Moduuli 3 · 3.1
Nykyisten palvelujesi kartoittaminen
Moduuli 3: Kartoitus ja suunnittelu · Lukuaika: 11 minuuttia
Tavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat tehdä täydellisen inventaarion nykyisistä pilvipalveluistasi, mukaan lukien kytkennät ja käyttö, jota et suoraan näe.
Avainkäsitteet: inventaario, osa-alue, nykyinen palvelu, tavoite, omistaja, tärkeys, varjo-IT, kytkentä, kertakirjautuminen (SSO), jaettu postilaatikko, alias, jakelulista, vahvistustietue
Miksi tehdä inventaario ensin?
Siirtyminen epäonnistuu harvoin isossa työssä. Sähköpostin kopiointi ja tiedostojen siirto onnistuvat yleensä hyvin. Se epäonnistuu siinä, mitä kukaan ei ollut kirjannut ylös: verkkosivuston yhteydenottolomake, joka yhtäkkiä lakkaa lähettämästä sähköpostia, skanneri joka skannaa lakkautettuun postilaatikkoon, työkaveri joka piti asiakaslistaansa yksityisessä Dropboxissa.
Inventaario on lista kaikesta, mitä teet tällä hetkellä pilvessä: mikä palvelu, mitkä tiedot, kuka on omistaja, mitä sille tapahtuu jatkossa ja kuinka tärkeää se on. Se vie pari tuntia ja säästää sinulta päiviä.
Rakeinen-leipomo aloitti kahdeksalla ruudulla. Kierroksen jälkeen työkavereiden luona niitä oli kolmetoista.
Kahdeksan osa-aluetta
Aloita näistä kahdeksasta. Ne palaavat kurssin aikana yhä uudelleen.
| Osa-alue | Mitä kirjaat ylös | Mistä löydät sen |
|---|---|---|
| Sähköposti | Verkkotunnukset, postilaatikot, aliakset, jaetut postilaatikot, jakelulistat (ryhmäosoitteet), uudelleenohjaukset, kokonaiskoko | Sähköpostipalvelusi ylläpitoportaali, DNS (MX-tietueet) |
| Kalenteri | Henkilökohtaiset kalenterit, jaetut kalenterit, tila- ja laitekalenterit, tilaukset ulkoisiin kalentereihin | Kalenteriasetukset, ylläpitoportaali |
| Yhteystiedot | Henkilökohtaiset osoitekirjat, jaetut osoitekirjat, organisaation yhteystietolista | Yhteystiedot-sovellus, ylläpitoportaali |
| Tiedostot | Henkilökohtainen tallennustila henkilöä kohden, jaetut kansiot tai jaetut asemat, ulkoiset jaot, kokonaiskoko | Tallennustilan yhteenveto ylläpitoportaalissa (oppitunti 3.2) |
| Asiakirjat | Mikä toimisto-ohjelmisto, mitkä tiedostot sisältävät makroja, mallipohjat, lomakkeet, omat tiedostomuodot (Google-dokumentit) | Tiedostojen tallennustila, keskustelut työkavereiden kanssa |
| Chat ja kokoukset | Chat-palvelu, kanavat, kokouspalvelu, kuka pitää kokouksia ulkopuolisten kanssa | Lisenssiyhteenveto, työkaverit |
| Salasanat | Missä salasanat nyt sijaitsevat: salasanojen hallintaohjelma, selain, laput, taulukkolaskenta | Työkaverit, selainasetukset |
| Varmuuskopiot | Mistä otetaan tällä hetkellä varmuuskopio, kuka sen tekee, minne se tallentuu, ja onko palautusta koskaan testattu | Ylläpitäjä, varmuuskopiointipalvelu |
Mitä et suoraan näe: kytkennät
Tämä on inventaarion tärkein osa. Kytkentä on kaikki, mikä sijaitsee pilvipalvelusi ulkopuolella mutta on siitä riippuvainen. Etsi niitä näistä paikoista:
- Kertakirjautuminen (SSO). Sovellukset, joihin kirjaudutaan Google- tai Microsoft-tunnuksella. Jokaisen tilin tietoturva-asetuksissa on lista sovelluksista, joilla on käyttöoikeus. Tarkista tämä muutamalta työkaverilta, älä pelkästään itseltäsi.
