Office-tiedostomuodot: OOXML, ODF ja pdf

Moduuli 6: Tiedostot ja dokumentit · Lukuaika: 10 minuuttia

Tavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat selittää mitä docx, odt ja pdf oikeastaan ovat, miksi dokumentti voi näyttää siirron jälkeen erilaiselta, ja osaat valita oikean muodon yhteistyöhön, tiedonvaihtoon ja arkistointiin.

Keskeiset käsitteet: tiedostomuoto, avoin standardi, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), vanhat binaarimuodot (doc, xls, ppt), pdf ja PDF/A (ISO 19005), csv, fontti, metriikaltaan yhteensopiva fontti, muuntaminen

Dokumentti on sopimus

Tiedosto on jono tavuja. Vasta tiedostomuoto kertoo ohjelmalle mitä nuo tavut tarkoittavat: tämä on otsikko, tämä on lihavoitu, tämä on kolmesarakkeinen taulukko. Jos muoto on julkisesti kuvattu ja kuka tahansa saa käyttää sitä ilman lupaa tai lisenssiä, puhutaan avoimesta standardista (oppitunti 2.2). Silloin eri ohjelmat voivat lukea ja kirjoittaa samaa tiedostoa, etkä ole riippuvainen yhdestä valmistajasta.

Toimistotiedostoille on kaksi suurta avointa standardia ja yksi muoto asioiden kiinnittämiseen pysyvään muotoon.

OOXML: docx, xlsx ja pptx

Office 2007:stä lähtien Microsoft Office tallentaa dokumentit oletuksena muodossa Office Open XML, lyhyesti OOXML. Tunnet päätteet: docx, xlsx ja pptx. Standardi on kirjattu ECMA-376:na ja kansainvälisenä normina ISO/IEC 29500.

Docx on itse asiassa zip-tiedosto, jolla on vakiorakenne. Nimeä kopio tiedostosta offerte.docx uudelleen nimelle offerte.zip ja pura se. Näet silloin muun muassa:

[Content_Types].xml        mitä osia tiedostossa on
word/document.xml          teksti ja muotoilu
word/styles.xml            tyylit
word/fontTable.xml         dokumentin käyttämät fontit
word/media/                kuvat
docProps/core.xml          otsikko, tekijä, päivämäärä

Kaksi asiaa kannattaa tietää. Ensinnäkin ISO/IEC 29500:ssa on tiukempi muunnos (Strict) ja väljempi muunnos (Transitional), johon mahtuu myös Wordin vanhoja erikoisuuksia; Office kirjoittaa oletuksena Transitional-muunnoksen. Toiseksi docx voi sisältää osia, jotka vain Microsoft Office ymmärtää, kuten VBA-makroja (docm- ja xlsm-tiedostoissa), ActiveX-painikkeita tai lisäosia. Muoto on avoin, mutta kaikki mitä siihen voi laittaa ei toimi kaikkialla. Tästä kerrotaan lisää oppitunnilla 6.5.

ODF: odt, ods ja odp

OpenDocument-muoto (ODF) on kehitetty standardointijärjestö OASIS:ssa ja kirjattu normiksi ISO/IEC 26300. Päätteet ovat odt (teksti), ods (laskentataulukko) ja odp (esitys). Myös odt on zip-tiedosto. Ensimmäinen osa nimeltä mimetype sisältää kirjaimellisesti dokumentin tyypin, esimerkiksi application/vnd.oasis.opendocument.text. Sisältö on tiedostossa content.xml, tyylit tiedostossa styles.xml.

ODF on LibreOfficen ja sen päälle rakennettujen pakettien, kuten Collabora Onlinen, oma muoto. Monet Euroopan viranomaiset mainitsevat ODF:n suositeltuna muotona tiedonvaihtoon ja arkistointiin. Alankomaissa ODF on Forum Standaardisatien "pas toe of leg uit" (käytä tai perustele poikkeama) listalla, samoin kuin pdf ja PDF/A.

Minkä muodon valitset?

Molemmat ovat avoimia standardeja. Käytännön ero riippuu siitä, keitä yhteistyökumppanisi ovat ja mitä ohjelmaa käytät.

Tärkein sääntö: valitse yksi päämuoto kullekin tiedostotyypille ja pysy siinä. Joka kerta kun tiedosto muunnetaan edestakaisin (docx odt:ksi ja takaisin docx:ksi), jotain voi siirtyä paikoiltaan.

Vanhat muodot: doc, xls ja ppt

Ennen vuotta 2007 syntyneet tiedostot (doc, xls, ppt) ovat binaarimuotoisia: ei zip-pakattua XML:ää, vaan Microsoftin oma tiedostorakenne. Nykyaikaiset toimisto-ohjelmistot avaavat ne vielä, mutta eivät aina virheettömästi, ja ne voivat sisältää makroja ilman että pääte paljastaa sitä. Suositus siirtymän yhteydessä: muunna vanhat tiedostot, joita vielä käytät, docx-, xlsx- tai pptx-muotoon (tai ODF:ksi) ja säilytä alkuperäinen arkistona.

