Kirjeiden tekeminen osoitelistasta

Kutsu, muistutus tai uutiskirje kaikille asiakkaillesi, jokaisessa kirjeessä oikea nimi ja osoite. Jokaisen kirjoittaminen erikseen on paljon työtä. Sähköpostin yhdistelyllä Euro-Office tekee kaikki kirjeet kerralla taulukkolaskentatiedostosta, jossa on osoitteet.

Mitä tarvitset?

• Taulukkolaskentatiedosto (xlsx) WebOké Nextcloud -palvelussasi, jonka ensimmäisellä rivillä on sarakkeiden nimet, esimerkiksi Puhuttelu, Nimi, Yritys, Osoite, Postinumero, Paikkakunta. Jokainen seuraava rivi on yksi vastaanottaja.
• Kirje (docx), jossa on vakioteksti.

Vaihe 1: osoitelistan liittäminen

1. Avaa kirje.
2. Siirry välilehdelle Yhteistoiminta ja napsauta Sähköpostin yhdistely (1).
3. Valitse Tallennusvälineestä valitaksesi osoitelistan Nextcloudistasi, Tiedostosta tiedostolle tietokoneellasi tai URL-osoitteesta tiedostolle internetissä.

Oikealle ilmestyvät Sähköpostin yhdistämisen asetukset. Kohdasta Muokkaa vastaanottajaluetteloa voit valita tai poistaa vastaanottajia.

Vaihe 2: kenttien lisääminen kirjeeseen

1. Aseta kohdistin kohtaan, johon nimen tulee tulla.
2. Napsauta oikealla Lisää yhdistetty kenttä ja valitse Nimi.
3. Tee sama Yritykselle, Osoitteelle, Postinumerolle ja Paikkakunnalle. Lisää itse välilyönnit ja rivinvaihdot kenttien väliin, ja kirjoita puhuttelun jälkeen esimerkiksi pilkku.

Vaihe 3: tarkistaminen ja yhdistäminen

1. Napsauta Esikatsele tuloksia. Nuolien avulla voit selata kirjeitä vastaanottajittain.
2. Valitse kohdassa Yhdistä mitä haluat: yksi PDF-tiedosto kaikkine kirjeineen tulostettavaksi, Docx-tiedosto vielä tarkistettavaksi tai Sähköposti.
3. Valitse haluatko kaikki tietueet vai osan niistä, ja napsauta Lataa tai Tallenna.

Sudenkuopat ja rajoitukset

• Euro-Office yhdistää kerralla enintään 100 vastaanottajaa. Jos niitä on enemmän, tee se erissä (tietueet 1-100, 101-200) kohtien Mistä ja Mihin avulla.
• Sähköpostin yhdistely toimii selaimessa, WebOké Nextcloud -palvelussasi.
• Osoitetarroja (useita osoitteita samalla arkilla) Euro-Office ei pysty tekemään: jokainen kirje saa yhden vastaanottajan. Reilu vaihtoehto: tee tarrat taulukkolaskentaohjelmassa osoitteiden avulla ruudukkoon, joka sopii tarra-arkillesi, tai käytä tarravalmistajasi omaa tarraohjelmaa.
• Näkyykö postinumero ilman alkunollaa tai summa oudosti kirjeessä? Tarkista taulukkolaskentatiedoston lukumuoto (katso Puhelinnumeron tai postinumeron alussa olevan nollan säilyttäminen).