- Verkkosivustosi. Yhteydenottolomakkeet ja verkkokaupat lähettävät sähköpostia. Minkä palvelimen kautta? Millä osoitteella?
- Laitteet. Skannerit ja monitoimitulostimet, jotka skannaavat sähköpostiin tai kansioon. Kassajärjestelmät, hälytysjärjestelmät tai muut laitteet, jotka lähettävät sähköpostia.
- Muu ohjelmisto. Kirjanpito, CRM, suunnittelu, uutiskirjepalvelu. Lähettävätkö ne sähköpostia domainisi nimissä? Hakevatko ne tiedostoja tallennustilastasi?
- Domainisi DNS. Siellä näet, kenellä on oikeus lähettää sähköpostia domainisi puolesta (SPF), mitkä palvelut ovat asettaneet vahvistustietueen (TXT-tietueet kuten
google-site-verification=taiMS=) ja onko siellä muiden palveluiden DKIM-tietueita. Edellisen moduulin tehtävä A2.1 on jo selvittänyt tämän puolestasi. - Puhelimet ja kannettavat tietokoneet. Mitkä sovellukset synkronoivat vanhan palvelun kanssa? Ne kaikki täytyy myöhemmin muuttaa (oppitunti 7.2).
Varjo-IT: mitä työkaverit järjestävät itse
Varjo-IT tarkoittaa ohjelmistoja tai tallennustilaa, joita työkaverit käyttävät itse ilman että organisaatio on järjestänyt niitä: ilmainen Dropbox, WhatsApp-ryhmä asiakkaiden kanssa, yksityinen Gmail uutiskirjettä varten, verkossa toimiva suunnittelutyökalu. Takana ei yleensä ole pahaa tarkoitusta: joku ratkaisi ongelman.
Siirtymän kannalta varjo-IT on tärkeää kahdesta syystä. Siellä on usein organisaation tietoja, jotka täytyy siirtää mukana. Ja jos et kysy siitä, se jää siirtymän jälkeen gewoon olemassa olevaksi, uuden eurooppalaisen ratkaisusi ulkopuolelle.
Kysy siis tavalla, jolla ihmiset vastaavat rehellisesti. Älä kysy "kuka käyttää kiellettyjä palveluita?", vaan: "Siirrymme uuteen järjestelmään emmekä halua kenenkään menettävän mitään. Mitä ohjelmia, sivustoja ja sovelluksia käytät työssäsi, vaikka olisit järjestänyt ne itse?" Lyhyt esimerkkilista auttaa ihmisiä muistamaan.
Jokaiselle riville: viisi kenttää
Kirjaa jokaiselle inventaariosi riville viisi asiaa:
- Nykyinen palvelu: esimerkiksi "Gmail Google Workspacen kautta".
- Koko: mahdollisimman konkreettisesti, esimerkiksi "12 postilaatikkoa, yhteensä 38 Gt" tai "3 jaettua kalenteria".
- Omistaja: kuka päättää tästä asiasta ja tietää miten se toimii? Tämä on joku, jolla on nimi, ei "kaikki".
- Tavoite: mitä sille tapahtuu jatkossa? Siirto uuteen palveluun, lakkauttaminen, arkistointi tai toistaiseksi ennallaan jättäminen.
- Tärkeys: korkea (ilman tätä organisaatio ei voi toimia), keskitaso tai matala.
Esimerkki muutamasta rivistä leipomossa:
| Osa-alue | Nykyinen palvelu | Koko | Omistaja | Tavoite | Tärkeys |
|---|---|---|---|---|---|
| Sähköposti | Google Workspace, example.com | 12 postilaatikkoa, 38 Gt; alias tilaukset@ | Sanne (toimisto) | Siirto eurooppalaiseen sähköpostipalveluun | korkea |
| Tiedostot | Google Drive, 1 jaettu asema "Reseptit" | 64 Gt, 4 ulkoista jakoa | Sanne | Siirto tiimikansioon | korkea |
| Kytkentä | Verkkosivuston tilauslomake | lähettää osoitteeseen tilaukset@ | verkkosivuston rakentaja | SMTP-asetuksen muuttaminen | korkea |
| Kytkentä | Kassajärjestelmä, kirjautuminen Google-tunnuksella | 5 tiliä | Mo (myymälä) | Oman kirjautumisen luominen | korkea |
| Kytkentä | Toimiston skanneri | skannaa osoitteeseen scan@ | Sanne | Uudet SMTP-tiedot | keskitaso |
| Varjo-IT | Leipurin Dropbox (yksityinen) | reseptit, 2 Gt | Jeroen | Siirto tiimikansioon, sen jälkeen irtisanominen | keskitaso |
Sudenkuopat
- Vain omaan tiliin katsominen. Ylläpitäjä ei automaattisesti näe, mitkä sovellukset tavallinen käyttäjä on kytkenyt omaan tiliinsä. Tarkista asia useilta ihmisiltä.
