Tiedot, käyttäjät ja omistajuus lukuina

Moduuli 3: Kartoitus ja suunnittelu · Lukuaika: 10 minuuttia

Tavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat määrittää tietojesi laajuuden palvelusta ja käyttäjästä riippuen, selvittää kuka omistaa mitkäkin tiedot, ja siivota etukäteen niin, että siirtymä sujuu nopeammin ja turvallisemmin.

Keskeiset käsitteet: tallennustilan käyttö, postilaatikon koko, henkilökohtainen tallennustila, jaettu asema tai tiimisivusto, ulkoinen jakaminen, lisenssi, aktiivinen käyttäjä, tietojen omistaja, pääkäyttäjä, siivous, säilytysvelvollisuus

Miksi laskea?

Oppitunnin 3.1 kartoituksen avulla tiedät mitä sinulla on. Nyt haluat tietää kuinka paljon ja keneltä. Tähän on kolme syytä:

1. Mahtuuko se? Uuden pakettisi tulee olla riittävän suuri, myös tulevien vuosien kasvua ajatellen.
2. Kuinka kauan se kestää? Sähköpostin ja tiedostojen kopiointi etenee tietyllä nopeudella. Kymmenien gigatavujen kopiointi kestää tunneista päiviin, ja satatuhatta viestiä sisältävä postilaatikko vie enemmän aikaa kuin kymmenen suurta liitettä sisältävä.
3. Kuka päättää? Jokaisen kansion ja postilaatikon kohdalla jonkun täytyy sanoa: tämä siirtyy mukaan, tämän voi jättää pois.

Tallennustila palvelua ja käyttäjää kohden

Suuret pilvipalvelut näyttävät hallintaportaalissa, kuinka paljon tallennustilaa käytetään, yleensä eriteltynä sähköpostiin, tiedostoihin ja kuviin, sekä käyttäjäkohtaisesti. Google Workspacessa ja Microsoft 365:ssä tämän löytää hallintaympäristön raporteista tai tallennustilan yhteenvedosta; tarkat valikkonimet vaihtuvat säännöllisesti, joten etsi palvelusi ohjeista hakusanalla "storage usage" tai "tallennustilan käyttö".

Kirjaa ylös käyttäjäkohtaisesti:

Katso myös viimeisintä kirjautumista. Tilit, joita ei ole käytetty kuukausiin, kuuluvat usein ihmisille, jotka ovat jo lähteneet. Niitä ei siirretä tavallisina tileinä, vaan tiedot arkistoidaan tai siirretään kollegalle.

Ei hallintaportaalia, esimerkiksi koska kaikilla on oma erillinen ilmainen postilaatikko? Silloin jokainen tarkistaa itse: sähköpostin tai tallennustilan asetuksista näkee, kuinka paljon tilaa on käytössä.

Jaettu tallennustila kuuluu organisaatiolle

Useimmissa palveluissa on ero:

• henkilökohtainen tallennustila: yhden henkilön tiedostot, myös silloin kun hän jakaa niitä muiden kanssa. Googlessa tätä kutsutaan nimellä "Oma Drive", Microsoftilla OneDrive.
• jaettu tallennustila tiimille tai organisaatiolle: Googlessa jaettu asema, Microsoftilla tiimisivusto SharePointissa tai tiedostot Teams-kanavassa.

Tämä ero on tärkeä. Kollegan henkilökohtaisessa tallennustilassa oleva tiedosto katoaa, kun hänen tilinsä suljetaan, vaikka koko tiimi olisi käyttänyt sitä. Jaetussa tallennustilassa oleva tiedosto säilyy. Siirtymän yhteydessä kannattaa varmistaa, että yhteiset tiedostot päätyvät uudessakin palvelussa jaettuun tallennustilaan: Nextcloudissa esimerkiksi tiimikansioon (oppitunti 6.2).

Selvitä siis jokaisen tärkeän kansion osalta, missä se tällä hetkellä sijaitsee. Usein käy ilmi, että kansio "Asiakkaat" on itse asiassa leipomon omistajan henkilökohtaisessa Drivessa ja jaettu kaikkien kanssa. Silloin kyseinen henkilö on omistaja ja hänen täytyy viedä se itse, tai pääkäyttäjän täytyy ensin siirtää omistajuus.

Ulkoiset jaot

Ulkoinen jako on tiedosto tai kansio, jonka olet jakanut organisaatiosi ulkopuolisen tahon kanssa, tai julkinen linkki. Nämä eivät juuri koskaan siirry mukana siirtymässä: linkki toimii vain vanhassa palvelussa. Kirjaa siis ylös:

• mitkä kansiot on jaettu asiakkaiden, toimittajien tai kirjanpitäjän kanssa;
• mitkä julkiset linkit ovat olemassa ja tarvitaanko niitä enää;
• mitä on jaettu sinulle: muiden kansiot, jotka näet omassa Drivessasi, eivät ole osa omaa tallennustilaasi eivätkä siis siirry mukana.

Tämä viimeinen kohta yllättää monet. "Jaettu kanssasi" ei ole oma kopio. Jos haluat säilyttää jotain, tee siitä oma kopio tai pyydä omistajalta.

Siivoa ennen muuttoa

Siirtotyökalut vievät mukanaan kaiken, minkä niille annat. Se mitä et halua säilyttää, kannattaa poistaa etukäteen. Etukäteissiivous:

• nopeuttaa kopiointia;
• helpottaa jälkikäteistä tarkistusta (vähemmän laskettavaa);
• pienentää riskiä: tiedot, joita sinulla ei ole, eivät voi myöskään vuotaa.

