Vastaanottaja, Kopio, Piilokopio ja Vastausosoite

Moduuli 3: Viestien kirjoittaminen · Lukuaika: 11 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat valita jokaiselle vastaanottajalle tietoisesti kentän Vastaanottaja, Kopio tai Piilokopio. Tiedät myös, mitä Vastaa kaikille, Vastausosoite ja uudelleenohjaus tarkalleen tekevät, ja osaat estää osoitteiden vuotamisen.

Keskeiset käsitteet: Vastaanottaja (To), Kopio (Cc), Piilokopio (Bcc), kirjekuori, Vastaa kaikille, Vastaa listalle, Vastausosoite (Reply-To), Keskustelunsiirto, välitys liitteenä, tietovuoto, päiväraja

Kolme kenttää, kolme roolia

Kun kirjoitat viestiä, näet oletuksena yhden kentän vastaanottajille. Sen vieressä olevalla plusmerkillä saat lisää kenttiä. Kentät eivät ole koristeita: jokainen kenttä kertoo vastaanottajalle hänen roolistaan.

• Vastaanottaja (To) on sille, jonka pitää tehdä jotain tai jolta odotat vastausta. Jos laitat kolme ihmistä tähän kenttään, kaikki kolme tuntevat itsensä puhutelluiksi. Tai sitten ei kukaan, koska jokainen olettaa jonkun toisen hoitavan asian. Laita siis mieluiten vain yksi henkilö Vastaanottaja-kenttään tai kerro ensimmäisessä virkkeessä, kuka tekee mitä.
• Kopio (Cc, carbon copy eli hiilikopio) on sille, joka lukee mukana. Kopion saajan ei tarvitse tehdä mitään, mutta hän tietää, mitä on meneillään. Kaikki vastaanottajat näkevät, kuka on Kopio-kentässä.
• Piilokopio (Bcc, blind carbon copy) on sille, joka saa kopion, jota muut eivät saa nähdä. Piilokopion saaja ei näy Vastaanottaja- ja Kopio-kenttien saajille, eivätkä piilokopion saajat näe myöskään toisiaan.

Miten piilokopio voi olla näkymätön, vaikka viesti silti tulee perille? Se johtuu oppitunnilla 1.1 käsitellystä erosta kirjekuoren ja otsikkorivien välillä. Sähköpostipalvelin toimittaa viestin kirjekuoreen merkityille osoitteille (RCPT TO). Otsikkorivit To ja Cc ovat vain tekstiä viestissä. Piilokopiossa sähköpostiohjelmasi laittaa osoitteen kirjekuoreen, mutta poistaa Bcc-otsikkorivin viestistä, jonka muut saavat. Viestimuodon standardi (RFC 5322) kuvaa juuri tämän toiminnan.

Piilokopio ja GDPR: näkyvä osoite voi olla tietovuoto

Sähköpostiosoite kuten ahmed@example.net on henkilötieto: se liittyy tunnistettavaan ihmiseen. Jos lähetät yhden viestin neljällekymmenelle asiakkaalle ja laitat heidät kaikki Vastaanottaja- tai Kopio-kenttään, jokainen asiakas saa kolmenkymmenenyhdeksän muun osoitteet. Siihen he eivät ole koskaan antaneet lupaa.

GDPR (tietosuoja-asetus) kutsuu tällaista tapahtumaa henkilötietojen tietoturvaloukkaukseksi (4 artiklan 12 kohta): tietoturvan pettämiseksi, joka johtaa muun muassa henkilötietojen luvattomaan luovuttamiseen. Arkikielellä: tietovuoto. Se, pitääkö loukkauksesta ilmoittaa valvontaviranomaiselle, riippuu siitä, millainen riski siitä aiheutuu asianomaisille ihmisille (33 artikla). Kukkakaupan neljänkymmenen asiakkaan osoitteet ovat eri asia kuin velkojen vertaistukiryhmän neljänkymmenen osallistujan osoitteet: jälkimmäisessä jo pelkkä listalla oleminen kertoo jotain arkaluonteista. Jos olet epävarma, kirjaa tapahtuma ylös ja selvitä, tarvitaanko ilmoitus. Kurssi Turvallisesti verkossa käsittelee aihetta tarkemmin.

Sääntö on yksinkertainen: kun lähetät viestin ryhmälle, jonka jäsenet eivät tunne (tai heidän ei tarvitse tuntea) toisiaan, laita heidät piilokopioon ja itsesi Vastaanottaja-kenttään. Sama pätee, kun valitset ryhmän osoitekirjastasi: webmail laittaa silloin kaikki osoitteet siihen kenttään, jota käytät.

