Oikeuksien ja jakamisen uudelleenjärjestäminen

Moduuli 6: Tiedostot ja dokumentit · Lukuaika: 10 minuuttia

Tavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat suunnitella uuden jakorakenteen oikeusmatriisin, tiimikansioiden ja turvallisten julkisten linkkien avulla, sen sijaan että rakentaisit vanhat jaot sellaisenaan uudelleen.

Avainkäsitteet: omistaja, jaettu kansio, tiimikansio (ryhmäkansio), jakaminen käyttäjän, ryhmän tai tiimin kanssa, lukuoikeus, muokkausoikeus, julkinen linkki, salasana, vanhenemispäivä, latausraja, jakaminen sähköpostitse, federoitu jakaminen, tiedostopyyntö, oikeusmatriisi, omistajuuden siirtäminen

Jaot eivät siirry mukana

Lähes jokaisessa siirrossa tämä on suurin yllätys: tiedostot siirtyvät mukana, mutta jaot eivät. Jos jaoit kansion kollegan kanssa Googlessa tai Microsoftilla, lähetit julkisen linkin asiakkaalle tai annoit toimittajan katsoa mukana, se pitää tehdä uudessa pilvipalvelussa uudelleen. Siirtotyökalu ei tunne uuden pilvesi ihmisiä, ja Googlen julkisella linkillä on Google-osoite, joka ei toimi enää irtisanomisen jälkeen.

Tämä tuntuu ylimääräiseltä työltä, mutta se on myös mahdollisuus. Vuosien jakamisen jälkeen vanha tilanne on usein sekasotku: kansioita on jaettu entisten työntekijöiden kanssa, linkkejä ilman salasanaa on ollut auki jo kolme vuotta, eikä kukaan enää tiedä kuka saa tehdä mitä. Bakkerij De Korrelilla kävi ilmi, että kansio "Personeel" (henkilöstö), joka sisälsi sopimuksia ja palkkalaskelmia, oli yhä jaettu kahden vuoden takaisen harjoittelijan kanssa. Siirto on hetki, jolloin tämä voidaan korjata.

Kenen on kansio?

Jokaisessa pilvipalvelussa tiedosto tai kansio kuuluu jollekulle: omistajalle. Jakaminen tarkoittaa, että omistaja antaa muille käyttöoikeuden. Tästä seuraa kaksi asiaa:

1. Jos omistaja lähtee, kansio on vaarassa. Jos hänen tilinsä poistetaan, hänen tiedostonsa katoavat, vaikka sata kollegaa olisi työskennellyt niiden parissa. Siksi omistajuus pitää ensin siirtää.
2. Tallennustila lasketaan omistajalle. Se mitä kollegat laittavat sinun jaettuun kansioosi, vähentää sinun tallennustilaasi.

Kaikelle, mikä kuuluu organisaatiolle eikä yhdelle henkilölle, kannattaa siksi käyttää tiimikansiota (muissa palveluissa myös ryhmäkansio, jaettu asema tai projektitila). Se kuuluu tiimille. Ihmiset tulevat ja menevät, kansio pysyy.

Suunnittele ensin: oikeusmatriisi

Älä rakenna sokeasti vanhaa uudelleen. Tee ensin oikeusmatriisi: taulukko, jossa organisaation kansiot ovat riveillä, ryhmät sarakkeissa, ja jokaisessa ruudussa näkyy mitä kyseinen ryhmä saa tehdä. Käytä ryhmiä tai tiimejä, et yksittäisiä nimiä. Silloin uuden kollegan kohdalla riittää ryhmän muokkaaminen.

