Miten sähköposti kulkee: MX, IMAP ja SMTP

Moduuli 4: Sähköpostin siirto · Lukuaika: 10 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat selittää sähköpostin reitin, nimetä osat, jotka muuttuvat sähköpostin siirron yhteydessä, ja osoittaa mitä viestien lisäksi pitää ottaa mukaan.

Keskeiset käsitteet: MX-tietue, sähköpostipalvelin, postilaatikko, IMAP, POP3, SMTP, submission (portti 587 ja 465), webmail, sähköpostiohjelma, alias, jaettu postilaatikko, säännöt

Miksi reitti pitää ymmärtää ensin

Sähköposti tuntuu yhdeltä asialta: kirjoitat, painat Lähetä, ja toinen lukee sen. Todellisuudessa ainakin neljä osaa toimii yhdessä. Siirron yhteydessä muutat niistä muutamaa, ja jos et tiedä mitä, painat väärää nappia. Seurauksena on sähköposti, joka saapuu vielä vuorokauden ajan vanhalle palveluntarjoajalle, tai puhelimia, jotka lähettävät yhä hiljaa vanhan palvelimen kautta.

Bakkerij De Korrelilla on verkkotunnus example.com. Kaikki kaksitoista työntekijää käyttävät nyt sähköpostiin Microsoft 365:tä. Leipomo haluaa siirtyä eurooppalaiseen sähköpostipalveluun. Ennen kuin mitään siirretään, he piirtävät reitin.

Sähköpostin matka osoitteeseen info@example.com

Asiakas lähettää tilauksen osoitteeseen info@example.com. Näin tapahtuu:

1. Asiakkaan sähköpostiohjelma antaa viestin omalle lähtevän postin palvelimelle. Tämä tapahtuu SMTP:llä (Simple Mail Transfer Protocol), postin luovutukseen tarkoitetun portin kautta: submission, portti 587 STARTTLS:llä tai portti 465 TLS:llä.
2. Tuo palvelin haluaa toimittaa viestin osoitteeseen example.com. Se kysyy DNS:ltä: "mitkä ovat example.comin MX-tietueet?" MX-tietue osoittaa palvelimelle, joka ottaa vastaan verkkotunnuksen sähköpostin.
3. Lähettävä palvelin muodostaa yhteyden tuohon palvelimeen, jälleen SMTP:llä (nyt palvelinten välillä, portti 25), ja toimittaa viestin.
4. Vastaanottava palvelin tallentaa viestin info@-osoitteen postilaatikkoon.
5. Työntekijät lukevat postilaatikkoa sähköpostiohjelmalla tai webmaililla. Tämä tapahtuu yleensä IMAP:lla, portti 993 TLS:llä.

klant --SMTP 587--> server klant --DNS: MX example.com?--> antwoord: mx.mailaanbieder.example
server klant --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> mailbox info@example.com
laptop, telefoon, webmail <--IMAP 993-- mailbox

MX-tietue sijaitsee verkkotunnuksesi DNS:ssä, ei sähköpostipalveluntarjoajallasi. Se, joka hallinnoi DNS:ää, määrää siis minne verkkotunnuksesi sähköposti menee. Tarkemmin siitä, miten MX-tietueet ja prioriteetit toimivat, löydät DNS-kurssin oppitunnilta 4.1.

IMAP vai POP3: missä sähköpostisi oikeastaan on?

IMAP:ssa sähköposti pysyy palvelimella. Kannettavasi, puhelimesi ja webmail näyttävät kaikki saman postilaatikon. Jos siirrät viestin kansioon puhelimellasi, se on samassa kansiossa myös kannettavallasi.

POP3:ssa sähköpostiohjelma hakee viestin ja poistaa sen usein sen jälkeen palvelimelta. Viesti on silloin vain sillä yhdellä tietokoneella.

Siirron kannalta tällä on suuri merkitys. IMAP-postilaatikon voi kopioida palvelimelta toiselle: kaikki on palvelimella. POP3:ssa osa historiastasi saattaa olla vain vanhalla tietokoneella. Se sähköposti pitää siirtää erikseen, esimerkiksi vetämällä sähköpostiohjelmassa vanhat kansiot uuteen IMAP-postilaatikkoosi.

Kysy itseltäsi: käyttääkö joku organisaatiossasi yhä POP3:a? Tämän näkee sähköpostiohjelman tilin asetuksista: jos siellä lukee POP tai portti 995, kyseessä on POP3.

Microsoft 365 ja Google Workspace käyttävät omissa sovelluksissaan myös omia protokolliaan, kuten Exchange ActiveSynciä ja Gmail-sovellusta. Et juuri huomaa tätä, mutta se tarkoittaa, että kaikki asetukset eivät siirry automaattisesti IMAP:iin. Siirron jälkeen jokainen laite pitää määrittää uudelleen (oppitunti 4.4).

Mikä muuttuu siirron yhteydessä?

Tärkein hyvä uutinen on viimeisellä rivillä: koska sinulla on oma verkkotunnus, sähköpostiosoitteesi pysyy samana. Asiakkaat eivät huomaa mitään. Juuri siksi oma verkkotunnus on niin arvokas riippumattomuutesi kannalta (oppitunti 8.2). Jos sinulla on nyt osoite kuten bakkerij.dekorrel@gmail.com, voit kyllä kopioida sähköpostin, mutta itse osoite pysyy Googlen omistuksessa. Silloin joudut ilmoittamaan kaikille uuden osoitteen.

