Siirtymäaika ja viimeistely

Moduuli 4: Sähköpostin siirto · Lukuaika: 10 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen selviät DNS-vaihdon jälkeisistä päivistä ilman postin katoamista, osaat siirtää kaikki laitteet ja asetukset asianmukaisesti sekä tarkistaa ja viimeistellä sähköpostin muuton.

Keskeiset käsitteet: siirtymäaika, välimuisti, deltakopio, testiviesti, laitteiden siirto, vanhan tilin poistaminen, hidastaminen, jaettu postilaatikko, edelleenlähetys, automaattivastaaja, arkistovienti, irtisanominen

Miksi siirtymäaikaa tarvitaan

MX-vaihdon (oppitunti 4.3) jälkeen kaikki posti ei siirry heti uudelle palvelimelle. Palvelimet, joilla on vanha MX-tietue vielä muistissaan (välimuistissa), lähettävät postia hetken vielä vanhalle palveluntarjoajalle. Kuinka kauan tämä kestää, riippuu TTL-arvosta: TTL-arvolla 300 sekuntia kyse on minuuteista, vuorokauden TTL-arvolla vuorokaudesta. Lisäksi jotkin palvelimet yrittävät toimittaa aiemmin epäonnistuneen viestin myöhemmin uudelleen siihen osoitteeseen, jonka ne tuolloin tunsivat.

Tuloksena posti saapuu muutaman päivän ajan kahteen paikkaan. Tämä ei ole ongelma, kunhan tiedät sen etkä sulje vanhaa postilaatikkoa liian aikaisin.

Ajattele asiaa kahtena vierekkäisenä postilaatikkona. Uusi on jo paikallaan, osoite ovessa on vaihtunut, mutta postinkantaja, joka katsoo vielä vanhaa listaansa, pudottaa kirjeen vanhaan laatikkoon. Viikon ajan katsot siis molempiin. Sen jälkeen suljet vanhan ja tyhjennät sen vielä viimeisen kerran.

Päivä 1: toinen kopio ja ensimmäinen tarkistus

Aja vaihdon jälkeisenä päivänä kaikkien postilaatikoiden siirto vielä kerran. Jo kopioidut viestit ohitetaan; mukaan tulee vain se posti, joka saapui vielä vanhalle palveluntarjoajalle.

Tarkista sen jälkeen testiviesteillä:

1. Vastaanottaminen. Lähetä toisesta osoitteesta, esimerkiksi henkilökohtaisesta osoitteesta puhelimella mobiiliverkon kautta, viesti jokaiseen tärkeään osoitteeseen: info@, bestellingen@ ja muutamaan henkilökohtaiseen osoitteeseen. Saapuuko se uuteen postilaatikkoon?
2. Lähettäminen. Lähetä uudesta postilaatikosta viesti Gmail-osoitteeseen ja Outlook.com-osoitteeseen. Saapuuko se perille, eikä roskapostiin? Tarkista otsikkotiedot (Gmailissa: Näytä alkuperäinen). Niistä näet spf=pass, dkim=pass ja dmarc=pass, kun kaikki on kunnossa.
3. Lomakkeet. Täytä verkkosivustosi yhteydenottolomake ja katso, saapuuko ilmoitus perille.

Jos lähettäminen ei onnistu tai posti päätyy roskapostiin, tarkista ensin SPF ja DKIM (oppitunti 4.3).

Laitteiden ja ohjelmien siirto

Jokainen puhelin, kannettava ja tabletti pitää siirtää uudelle palvelimelle. Älä tee sitä muuttamalla palvelimen nimeä vanhassa tilissä, vaan näin:

1. Lisää postilaatikko uudella palveluntarjoajalla uutena tilinä, IMAP:illa sekä uuden palveluntarjoajan palvelimen nimellä ja porteilla.
2. Tarkista, että posti on paikalla (kopio).
3. Poista vanha tili laitteelta.

Tämä viimeinen vaihe on tärkeämpi kuin miltä se vaikuttaa. Unohdettu vanha tili jää kirjautumaan taustalla. Vanhalla palveluntarjoajalla tämä ei haittaa, kunhan tilaus on vielä voimassa, mutta jos vanha postilaatikko on lakkautettu tai vanhan tilin käyttämä palvelimen nimi osoittaa nyt uudelle palvelimelle, laite yrittää muutaman minuutin välein kirjautua sisään väärällä salasanalla. Monet postipalvelimet hidastavat tai estävät silloin IP-osoitteen, ja yhtäkkiä koko toimisto ei pysty enää lähettämään postia.

Bakkerij De Korrel käyttää kaikkien puhelimissa Outlook-sovellusta. Vanhat Microsoft 365 tilit poistetaan; uusi IMAP-tili lisätään. Kaksi työntekijää käyttää iPhonen sisäänrakennettua Mail-sovellusta; siellä se tehdään samalla tavalla.

Muista myös laitteet ilman näyttöä: skanneri, joka lähettää pdf-tiedostoja osoitteeseen info@, kassajärjestelmä, verkkokauppa. Ne lähettävät postia SMTP-palvelimen kautta. Jos siellä on vielä Microsoftin palvelin, lähetys lakkaa heti kun vanha tili poistuu.

