös säätää

12. syyskuuta 2025 alkaen on sovellettu EU:n datasäädöstä (asetus (EU) 2023/2854). Sen VI luku (23 artiklasta 31 artiklaan) koskee pilvipalvelujen välillä vaihtamista ja koskee niin kutsuttujen tietojenkäsittelypalvelujen tarjoajia, mihin kuuluvat tavalliset tallennus-, sähköposti- ja yhteistyöpalvelut verkossa. Tärkeimmät kohdat:

• Palveluntarjoajan on mahdollistettava vaihto ja poistettava esteet (23 artikla), ja vaihdon ehdot on kirjattava kirjalliseen sopimukseen (25 artikla).
• Irtisanomisaika vaihdon aloittamiseksi on enintään kaksi kuukautta (25 artiklan 2 kohdan d alakohta).
• Sen jälkeen seuraa enintään 30 kalenteripäivän siirtymäaika, jonka aikana palveluntarjoaja auttaa ja palvelu toimii edelleen (25 artiklan 2 kohdan a alakohta). Jos tämä ei ole teknisesti mahdollista, palveluntarjoajan on ilmoitettava siitä 14 työpäivän kuluessa ja se voi ehdottaa pidempää, enintään seitsemän kuukauden aikaa (25 artiklan 4 kohta). Siirtymäaikaa voi pidentää kerran (25 artiklan 5 kohta).
• Siirtymäajan jälkeen sinulla on vähintään 30 kalenteripäivää aikaa noutaa tietosi (25 artiklan 2 kohdan g alakohta), ja sen jälkeen palveluntarjoajan on poistettava kaikki kokonaan (h alakohta).
• Palveluntarjoajan on kerrottava etukäteen, mitä tietoja voit siirtää mukaasi ja missä muodoissa (25 artiklan 2 kohdan e alakohta ja 26 artikla).
• Vaihtokustannukset: 12. tammikuuta 2027 saakka palveluntarjoaja saa periä vain alennettuja, omia kustannuksiaan vastaavia maksuja; 12. tammikuuta 2027 alkaen vaihtokustannuksia ei saa periä lainkaan (29 artikla). Tavalliset tilausmaksut ja ennenaikaisen irtisanomisen sakkomaksu eivät kuulu tämän piiriin.

Poikkeuksia on, esimerkiksi palveluille jotka on rakennettu suurelta osin räätälöidysti yhdelle asiakkaalle, ja testiversioille (31 artikla). Datasäädös siis helpottaa vaihtamista, mutta se ei vie tietojasi puolestasi. Vientimuoto jota kukaan muu ei pysty lukemaan, on edelleen ongelma; siksi avoimet standardit ovat yhä tärkeitä.

Verkkotunnuksesi: tärkein avain

Yksi asia tekee jokaisesta exitistä paljon helpomman: oma verkkotunnus, omassa hallinnassa. Jos sähköpostiosoitteesi on info@example.com ja verkkotunnus on organisaatiosi nimissä, voit siirtää sähköpostin mille tahansa palveluntarjoajalle muuttamalla MX-tietueita (oppitunti 4.3). Jos osoitteesi on bakkerijdekorrel@gmail.com tai verkkotunnus on sidottu palveluntarjoajasi tiliin, menetät osoitteesi lähtiessäsi tai olet riippuvainen sen myötävaikutuksesta.

Tarkista siis:

• onko verkkotunnus organisaation (haltijan) nimissä, ei entisen työntekijän tai verkkosivuston rakentajan;
• tiedätkö, millä rekisteröijällä se on ja miten haet siirtokoodin;
• käyttääkö pilvipalvelusi osoitetta omassa verkkotunnuksessasi, kuten cloud.example.com, jotta sovellukset ja linkit eivät riipu palveluntarjoajan osoitteesta.