- Jaettujen postilaatikoiden unohtaminen.
info@,laskut@jatilaukset@eivät usein ole oma postilaatikko vaan alias, jaettu postilaatikko tai ryhmä. Siirtymässä jokainen niistä pitää palauttaa oikealla tavalla (oppitunti 4.4). - Lisenssien laskeminen käytön sijaan. Kaksitoista lisenssiä ei tarkoita, että kaksitoista ihmistä on aktiivisia. Katso viimeisintä kirjautumista.
- Ei omistajaa. Rivi ilman omistajaa jää hoitamatta.
- Inventaarion päivittämättä jättäminen. Se mitä löydät siirron aikana, lisäät silti listaan.
Käytännössä: näin se näyttää palveluntarjoajalla
Siirryttäessä WebOké Nextcloudiin ja WebOké-sähköpostipakettiin inventaariosta tulee suoraan tehtävälistasi: jokaiselle osa-alueelle on ohjeessa kerrottu, mitä työkalua käytät (esimerkiksi Tuontityökalu Googlea varten, Tietojen siirto OneDrivea varten, Sähköpostin siirtotyökalu sähköpostia varten) ja missä järjestyksessä. Muilla eurooppalaisilla palveluntarjoajilla työkalu on erinimien, mutta inventaario on täsmälleen sama: se koskee organisaatiotasi, ei palveluntarjoajaa.
Yhteenveto
- Inventaario estää sinua unohtamasta siirron aikana asioita, joita kukaan ei ollut kirjannut ylös.
- Aloita kahdeksasta osa-alueesta: sähköposti, kalenteri, yhteystiedot, tiedostot, asiakirjat, chat ja kokoukset, salasanat, varmuuskopiot.
- Etsi kytkennät: kertakirjautuminen, verkkosivusto, laitteet, muu ohjelmisto, DNS-tietueet, puhelimet.
- Kysy työkavereilta varjo-IT:stä tavalla, jolla he vastaavat rehellisesti.
- Jokainen rivi saa nykyisen palvelun, koon, omistajan, tavoitteen ja tärkeyden.
Tietovisa
Tehtävä
Tehtävä A3.1: Onko inventaariosi valmis? Täytä inventaariolomake oman organisaatiosi (tai omaa henkilökohtaista käyttöäsi) varten. Ohjelma tarkistaa, että kaikki kahdeksan osa-aluetta on mukana, että olet löytänyt vähintään kolme kytkentää, ja että jokaisella rivillä on nykyinen palvelu, koko, omistaja, tavoite ja tärkeys.
Tehtävä E3.1: Kierros kollegojen luona. Kysy vähintään kolmelta henkilöltä (tai jos työskentelet yksin, käy läpi omat laitteesi), mitä ohjelmia, sivustoja ja sovelluksia he käyttävät työssään. Kirjaa ylös, mitä ei vielä ollut listallasi ja mitä opit siitä.
Tehtävä E3.1: Kierros kollegojen luona
Kysy vähintään kolmelta kollegalta (tai käy läpi omat laitteesi ja selaimesi): "Siirrymme toiseen palveluun emmekä halua kenenkään menettävän mitään. Mitä ohjelmia, sivustoja ja sovelluksia käytät työssäsi, myös jos olet hankkinut ne itse?" A3.1-tehtävän pohja löytyy kyseisestä tehtävästä.
Merkintäsi ja muistiinpanosi pysyvät vain tässä selaimessa, emme lähetä niitä minnekään. Jos olet kirjautunut sisään, tallennamme kohtaan Omat kurssit vain sen, että olet tehnyt tehtävän.
Lue lisää
Näiden artikkelien vaiheet koskevat WebOkén palveluita; muilla palveluntarjoajilla toiminta on samankaltaista.