Bakkerij De Korrelin matriisi:

Kolme sääntöä:

• Mahdollisimman vähän oikeuksia. Lukuoikeus on oletus; muokkausoikeus vain niille, jotka sitä oikeasti tarvitsevat. Tämä rajoittaa myös vahinkoa, jos tili joutuu vääriin käsiin tai joku tyhjentää kansion vahingossa.
• Arkaluonteiset kansiot erikseen. Henkilöstötiedot, terveystiedot ja hallinto kuuluvat omiin kansioihinsa pienen ryhmän kanssa.
• Yksi omistaja kansiota kohden. Sovi kuka hallinnoi kansiota ja kuka päättää ketkä pääsevät siihen käsiksi, myös tiimikansion kohdalla.

Jakaminen organisaation sisällä ja ulkopuolella

Uuden pilven sisällä jaat käyttäjän, ryhmän tai tiimin kanssa. Valitset lukuoikeuden tai muokkausoikeuden, ja usein vielä yksityiskohtia kuten saako poistaa tai jakaa edelleen.

Organisaation ulkopuolisille ihmisille on useampi vaihtoehto:

• Julkinen linkki. Jokainen, jolla on linkki, pääsee sisään, vaikka linkki välitettäisiin eteenpäin. Laita salasana kaikkeen, mikä ei ole oikeasti julkista, ja lähetä se eri kanavaa pitkin (linkki sähköpostilla, salasana tekstiviestillä tai puhelimitse). Aseta vanhenemispäivä ja, jos mahdollista, latausraja.
• Jakaminen sähköpostitse. Vastaanottaja saa henkilökohtaisen linkin sähköpostitse, ilman tiliä. Käytännöllinen esimerkiksi kirjanpitäjälle tai asiakkaalle.
• Tiedostopyyntö (myös tiedostonpudotus tai latauslinkki). Toinen osapuoli voi vain jättää tiedostoja, ei nähdä mitä siellä jo on. Ihanteellinen tapa saada asiakas toimittamaan asiakirjoja.
• Federoitu jakaminen. Nextcloudissa ja muissa palveluissa, jotka noudattavat avointa Open Cloud Mesh -standardia, jaat suoraan jonkun kanssa toisella palvelimella, ilman julkista linkkiä. Toinen osapuoli näkee kansion omassa pilvessään.

Linkki, jossa "lataaminen on piilotettu", vaikuttaa turvalliselta, mutta se ei estä mitään: katsominen onnistuu, ja kuvakaappauksen ottaminen myös. Älä luota tähän salaisten asiakirjojen kohdalla.

Ulkopuolisten tahojen tiedottaminen muutoksesta

Älä unohda ulkopuolisia tahoja. Bakkerij De Korrelilla kyse oli kirjanpitäjästä (kansio laskuineen), painotalosta (kansio suunnitelmineen) ja kahdesta vakioasiakkaasta, joilla oli tilauslista. Heidän vanhat Google-linkkinsä eivät toimi enää irtisanomisen jälkeen.

1. Etsi vanhasta palvelusta kaikki julkiset linkit ja ulkoiset jaot. Google Drivessa ja OneDrivessa on tähän oma näkymä (organisaatiossa myös hallintapaneelissa).
2. Määritä jokaisen linkin kohdalla, tarvitaanko sitä yhä. Usein vastaus on ei.
3. Luo tarvittavat linkit uudelleen uuteen pilveen, nyt salasanalla ja vanhenemispäivällä.
4. Lähetä ulkopuoliselle taholle uusi linkki, lyhyt selitys ja päivämäärä jolloin vanha lakkaa toimimasta.

Lähtö ja siirto

Oikeudet pysyvät kunnossa vain, jos niitä ylläpidetään. Kirjaa työsuhteen päättymisen rutiiniisi (oppitunti 7.3):

• Henkilökohtaiset kansiot, joita vielä tarvitaan: omistajuus siirretään seuraajalle ennen kuin tili poistetaan käytöstä.
• Tili ensin poistetaan käytöstä, vasta tarkistuksen jälkeen poistetaan kokonaan. Poistettu tili katoaa kaikkine tiedostoineen.
• Lähtijä poistetaan kaikista ryhmistä ja tiimeistä, ja hänen julkiset linkkinsä perutaan.