Exit-testi

Exit-strategia testataan kuten varmuuskopiokin: tekemällä se oikeasti, pienessä mittakaavassa. Rakeisessa Ruud tekee tämän kerran vuodessa, rauhallisena iltapäivänä:

1. Hän vie yhden kansion asiakirjoja, jaetun kalenterin "Bezorging" (ICS) ja osoitekirjan "Leveranciers" (vCard).
2. Hän avaa nämä tiedostot toisessa ympäristössä: toisessa kalenteriohjelmassa, toisessa osoitekirjassa, toisessa toimisto-ohjelmassa.
3. Hän tarkistaa: tulevatko tapaamiset oikeilla ajoilla ja toistoilla? Ovatko puhelinnumerot oikeiden nimien kohdalla? Avautuvatko asiakirjat oikealla muotoilulla?
4. Hän kirjaa ylös mikä ei toiminut, ja mukauttaa strategiaa.

Tehtävässä A8.2 annat ohjelman tarkistaa tämän automaattisesti.

Käytännössä: näin se näyttää palveluntarjoajalla

WebOkén Nextcloud käyttää avoimia standardeja: tiedostosi noudat työpöytäsovelluksella tai WebDAV:lla, kalenterit viet ICS-muodossa ja yhteystiedot vCardina, ja asiakirjat ovat tiedostoissasi docx, xlsx, pptx tai odt -muodossa. Ohjeessa kerrotaan myös, miten vaihdat toisesta Nextcloud-palveluntarjoajasta työpöytäsovelluksella sekä ICS- ja vCard-tiedostoilla; sama reitti toimii myös toiseen suuntaan. Sähköposti on sähköpostipaketissa, jonka voit kopioida IMAP:lla mille tahansa toiselle palveluntarjoajalle. Verkkotunnuksia voit siirtää toiselle rekisteröijälle siirtokoodilla.

Muilla eurooppalaisilla palveluntarjoajilla toimintatapa on samankaltainen, jos ne käyttävät samoja avoimia standardeja. Kysy asiaa ennen kuin allekirjoitat.

Yhteenveto

• Suunnittele lähtösi jo aloitusvaiheessa: teknisesti (vientimuodot), sopimuksellisesti (irtisanominen, tietojen palautus, poistaminen) ja organisatorisesti (kuka tietää miten).
• Tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 3 kohdan g alakohta: palvelun päätyttyä tiedot palautetaan tai poistetaan, valintasi mukaan.
• Datasäädös: irtisanomisaika enintään kaksi kuukautta, siirtymäaika enintään 30 päivää (poikkeuksellisesti seitsemän kuukautta), vähintään 30 päivää tietojen noutamiseen, ja 12. tammikuuta 2027 alkaen ei vaihtokustannuksia.
• Oma verkkotunnus omassa hallinnassa on tärkein avain jokaiseen exitiin.
• Testaa exit kerran vuodessa pienessä mittakaavassa.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä A8.2: Poistumistesti automaattisella tarkistuksella. Vie uudesta palvelustasi yksi kalenteri (ICS), yksi osoitekirja (vCard) ja muutama asiakirja, ja lataa ne zip-tiedostona tai erillisinä tiedostoina. Ohjelma tarkistaa, ovatko tiedostot kelvollisia ja avoimessa tai yleisessä muodossa, ja vertaa lukumääriä siihen, mitä itse ilmoitat.

Tehtävä E8.2: Exit-strategiasi yhdellä sivulla. Täytä jokaisesta osa-alueesta, miten viet tiedot ja missä muodossa, etsi sopimuksestasi tai yleisistä ehdoistasi irtisanomisaika sekä sopimukset tietojen palautuksesta ja poistamisesta, ja tarkista kenen nimissä verkkotunnuksesi on.

Lue lisää

Näiden artikkeleiden vaiheet koskevat WebOkén palveluita; muilla palveluntarjoajilla toimintatapa on samankaltainen.

• Nextcloud-opas 13.7: Nextcloud Freestä maksulliseen pakettiin, tai toiselta Nextcloud-palveluntarjoajalta
• Nextcloud-opas 14.5: Nextcloudisi omassa verkkotunnuksessa (cloud.sinunyrityksesi.fi)
• WebOké-käyttöopas 5.12: Domainin siirtäminen pois: siirtoavain (EPP) ja siirtolukko
• WebOké-käyttöopas 11.7: Yksityisyys: lataa tietosi tai pyydä niiden poistamista
• Asetus (EU) 2023/2854 (datasäädös), VI luku, 23 artiklasta 31 artiklaan: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32023R2854
• Tietosuoja-asetus (asetus (EU) 2016/679), 28 artikla: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32016R0679