Mitä määrität uudelleen

Käy läpi oppitunnin 4.1 lista ja poimi siitä kaikki, mikä ei siirtynyt kopion mukana, ja määritä se uudelle palveluntarjoajalle:

Mihin kiinnität huomiota ensimmäisten viikkojen aikana

• Vanha postilaatikko. Tarkista ensimmäisen viikon ajan päivittäin, saapuuko sinne vielä uutta postia. Jos postia saapuu vielä muutaman päivän jälkeenkin, jossain on jotain, mitä ei ole siirretty: ehkä toimittaja lähettää vanhan edelleenlähetyksen kautta, tai jossain on vielä toinen MX.
• DMARC-raportit. Jos sinulla on rua-osoite, saat päivittäin raportteja. Jos näet siellä palvelimen, joka lähettää postia sinun nimissäsi mutta ei läpäise SPF:ää tai DKIM:ää, olet unohtanut jonkin lähettäjän.
• Kalenterikutsut. Ne kulkevat sähköpostin kautta. Jos kalenteri toimii jo uudessa palvelussa (moduuli 5), testaa, saapuuko kutsu perille ja palaako hyväksyminen järjestäjälle.

Viimeistely ja irtisanominen

Kun kaikki toimii hyvin muutaman viikon ajan, viimeistelet muuton:

1. Aja viimeinen kopio, sen varalta että jotain saapui vielä sen jälkeenkin.
2. Tee arkistovienti vanhoista postilaatikoista (pst tai mbox, oppitunti 4.2) ja säilytä se varmuuskopiona. Muista säilytysvelvoitteet: liiketoimintaan liittyvä sähköposti, joka sisältää verotietoja, pitää Alankomaissa pääsääntöisesti säilyttää seitsemän vuotta.
3. Siivoa DNS (oppitunti 4.3, vaihe 5): vanha include, vanha DKIM, vahvistustietueet, autodiscover.
4. Peruuta luvat: Googlen sovelluskohtaiset salasanat, Microsoftin hyväksytty muuttotyökalu.
5. Poista verkkotunnus vanhasta ympäristöstä ja irtisano lisenssit. Älä irtisano ennen kuin kaikki on tarkistettu; irtisanomisen jälkeen vanha palveluntarjoaja voi poistaa tietosi tietyn ajan kuluttua.
6. Pyydä vahvistus vanhalta palveluntarjoajalta siitä, että tietosi on poistettu, jos tarvitset sitä tietosuoja-asetuksen mukaiseen dokumentaatioosi (oppitunti 9.3).

Käytännössä: näin se näyttää yhdellä palveluntarjoajalla

WebOkén DirectAdmin-ohjeessa viimeistely käydään läpi neljässä vaiheessa: MX asetetaan oikein (WebOkéen muuttavalla verkkotunnuksella se on heti oikein), vuorokauden kuluttua kopioidaan vielä kerran, laitteet määritetään uutena tilinä ja vanha tili poistetaan, ja irtisanotaan vasta muutaman viikon kuluttua. Edelleenlähetykset, automaattivastaajat ja lomaviestit asetetaan DirectAdminissa kohdassa E-mail Manager. WebOkén ohjeissa on artikkeli Posti ei saavu perille: tarkista itse. Muilla palveluntarjoajilla osat voivat olla nimetty eri tavalla, mutta järjestys on sama.

Yhteenveto

• Muutama päivä vaihdon jälkeen postia saapuu vielä vanhaan paikkaan; pidä vanha postilaatikko auki ja kopioi vielä kerran.
• Tarkista testiviesteillä: vastaanottaminen, lähettäminen (spf, dkim ja dmarc pass otsikkotiedoissa) sekä verkkosivustosi lomakkeet.
• Lisää jokaiselle laitteelle uusi postilaatikko uutena tilinä ja poista vanha; unohdetut vanhat tilit aiheuttavat hidastamista.
• Aliakset, jaetut postilaatikot, ryhmät, säännöt, allekirjoitukset ja automaattivastaajat määritetään uudelleen.
• Viimeistele viimeisellä kopiolla, arkistoviennillä, DNS:n siivoamisella, lupien peruuttamisella ja vasta sitten irtisanomisella.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä A4.4: Onko siirtymä valmis? Tee tämä tarkistus muutama viikko vaihdon jälkeen. Ohjelma vertaa sähköpostitietueitasi siihen, mitä se näki sinulta aiemmin (oppituntien 4.1 tai 4.3 tehtävissä): vanha palveluntarjoaja ei saa enää olla MX:ssä, vanhan include-määrityksen tulee olla poistettu SPF-tietueesta, ja DMARC-tietueen pitää olla olemassa.

Tehtävä E4.4: Testikierros ja viimeistelylista. Tee tämän oppitunnin kolme testiviestiä ja kirjaa tulos. Käy sen jälkeen läpi viimeistelylista ja merkitse valmiiksi se, mikä on tehty.

Lue lisää

Näiden artikkeleiden vaiheet koskevat WebOkén palveluita; muilla palveluntarjoajilla toiminta on vastaavaa.

• DirectAdmin-ohje 10.4: Muuton jälkeen: MX-tietueet ja laitteesi
• DirectAdmin-ohje 8.1: Kaikki asetukset yhdessä paikassa: palvelimet, portit ja suojaus
• DirectAdmin-ohje 8.8: Sähköpostin lähettäminen tai vastaanottaminen ei onnistu: näin ratkaiset ongelman
• DirectAdmin-ohje 7.5: Forwarders: sähköpostin edelleenlähetys toiseen osoitteeseen
• WebOké-käyttöopas 7.4: Sähköposti ei saavu perille: tarkista itse
• WebOké-käyttöopas 13.6: Olenko estetty? Vapauta IP-osoitteesi itse
• Sähköpostin vastaanottaminen verkkotunnuksen siirron aikana
• Alankomaiden verohallinto (Belastingdienst): kirjanpidon säilytysvelvollisuus (pääsääntöisesti 7 vuotta)