Tiedostojen siirto Google Drivesta, OneDrivesta ja Dropboxista

Moduuli 6: Tiedostot ja dokumentit · Lukuaika: 11 minuuttia

Tavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat valita oikean tavan siirtää tiedostosi eurooppalaiseen pilveen ja tunnistat sudenkuopat: Google-dokumentit, "Jaettu kanssasi", jaetut asemat, kielletyt merkit ja liian pitkät polut.

Keskeiset käsitteet: siirtotyökalu, yhdistäminen (OAuth), Google Takeout, työpöytäsynkronointi rinnakkain, rclone, Google-dokumentti (Docs, Sheets, Slides), .gdoc-pikakuvake, "Jaettu kanssasi", jaettu asema, kielletyt merkit, polun pituus, määrän ja koon tarkistaminen

Tiedostot ovat suurin ja hitain osa

Bakkerij De Korrelilla lähes kaikki on pilvessä: reseptit, työvuorolista, laskut, verkkosivuston kuvat ja kansio "Henkilöstö", jossa on sopimukset. Yhteensä yli 180 Gt, jakautuneena Google Driveen (useimmat ihmiset) ja OneDriveen (yrittäjä, jolla oli aiemmin Microsoft 365). Se on enemmän kuin kaikki sähköposti ja kalenterit yhteensä. Tiedostot vievät siis eniten aikaa, ja siinä myös menee eniten pieleen.

Oikean järjestyksen näit jo oppitunnilla 3.3: ensin siivotaan vanhassa palvelussa, sitten luodaan käyttäjät uuteen, sitten siirretään tiedostot, ja vasta sen jälkeen asennetaan synkronointisovellukset tietokoneisiin ja puhelimiin. Tällä oppitunnilla keskitytään itse siirtoon.

Neljä tapaa siirtää tiedostoja

Reittejä on karkeasti neljä. Valintaan vaikuttaa määrä, ihmisten lukumäärä ja oma taitotasosi.

Esimerkki rclonesta, jos olet aiemmin määrittänyt kaksi palvelua nimillä gdrive ja nieuwecloud:

rclone copy gdrive: nieuwecloud:Overgezet/Google --drive-export-formats docx,xlsx,pptx --dry-run

Kun poistat --dry-run-parametrin, rclone kopioi oikeasti. Komennolla rclone check vertaat sen jälkeen lähdettä ja kohdetta.

Sudenkuoppa 1: Google-dokumentit eivät ole tiedostoja

Google Doc, Sheet tai Slides-esitys ei ole docx- tai xlsx-tiedosto. Se on dokumentti, joka on olemassa vain Googlessa. Jos haluat siirtää sen mukaan, se täytyy viedä, jolloin se muunnetaan tavalliseen tiedostomuotoon.

• Google Takeoutissa voit valita tyypin mukaan: Docs docx-, odt- tai pdf-muodossa, Sheets xlsx-, ods- tai pdf-muodossa, Slides pptx-, odp- tai pdf-muodossa. Oletuksena saat Microsoft-muodot.
• Siirtotyökalu yleensä myös muuntaa ne. Tarkista jälkikäteen, että Google-dokumentit ovat todella docx- tai xlsx-muodossa.
• Googlen synkronointisovellus (Google Drive työpöydälle) ei luo kansioosi oikeaa dokumenttia, vaan pienen tiedoston, jonka pääte on .gdoc, .gsheet tai .gslides. Se on pikakuvake: muutama rivi tekstiä, jossa on linkki ja dokumentin tunniste. Siinä ei ole kirjaintakaan tekstistäsi. Jos kopioit tämän kansion uuteen pilveesi, saat tuhansia tyhjiä viittauksia Googleen. Jos lopetat Google-tilisi sen jälkeen, ne eivät osoita enää mihinkään.

Muunnoksessa ei siirry kaikki mukaan. Teksti, taulukot, kuvat ja suurin osa muotoilusta säilyvät hyvin. Versiohistoria ei siirry mukaan, ja Googlelle ominaiset osat, kuten älykkäät kortit tai linkit dokumenttien välillä, muuttuvat tavalliseksi tekstiksi tai katoavat. Google Forms -lomakkeesta ei tule toimivaa lomaketta: saat korkeintaan vastaukset mukaan. Lomakkeet luodaan uudelleen uudessa palvelussa.