Älä kuitenkaan poista mitään, mitä sinun täytyy säilyttää. Alankomaissa verottajan kirjanpidon säilytysvelvollisuus on yleisesti seitsemän vuotta (artikla 52 kohta 4, yleinen verolaki eli Algemene wet inzake rijksbelastingen), ja tietyille tiedoille, kuten kiinteistöjä koskeville, kymmenen vuotta. Henkilöstötiedoille ja terveystiedoille pätevät eri määräajat. Suomessa ja muualla voi olla toisenlaisia säilytysaikoja, joten epäselvissä tapauksissa kysy omalta kirjanpitäjältäsi tai juristiltasi. Sen, mitä sinun täytyy säilyttää mutta et käytä päivittäin, voi myös arkistoida: tallentaa erikseen, esimerkiksi rajoitetun pääsyn arkistokansioon.

Ja päinvastoin: henkilötietoja, joita et enää tarvitse, ei tietosuoja-asetuksen mukaan saa säilyttää turhaan (säilytyksen rajoittamisen periaate, 5 artiklan 1 kohdan e alakohta). Siirtymä on hyvä hetki siivota nämä pois.

Kuinka kauan kopiointi kestää?

Karkea arvio auttaa suunnittelussa (oppitunti 3.3). Nopeus riippuu vanhasta palvelusta (joka usein rajoittaa pyyntöjen määrää minuutissa), uudesta palvelusta ja tiedostojen määrästä. Laske suunnittelua varten reilusti:

• monet pienet tiedostot tai viestit etenevät hitaammin kuin harvat suuret;
• suuren postilaatikon ensimmäinen kopio voi kestää yön yli tai pidempään; toinen kierros (vain uudet viestit) sujuu nopeasti;
• tee koe yhdellä postilaatikolla ja yhdellä kansiolla, ja laske koetuloksen pohjalta eteenpäin.

Lisenssit ja käyttäjät

Laske myös lisenssit: kuinka monta käyttäjää, millaisia lisenssejä (esimerkiksi toimisto-ohjelmiston kanssa tai ilman) ja koska ne päättyvät. Uudessa palvelussa valitset jokaiselle henkilölle sen, mitä hän tarvitsee. Kaikki eivät tarvitse verkossa toimivaa toimisto-ohjelmistoa tai videopuhelumahdollisuutta.

Kirjaa myös ylös, kuka toimii jatkossa pääkäyttäjänä. Pääkäyttäjä luo tilejä ja asettaa käyttöoikeuksia. Tämä on eri asia kuin tietojen omistaja: kollega, jonka postilaatikosta on kyse. Hyvä nyrkkisääntö: vähintään kaksi pääkäyttäjää, ja pääkäyttäjät eivät katso toisten tietoja ellei siitä ole erikseen sovittu (oppitunti 7.3).

Käytännössä: näin se näyttää palveluntarjoajalla

WebOkén Nextcloudissa näet tallennustilasi kahdessa paikassa: vasemmassa alakulmassa Tiedostot-sovelluksessa omalta osaltasi, ja pääkäyttäjänä Oma WebOkéssa koko paketin osalta. Tiimikansiossa olevat tiedostot eivät lasketa yhden henkilön nimiin, ja tiedostot, jotka joku jakaa sinulle, lasketaan omistajan nimiin. Käyttäjät luodaan Gebruikersbeheer-osiossa; sieltä näet myös viimeisimmän kirjautumisen. Muilla palveluntarjoajilla nämä yhteenvedot löytyvät toisesta paikasta, mutta periaate on sama.

Yhteenveto

• Laske palvelusta ja käyttäjästä, kuinka paljon sähköpostia ja tiedostoja on, ja katso viimeisin kirjautuminen.
• Jaettu tallennustila (jaettu asema, tiimisivusto) kuuluu organisaatiolle; henkilökohtainen tallennustila katoaa tilin mukana.
• Ulkoiset jaot ja "jaettu kanssasi" eivät siirry mukana: kirjaa ne ylös.
• Siivoa etukäteen, mutta kunnioita säilytysvelvollisuuksia; arkistoi se, mitä täytyy säilyttää.
• Kirjaa ylös lisenssit, pääkäyttäjät ja tietojen omistajat; vähintään kaksi pääkäyttäjää.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä E3.2: Organisaatiosi luvut. Selvitä käyttäjäkohtaisesti sähköpostin ja tiedostojen tallennustila, viimeisin kirjautuminen, ja siirtyykö tili mukana. Selvitä kolmen tärkeimmän yhteisen kansiosi osalta, ovatko ne henkilökohtaisessa vai jaetussa tallennustilassa, ja kuka on omistaja. Kirjaa ylös ulkoiset jaot, joita vielä tarvitaan.

Lue lisää

Näiden artikkelien vaiheet koskevat WebOkén palveluita; muilla palveluntarjoajilla toiminta on vastaavaa.

• Nextcloud-opas 6.4: Tallennustilan tarkastelu: mikä lasketaan mukaan ja mikä ei
• Nextcloud-opas 14.2: Käyttäjien luominen, muokkaaminen, poistaminen käytöstä ja poistaminen
• Nextcloud-opas 5.10: Siirrä omistajuus, kun kollega lähtee
• Nextcloud-opas 14.7: Käyttöoikeudet: kuka hallinnoi mitä Nextcloudissasi?
• Tietosuoja-asetus, 5 artiklan 1 kohdan e alakohta (säilytyksen rajoittaminen); Alankomaiden verottaja (Belastingdienst), kirjanpidon säilytysvelvollisuus: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren