Chattaaminen ja kokoukset

Moduuli 7: Yhteistyö, sovellukset ja tietoturva · Lukuaika: 10 minuuttia

Tavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat valita eurooppalaisen vaihtoehdon chatille ja videopuheluille sekä hoitaa siirtymän Teamsista, Slackista tai Zoomista, mukaan lukien sen, mitä teet chat-historialle.

Keskeiset käsitteet: chat, keskustelu tai kanava, videokokous, vieras ilman tiliä, lobby (odotushuone), moderaattori, siirtosalaus, päästä päähän salaus, chat-historia, säilytysvelvollisuus, avoin standardi (Matrix), itse isännöinti

Miksi chat on hankalin osuus

Sähköpostilla, kalentereilla ja tiedostoilla on avoimet standardit: IMAP, CalDAV, WebDAV. Ne voi kopioida palveluntarjoajalta toiselle. Chatin ja kokousten kohdalla tilanne on toinen. Microsoft Teamsilla, Slackilla, Zoomilla ja WhatsAppilla on jokaisella oma järjestelmänsä. Teamsin keskustelua ei voi "tuoda" toiseen chat-sovellukseen. Aloitat siis alusta.

Tämä kuulostaa pahemmalta kuin se on. Bakkerij De Korrelilla kyse on kolmesta asiasta: nopea kysymys kollegalle ("ovatko rusinapullat jo valmiit?"), kerran viikossa palaveri kotoa työskentelevien leipurien kanssa suunnittelusta, sekä silloin tällöin videopuhelu asiakkaan tai toimittajan kanssa. Tämän voi hoitaa missä tahansa nykyaikaisessa chat-ohjelmassa. Hankala osuus on tottumuksissa ja vanhoissa viesteissä.

Mitä tarvitset? Neljä kysymystä

Ennen kuin valitset ohjelman, vastaa neljään kysymykseen:

Eurooppalaiset ja avoimet vaihtoehdot

Ratkaisuja on karkeasti kahdenlaisia: pilviympäristöösi sisältyvä chat ja puhelut, sekä erilliset ohjelmat.

Kaksi asiaa herättää huomiota. Sveitsi ja Iso-Britannia eivät ole EU:n jäseniä. Molemmille maille Euroopan komissio on kuitenkin tehnyt tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen: tiedot saavat siirtyä sinne ilman lisätoimenpiteitä (oppitunti 2.1). Ja "avoin lähdekoodi, jonka kehittäjänä on yhdysvaltalainen yritys" (Jitsi) tarkoittaa eri asiaa kuin "yhdysvaltalaisen yrityksen palvelu". Jos ajat Jitsiä omalla palvelimella tai eurooppalaisella palveluntarjoajalla, keskustelusi ei kulje 8x8:n kautta. Ohjelmisto kuuluu kaikille; palvelu kuuluu sille, joka ajaa palvelinta.

Siirtosalaus, päästä päähän salaus ja kuka ajaa palvelinta

Lähes kaikki ohjelmat salaavat yhteyden laitteesi ja palvelimen välillä. Tätä kutsutaan siirtosalaukseksi. Samassa wifi-verkossa oleva henkilö ei silloin pääse lukemaan mukana, mutta itse palvelin pääsee periaatteessa kyllä.

Päästä päähän salauksessa vain osallistujat pystyvät lukemaan tai kuulemaan keskustelun, ei edes palvelimen ylläpitäjä. Threema ja Wire tekevät näin oletuksena. Matrixissa sen voi valita keskustelukohtaisesti, ja Elementissä se on oletuksena päällä yksityiskeskusteluissa. Nextcloud Talkissa ja Jitsissä se riippuu versiosta ja palvelimen asetuksista. Oleta siinä tapauksessa, että palvelimen ylläpitäjä voi nähdä chat-viestit, ellei palveluntarjoajasi ole kirjallisesti todennut toisin.

Leipomolle, joka keskustelee suunnittelusta, siirtosalaus riittää yleensä, kunhan palvelin sijaitsee luotettavan toimijan hallinnassa ja kuuluu eurooppalaisen lainsäädännön piiriin. Jos käsittelet terveystietoja tai luottamuksellisia neuvotteluja, päästä päähän salaus painaa enemmän.

Vieraat, lobby ja moderaattorit

Asiakkailla ja toimittajilla ei ole tiliä ympäristössäsi. Tätä varten on vieraslinkki: kuka tahansa linkin saanut voi osallistua selaimen kautta, asentamatta mitään. Tämä on kätevää mutta samalla riski, sillä linkin voi välittää eteenpäin.

Kolme tapaa pitävät sen turvallisena:

1. Aseta linkille salasana ja lähetä se toista kanavaa pitkin, esimerkiksi tekstiviestillä.
2. Käytä lobbyä (odotushuone): vieraat odottavat, kunnes moderaattori avaa kokouksen ja päästää heidät sisään.
3. Sulje vierastoiminto käytön jälkeen, tai luo jokaista kokousta varten uusi keskustelu.

Mitä teet vanhalle chat-historialle?

Teamsin, Slackin tai WhatsAppin viestit eivät siirry mukana. Siksi päätät etukäteen:

• Mikä pitää säilyttää? Asiakkaiden kanssa sovitut asiat, päätökset, chatissa käsitellyt tarjoukset. Niiden ei oikeastaan pitäisi olla pelkästään chatissa. Siirrä ne dokumenttiin tai sähköpostiin ennen siirtymää.
• Mikä saa kadota? Suurin osa: "olen 5 minuuttia myöhässä", lounaskuvat, irralliset kysymykset.
• Miten säilytät lopun? Teamsissa ja Slackissa on vientitoiminnot ylläpitäjille (Microsoft 365:ssä eDiscoveryn kautta, Slackissa työtilan vientitoiminnon kautta, tilauksestasi riippuen). Saat silloin tiedostoja (usein JSON tai HTML muodossa), jotka säilytät arkistona kansiossa, johon pääsy on rajoitettu. Haettavaksi uudessa chat-ohjelmassasi niitä ei saa.
• Kuinka kauan? Säilytä arkistoa niin kauan kuin tarvitset kirjanpitosi tai sopimustesi vuoksi, mutta ei pidempään. Jos siinä on henkilötietoja, tietosuoja-asetus koskee myös arkistoa.

Pidä erillään myös tiedostot, jotka on jaettu Teams-kanavissa. Ne ovat Microsoft 365:ssa yleensä SharePointissa tai OneDrivessa ja siirtyvät tiedostomigraation yhteydessä (oppitunti 6.1), ei chatin mukana.

Itse siirtymä

Chat-ohjelma toimii vasta, kun kaikki käyttävät sitä. Puolittainen siirtyminen on pahinta: silloin kukaan ei tiedä, missä mikäkin viesti sijaitsee. Siksi:

1. Valitse yksi päivämäärä, jolloin uudesta ohjelmasta tulee ainoa chat-ohjelma.
2. Luo etukäteen tarvittavat keskustelut: yleinen keskustelu, yksi per tiimi (De Korrelilla: "leipomo", "myymälä", "jakelu") ja yksi viikkopalaveria varten.
3. Pyydä kaikkia asentamaan sovellus puhelimeen ja tietokoneeseen ennen tuota päivää (oppitunti 7.2).
4. Laita vanhaan ohjelmaan kiinnitetty viesti: "Maanantaista alkaen chattailemme Talkissa. Älkää enää vastatko täällä."
5. Aseta vanha ohjelma muutaman viikon kuluttua vain luku tilaan ja lopeta sen käyttö sen jälkeen.

Käytännössä: näin se näyttää palveluntarjoajalla

Tässä esimerkissä käytämme Nextcloud Talkia WebOké Nextcloudissa. Talk sisältyy pakettiin, jossa on Toimisto-lisenssi. Avaat Talkin kuvakkeesta ylhäältä. Aloitussivulla keskustelusi näkyvät vasemmalla, painikkeella Aloita kokous nyt luot heti kokouksen linkillä, ja Tarkista laitteet -toiminnolla testaat kameran ja mikrofonin. Vierastoiminnon kytket päälle keskustelukohtaisesti kohdasta Keskustelun asetukset, osiossa Ylläpito; sieltä asetat myös salasanan. Lobby löytyy kohdasta Kokous. Keskustelujen tallentaminen ja soittaminen tavallisiin puhelinnumeroihin ei onnistu tässä ympäristössä.

Muilla Nextcloud-palveluntarjoajilla sekä Matrix-, Jitsi- tai BigBlueButton-palveluissa toiminta on samankaltaista: vieraslinkki, salasana, odotushuone ja moderaattorit saattavat olla hieman eri nimisiä, mutta idea on sama.

Yhteenveto

• Chat-keskustelut eivät siirry uuteen ohjelmaan. Siirrä tärkeät asiat etukäteen dokumenttiin tai sähköpostiin, ja vie loput arkistoksi.
• Valitse neljän kysymyksen perusteella: kuka, kuinka monta, mikä pitää säilyttää, kuinka arkaluonteista.
• Siirtosalaus suojaa matkalla; päästä päähän salaus suojaa myös palvelimelta. Sillä, kuka ajaa palvelinta, on väliä.
• Turvallisesti vieraiden kanssa: salasana, lobby, vierastoiminto pois käytöstä tilaisuuden jälkeen.
• Siirry yhtenä kiinteänä päivänä, sovellukset jo valmiiksi asennettuina.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä E7.1: Chat-siirtymän valmistelu. Vastaa tämän oppitunnin neljään kysymykseen omaa organisaatiotasi ajatellen, tee lista nykyisistä chat-ryhmistäsi ja kanavistasi, ja määritä kunkin ryhmän kohdalla: mikä pitää säilyttää, minne se siirretään, ja mikä keskustelu uudessa ohjelmassa korvaa sen.

Lue lisää

Näiden artikkeleiden vaiheet koskevat WebOkén palveluja; muilla palveluntarjoajilla toiminta on samankaltaista.

• Nextcloud-opas 10.1: Mikä on Talk ja kenellä se on käytössä?
• Nextcloud-opas 10.3: Videopuhelut ja kokoukset: kamera, mikrofoni, tausta ja käden nostaminen
• Nextcloud-opas 10.5: Vieraiden kutsuminen linkin kautta (ilman tiliä)
• Nextcloud-opas 16.22: Vieraat Talk-kokouksessa odotushuoneen (aulan) kanssa
• Videopuhelut Nextcloud Talkissa eivät toimi: syyt ja ratkaisut
• Matrix-määrittely: https://spec.matrix.org/