Mitä muuta sähköpostiisi kuuluu viestien lisäksi

Postilaatikko on enemmän kuin kasa viestejä. IMAP-kopiossa viestit ja kansiot siirtyvät mukana, mutta moni muu asia ei. Tee niistä etukäteen lista:

• Aliakset: ylimääräiset osoitteet, jotka päätyvät samaan postilaatikkoon, kuten bestellingen@ ja facturen@, jotka saapuvat info@-osoitteeseen.
• Jaetut postilaatikot ja ryhmät: Microsoft 365:ssä De Korrelilla on jaettu postilaatikko bestellingen@, jota lukee neljä henkilöä, sekä ryhmä team@, joka menee kaikille. Uudella palveluntarjoajalla siitä tulee tavallinen postilaatikko, jolla on useita käyttäjiä, edelleenlähetys tai postituslista.
• Säännöt ja suodattimet: "tukkukaupan sähköposti kansioon Ostot". Nämä sijaitsevat palvelimella tai sähköpostiohjelmassa eivätkä siirry IMAP-kopion mukana.
• Allekirjoitukset: sijaitsevat usein sähköpostiohjelmassa tai webmailin asetuksissa.
• Automaattiset vastaukset (poissaoloviestit).
• Edelleenlähetykset ulkoiseen osoitteeseen.
• Lähettäjät, jotka eivät ole postilaatikossa: verkkosivusto, joka lähettää tilauslomakkeita, kassajärjestelmä, joka lähettää kuitteja, skanneri, joka lähettää pdf-tiedostoja, kirjanpito, joka lähettää laskuja. Nämä lähettävät verkkotunnuksen example.com puolesta jonkin palvelimen kautta. Nekin pitää ottaa mukaan SPF:ään (oppitunti 4.3).
• Kalenteri- ja yhteystietokansiot Exchangessa. Nämä eivät siirry sähköpostikopion mukana. Ne siirretään erikseen (moduuli 5).

Lista tekee "sähköpostin siirrosta" selkeän projektin. Moduulin 3 kartoituksessa oli jo rivi "sähköposti"; nyt jaat sen rivin osiin.

Käytännössä: näin se näyttää palveluntarjoajalla

WebOkéssa sähköpostiohjelman asetukset löytyvät yhdeltä riviltä DirectAdmin-ohjeesta: IMAP portti 993 SSL/TLS:llä, SMTP portti 587 STARTTLS:llä tai 465 SSL/TLS:llä, ja käyttäjätunnuksena koko sähköpostiosoite. Palvelimen nimenä käytät verkkotunnustasi (jos verkkosivustosi on myös WebOkéssa ja sillä on voimassa oleva varmenne) tai pakettisi palvelimen nimeä. Muilla eurooppalaisilla sähköpostipalveluntarjoajilla portit ovat samat; vain palvelimen nimi vaihtelee, ja jotkin palveluntarjoajat antavat kirjautua erillisellä käyttäjätunnuksella sähköpostiosoitteen sijaan. Tarkista aina uuden palveluntarjoajasi ohjesivut.

Yhteenveto

• Sähköposti lähetetään SMTP:llä, DNS:n MX-tietue määrää minne se saapuu, ja luet sen yleensä IMAP:lla.
• MX-tietue sijaitsee verkkotunnuksesi DNS:ssä: se, joka hallinnoi DNS:ää, ohjaa sähköpostin.
• Omalla verkkotunnuksella sähköpostiosoitteesi pysyy samana siirron yhteydessä; ison yrityksen ilmaisella osoitteella ei.
• IMAP-postilaatikot on helppo kopioida; sähköposti, joka on vain POP3:n kautta yhdellä tietokoneella, pitää siirtää erikseen.
• Aliakset, jaetut postilaatikot, säännöt, allekirjoitukset, automaattiset vastaukset ja laitteet, jotka lähettävät verkkotunnuksesi puolesta, eivät siirry automaattisesti. Listaa ne etukäteen.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä A4.1: Mihin sähköpostisi tulee juuri nyt? Syötä oma verkkotunnuksesi. Ohjelma hakee MX-tietueet ja sähköpostipalvelimen IP-osoitteen, ja kysyy IP-osoiterekisteristä, mikä organisaatio hallinnoi tuota verkkoa ja missä maassa se on rekisteröity. Täytät etukäteen, minkä sähköpostipalveluntarjoajan uskot sinulla olevan. Sen jälkeen näet, pitikö se paikkansa.

Tehtävä E4.1: Sähköpostilistasi. Tee omalle organisaatiollesi tämän oppitunnin lista: postilaatikot, aliakset, jaetut postilaatikot ja ryhmät, säännöt, allekirjoitukset, automaattiset vastaukset, edelleenlähetykset, verkkotunnuksesi puolesta sähköpostia lähettävät laitteet ja ohjelmat, sekä kuka vielä käyttää POP3:a.

Lue lisää

Näiden artikkelien vaiheet koskevat WebOkén palveluita; muilla palveluntarjoajilla toimintaperiaate on vastaava.

• DirectAdmin-ohje 8.7: IMAP vai POP3: mikä on ero?
• DirectAdmin-ohje 8.1: Kaikki asetukset yhdessä paikassa: palvelimet, portit ja suojaus
• Mitä IMAP ja POP3 ovat ja miten ne toimivat?
• Ilmainen DNS-kurssi 4.1: MX-tietueet ja prioriteetti
• RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (submission, portti 587), RFC 8314 (TLS submissionille ja IMAP:lle, portti 465 ja 993), RFC 9051 (IMAP4rev2)