Tee puolen vuoden välein lyhyt tarkistuskierros: pitääkö matriisi vielä paikkansa, ja mitkä julkiset linkit ovat yhä auki?

Käytännössä: näin se näyttää eräällä palveluntarjoajalla

WebOké Nextcloudissa jaat tiedoston tai kansion tietojen Jaa-välilehdeltä. Siellä etsit käyttäjän, ryhmän tai tiimin, tai luot julkisen linkin plus-merkistä kohdassa Luo julkinen linkki. Kohdista Muokkaa linkkiä ja Lisäasetukset asetat salasanan, vanhenemispäivän ja latausrajan. Tiimikansiot löytyvät kohdasta Tiedostot valikon vasemmalta puolelta; tiimikansiota pyydetään WebOkélta tukipalvelun kautta, ja se yhdistetään tiimiin Tiimit-sovelluksesta. Omistajuuden siirtää omistaja itse kohdasta Asetukset, Jaa.

Muilla Nextcloud-palveluntarjoajilla ylläpitäjä voi usein luoda ryhmäkansioita itse. Muut eurooppalaiset pilvipalvelut käyttävät eri nimityksiä (jaettu tila, projektikansio), mutta valinnat ovat samat: kenen kansio on, kuka saa tehdä mitä, ja kuinka turvallinen linkki on.

Yhteenveto

• Jaot ja julkiset linkit eivät siirry siirron yhteydessä. Rakenna ne tietoisesti uudelleen.
• Tee ensin oikeusmatriisi ryhmineen ja mahdollisimman vähin oikeuksin.
• Kaikki organisaatiolle kuuluva kuuluu tiimikansioon, ei yhden työntekijän henkilökohtaiseen kansioon.
• Julkiset linkit: salasana eri kanavaa pitkin, vanhenemispäivä ja mahdollisuuksien mukaan latausraja.
• Kerro ulkopuolisille tahoille, että heidän linkkinsä muuttuu, ja pidä oikeudet ajan tasalla vakiintuneella työsuhteen päättymisen rutiinilla.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä A6.2: Turvallisen jakolinkin tarkistaminen. Luo uudessa pilvessäsi julkinen testilinkki harmittomaan testitiedostoon, salasanalla ja vanhenemispäivällä varustettuna. Liitä linkki (ei salasanaa). Ohjelma tarkistaa, toimiiko linkki https:n kautta ja ettei tiedostoa näe tai voi ladata ilman salasanaa.

Tehtävä E6.2: Oikeusmatriisisi. Tee oikeusmatriisi omalle organisaatiollesi (kansiot, ryhmät, oikeudet), nimeä jokaiselle kansiolle omistaja ja tee lista ulkopuolisista tahoista, jotka tarvitsevat uuden linkin.

Lue lisää

Näiden artikkeleiden vaiheet koskevat WebOkén palveluita; muilla palveluntarjoajilla toiminta on vastaavaa.

• Nextcloud-opas 5.1: Jakaminen oman Nextcloudisi käyttäjän kanssa
• Nextcloud-opas 5.2: Julkisen linkin luominen: katselu, muokkaus, salasana, vanhenemispäivä ja latausraja
• Nextcloud-opas 5.3: Tiedostojen vastaanottaminen: tiedostojen pudotus ja tiedostopyyntö
• Nextcloud-opas 5.5: Tiimien luominen ja kansion jakaminen koko tiimin kanssa
• Nextcloud-opas 5.6: Tiimikansiot: yhteinen kansio, joka kuuluu tiimille
• Nextcloud-opas 5.7: Jakaminen toisen Nextcloudin käyttäjän kanssa (federatiivinen jakaminen)
• Nextcloud-opas 5.10: Siirrä omistajuus, kun kollega lähtee
• Nextcloud-opas 16.7: Työkaveri lähtee: tiedostojen, kalenterin ja jaettujen kansioiden siirto turvallisesti