OneDrivessa ja Dropboxissa tämä on paljon pienempi ongelma: siellä on yleensä jo tavallisia Office-tiedostoja. Poikkeus Microsoftilla: OneNote-muistikirjat eivät ole tavallisia tiedostoja. Ne viedään erikseen OneNotesta (esimerkiksi pdf- tai docx-muodossa) tai siirretään käsin muistiinpanosovellukseen.

Sudenkuoppa 2: "Jaettu kanssasi" ja jaetut asemat

Se, mitä muut ovat jakaneet kanssasi, ei ole sinun. Googlessa se löytyy kohdasta Jaettu kanssasi, OneDrivessa kohdasta Jaettu. Siirtotyökalu tai Takeout ei yleensä ota näitä tiedostoja mukaan, ja se on perusteltua: omistajan pitää siirtää ne itse.

Organisaatiossa tämä on iso asia. Bakkerij De Korrelilla liikkeenjohtaja teki vuosien ajan kaikki työvuorolistat. Ne ovat hänen Drivessaan, jaettuna kaikkien kanssa. Jos jokainen siirtää oman Drivensa, vain hänellä on työvuorolistat. Siksi:

• Tee etukäteen oppitunnin 3.2 lista: mitkä kansiot on jaettu, ja kenen ne ovat?
• Anna omistajan siirtää jaetut kansiot, tai siirrä ne keskitetysti tiimikansioon (oppitunti 6.2).
• Jaetut asemat (Shared drives) Google Workspacessa (ennen Teamdrives) kuuluvat organisaatiolle, eivät yksittäiselle henkilölle. Ne eivät ole kenenkään henkilökohtaisessa Drivessa. Ne täytyy valita erikseen tai antaa ylläpitäjän viedä ne. rclonessa tämä onnistuu jaettujen asemien valitsimella.

Sudenkuoppa 3: nimet, joita Windows ei hyväksy

Selaimessa ja Macilla tiedostonimessä saa olla lähes mitä tahansa. Windows on tiukempi. Jos tiedostosi tulevat siirron jälkeen synkronointisovelluksen kautta Windows-koneelle, nämä tiedostot ohitetaan:

Kätevintä on siivota tämä ennen siirtoa tai heti sen jälkeen uuden pilvesi selainnäkymässä, ennen kuin synkronointisovellukset aloittavat. Sovi tiimin kanssa: ei välimerkkejä nimissä, lukuun ottamatta tavuviivaa ja alaviivaa.

Sudenkuoppa 4: luulla, että se on valmis

Siirto, joka sanoo olevansa "valmis", ei ole vielä tarkistettu. Vertaa jokaisen käyttäjän kohdalla:

1. Tiedostojen määrä ja kokonaiskoko muutamasta isosta kansiosta, vanhassa ja uudessa. Google-dokumenttien kohdalla koko on aina erilainen (ne muuttuvat muunnoksessa oikeiksi tiedostoiksi), joten laske sieltä vain määrä.
2. Pistokoe: avaa jokaisesta tyypistä muutama tiedosto. Docx, joka tuli Google Docista, iso laskentataulukko, pdf, valokuva.
3. Päivämäärä: onko alkuperäinen muokkauspäivämäärä yhä tallella, vai onko kaikessa tämänpäiväinen päivämäärä? Siirtotyökalulla ja rclonella se yleensä säilyy, selaimessa lataamalla ei aina.
4. Etsi pikakuvakkeita: etsi uudesta pilvestä päätteitä .gdoc, .gsheet ja .gslides. Jos löydät niitä, kyseisiä dokumentteja ei ole oikeasti siirretty.

Vasta kun tämä pitää paikkansa, sammutat vanhan synkronointisovelluksen ja käynnistät uuden (oppitunti 7.2). Työskentele siirron alusta lähtien mahdollisimman paljon uudessa pilvessä: se, mitä siirron aikana tallennat vielä vanhaan, ei siirry mukana itsestään.