Pdf ja PDF/A

Pdf on tarkoitettu kiinnittämään ulkoasu pysyvästi, samanlaisena joka laitteella. Muokkaaminen on mahdollista, mutta ei ole tarkoitus. PDF/A (ISO 19005) on tiukempi muunnos arkistointiin: kaikki fontit ovat tiedoston sisällä, ulkoisia viittauksia tai skriptejä ei saa olla, jotta tiedosto pysyy itsenäisesti luettavana vuosien päästäkin. Valitse PDF/A kaikelle, mitä täytyy säilyttää pitkään, kuten tilinpäätösasiakirjoille.

Miksi dokumentti voi näyttää erilaiselta

Siirron jälkeen kollegat sanovat pian: "tämä näyttää erilaiselta". Syy on lähes aina fontti. Dokumentti nimeää fonttinsa (esimerkiksi Calibri), mutta itse fontti ei yleensä ole tiedoston mukana. Ohjelman, joka näyttää dokumentin, täytyy itse omistaa kyseinen fontti. Jos sillä ei ole sitä, se käyttää korvaavaa fonttia, ja sillä on eri kirjainleveydet. Rivi katkeaa eri kohdasta, taulukko levenee, sivu siirtyy.

Tunnetuimmille Microsoft-fonteille on olemassa avoimen lähdekoodin metriikaltaan yhteensopivia korvaajia: jokainen kirjain on tarkalleen yhtä leveä, vain muoto eroaa hieman. Silloin tekstisi asettuu samalla tavalla.

Fonteilla kuten Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic tai omalla yritysilmeen fontilla ei ole tällaista korvaajaa. Verkko-officen täytyy silloin korvata ne jollain samankaltaisella, ja silloin teksti voi asettua eri tavalla. Bakkerij De Korrelilla kyseessä oli kirjepaperin yritysilmeen fontti. Ratkaisu: fontti asennetaan palveluntarjoajalle (jos lisenssi sen sallii), tai mallipohjaan valitaan vapaasti käytettävä fontti.

Muita asioita, jotka voivat siirtyä muotoa vaihdettaessa: ylä- ja alatunnisteet kenttineen, sisällysluettelot (päivitä ne uudelleen), kommentit ja seurattu muutoshistoria, upotetut objektit sekä laskentataulukoissa ehdollinen muotoilu ja kaaviot.

Käytännössä: näin se näkyy palveluntarjoajalla

Euro-Office-sovelluksessa WebOké Nextcloudissa avaat docx-, xlsx- ja pptx-tiedostot ilman muuntamista, ja myös odt-, ods-, odp-, rtf-, txt-, csv-tiedostot sekä vanhat muodot doc, xls ja ppt. Valinnalla Tiedosto, Lataa kuten valitset muun muassa DOCX:n, ODT:n, PDF:n tai PDF/A:n; valinnalla Tallenna kopio nimellä kopio tallentuu Nextcloudiisi. Taulukon viidelle fontille metriikaltaan yhteensopivat korvaajat ovat valmiina palvelimella. Muissa verkko-office-paketeissa on vastaavia valikkoja; mitkä fontit ne tuntevat, vaihtelee palveluntarjoajittain. Kysy tätä etukäteen, jos käytät omaa yritysilmeen fonttia.

Yhteenveto

• docx, xlsx ja pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) sekä odt, ods ja odp (ODF, ISO/IEC 26300) ovat molemmat avoimia standardeja ja molemmat zip-tiedostoja, joissa on XML:ää.
• Valitse muoto, jota office-ohjelmisto käyttää sisäisesti ja jonka yhteistyökumppanisi tuntevat, ja pysy siinä.
• Vanhat binaaritiedostot (doc, xls, ppt) muunnetaan; alkuperäinen säilytetään.
• Pdf ulkoasun kiinnittämiseen, PDF/A pitkäaikaiseen säilytykseen.
• Siirtymät johtuvat yleensä fonteista; Calibrilla, Cambrialla, Arialilla, Times New Romanilla ja Courier New:lla on metriikaltaan yhteensopivat korvaajat.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä A6.3: Oman asiakirjasi muoto ja fontit. Lataa dokumentti, jota käytät usein (esimerkiksi kirjepohjasi). Ohjelma kertoo, mikä muoto se todellisuudessa on, mitä fontteja siinä on, ja onko jokaiselle fontille metriikaltaan yhteensopiva korvaaja.

Lue lisää

Näiden artikkeleiden vaiheet pätevät WebOkén palveluihin; muilla palveluntarjoajilla toimintatapa on samankaltainen.

• Euro-Office-käyttöopas 1.4: Mitkä selaimet ja tiedostomuodot toimivat Euro-Officen kanssa?
• Euro-Office-käyttöopas 2.5: Lataaminen muodossa docx, xlsx, pptx, odt tai pdf
• Euro-Office-käyttöopas 12.3: Fontit näyttävät erilaisilta
• ISO/IEC 29500 ja ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 ja OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Forum Standaardisatie, avointen standardien lista (ODF, PDF/A)