Käytännössä: näin se näyttää palveluntarjoajalla

Tässä esimerkissä käytämme WebOké Nextcloudia. Kohdassa Asetukset on kaksi työkalua. WebOké Import Toolilla yhdistät Google-tilisi ja siirrät kerrallaan yhden kansion Google Drivesta; sovellus pyytää ensin pääsyn tukitiimiltä, koska Google sallii tällaiset sovellukset vain hyväksytyille tileille. Gegevensmigratiella yhdistät OneDriven (kirjautumalla sisään Microsoftiin) tai Dropboxin (pääsykoodilla) ja valitset Importdirectoryn, kansion, johon kaikki tulee. Molemmat jatkuvat taustalla; ikkunan voi sulkea.

Muilla Nextcloud-palveluntarjoajilla ja muilla eurooppalaisilla pilvipalveluilla on vastaavia siirtotyökaluja, tai ne ohjaavat rcloneen tai työpöytäsovellukseen. Tämän oppitunnin valinnat ja sudenkuopat pätevät kaikkialla.

Yhteenveto

• Valitse siirtotyökalu uudesta palvelusta, jos sellainen on tarjolla; Takeout, kaksi synkronointisovellusta tai rclone ovat vaihtoehtoja.
• Google Docs, Sheets ja Slides pitää muuntaa. .gdoc-tiedosto on vain linkki, ei dokumentti.
• "Jaettu kanssasi" ei siirry mukana: omistaja tai ylläpitäjä siirtää jaetut kansiot ja jaetut asemat.
• Siivoa kielletyt merkit ja liian pitkät polut ennen kuin synkronointisovellukset käynnistyvät Windowsissa.
• Tarkista määrä, koko, pistokoe ja päivämäärät ennen kuin luovut vanhasta palvelusta.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä A6.1: Testiviennin tarkistaminen. Vie nykyisestä palvelustasi yksi kansio, jossa on vähintään yksi Google-dokumentti (tai Office-tiedosto OneDrivesta), esimerkiksi Google Takeoutilla tai lataamalla. Lataa yksi tiedosto tästä viennistä. Ohjelma tarkistaa, onko se oikea docx-, xlsx-, pptx-, odt-, ods- tai odp-tiedosto, eikä pikakuvake tai jotain muuta. Merkitse myös, mitä muotoja vientisi tuotti.

Tehtävä E6.1: Siirtomenetelmän valinta. Valitse jokaiselle käyttäjälle tai ryhmälle menetelmä (siirtotyökalu, vienti, kaksi synkronointisovellusta tai rclone), kirjaa laajuus ja kuka siirtää jaetut kansiot ja jaetut asemat, ja laadi tarkistuslistasi siirron jälkeiseen aikaan.

Lue lisää

Näiden artikkeleiden vaiheet pätevät WebOkén palveluihin; muilla palveluntarjoajilla toimintatapa on vastaava.

• Nextcloud-opas 13.1: Valmistaudu: mitä otat mukaan ja missä järjestyksessä
• Nextcloud-opas 13.2: Google Driven, Kuvien, Kalenterin ja Yhteystietojen siirto WebOké Import Toolilla
• Nextcloud-opas 13.3: Dropboxin siirtäminen Tiedonsiirrolla
• Nextcloud-opas 13.4: OneDriven siirtäminen Tietomigraatiolla
• Nextcloud-opas 4.8: Tiedostonimet, jotka aiheuttavat ongelmia
• Nextcloud-opas 16.1: Siivoa kielletyillä merkeillä varustetut tiedostot, jotta Windows synkronoi taas
• Siirtyminen Google Drivesta WebOkén Nextcloudiin
• Siirtyminen Microsoft OneDrivesta WebOkén Nextcloudiin
• Siirtyminen Dropboxista WebOkén Nextcloudiin
• Google, Takeout-ohje (Driven vientimuodot); rclonen dokumentaatio (rclone.org, Google Drive ja WebDAV)