Harva tuntee tämän sudenkuopan: piilokopion saaja, joka napsauttaa Vastaa kaikille, paljastaa itsensä. Hänen vastauksensa menee kaikille Vastaanottaja- ja Kopio-kenttien saajille, ja he huomaavat yhtäkkiä, että hän sai piilokopion. Jos laitat jonkun piilokopioon lukemaan mukana, pyydä häntä olemaan vastaamatta. Jos haluat ottaa jonkun mukaan avoimesti, käytä Kopio-kenttää.

Vastaaminen: Vastaa, Vastaa kaikille, Vastaa listalle

Saamaasi viestiin voit vastata kolmella tavalla.

• Vastaa lähettää vastauksen vain lähettäjälle (tai Vastausosoite-kentän osoitteeseen, katso alla).
• Vastaa kaikille lähettää vastauksen lähettäjälle ja kaikille Vastaanottaja- ja Kopio-kenttien saajille. Käytä sitä vain, jos kaikki muut todella tarvitsevat vastaustasi. "Kiitos!" kahdellekymmenelle ihmiselle on pelkkää hälyä.
• Vastaa listalle (Vastaa kaikille -painikkeen vieressä olevan nuolen kautta) on postituslistan viestejä varten. Listaohjelmisto lisää viestiin otsikkorivin List-Post (RFC 2369), ja webmail lähettää vastauksesi silloin listalle eikä viestin kirjoittajalle.

Jos et ole varma, valitsetko Vastaa vai Vastaa kaikille, katso ennen lähettämistä Vastaanottaja- ja Kopio-kenttiä. Näet tarkalleen, kuka viestin saa. Poista ne, joille viesti ei kuulu.

Vastausosoite ja Keskustelunsiirto

Vastausosoite (otsikkorivi Reply-To) kertoo: haluan vastaukset tähän viestiin toiseen osoitteeseen. Sanne lähettää esimerkiksi tilausta koskevan viestin osoitteesta sanne@example.com, mutta haluaa vastausten tulevan yhteiseen osoitteeseen info@example.com, jotta Daan näkee ne myös. Hän kirjoittaa silloin Vastausosoite-kenttään info@example.com. Kun asiakas napsauttaa Vastaa, info@ on valmiina vastaanottajana.

Vastausosoite on myös huijareiden suosima temppu: lähettäjä näyttää oikealta, mutta vastauksesi menee aivan toiseen verkkotunnukseen (oppitunti 2.4). Katso siis omia vastauksiasi kirjoittaessasi silloin tällöin, minkä osoitteen webmail täyttää.

Keskustelunsiirto (otsikkorivi Mail-Followup-To) on peräisin postituslistojen maailmasta. Sillä kerrot, minne keskustelun jatkovastaukset pitää lähettää, esimerkiksi vain listalle eikä lisäksi sinulle henkilökohtaisesti. Kaikki sähköpostiohjelmat eivät huomioi sitä. Tavallisessa työpostissa jätä se tyhjäksi.

Välittäminen: tekstinä tai liitteenä

Välitä eteenpäin lähettää saamasi viestin jollekulle toiselle. Vieressä olevalla nuolella valitset tavan:

• tekstinä (inline): vanha viesti tulee lainauksena oman tekstisi alle. Kätevä, kun haluat nopeasti päivittää jonkun tilanteen tasalle. Vastaanottaja voi lukea sen tavallisena viestinä.
• liitteenä: koko alkuperäinen viesti lähtee mukaan .eml-tiedostona kaikkine otsikkoriveineen. Tätä tarvitset, kun jonkun pitää nähdä, mistä viesti oikeasti tuli, esimerkiksi kun välität tietojenkalasteluviestin tukipalveluun.

Kun välität viestin, katso, mitä lainauksessa on. Pitkä viestiketju sisältää usein osoitteita, puhelinnumeroita tai sopimuksia ihmisiltä, jotka eivät tiedä sinun antavan niitä eteenpäin. Poista se, mitä uuden vastaanottajan ei tarvitse nähdä.

Paljon vastaanottajia: päiväraja

Postilaatikko on tehty henkilökohtaiseen postiin, ei uutiskirjeisiin. Väärinkäytösten estämiseksi voit lähettää päivässä vain rajallisen määrän viestejä. WebOkéssa raja koskee koko pakettiasi yhteensä: kaikkia postilaatikoita, webmailia ja verkkosivustoasi. Huomaa: jokainen vastaanottaja lasketaan. Yksi viesti, jonka piilokopiossa on kaksisataa osoitetta, on kaksisataa viestiä. Jos haluat tavoittaa säännöllisesti suuren ryhmän, käytä uutiskirjepalvelua. Se hoitaa myös tilauksen perumisen ja siistin listan, jotka kuuluvat uutiskirjeeseen. Muillakin palveluntarjoajilla on vastaavia rajoja.

Esimerkki: yksi viesti, kolme kenttää

Sanne lähettää hääkukkien tarjouksen Ahmedille.

Aan:  Ahmed <ahmed@example.net>
Cc:   Daan <daan@example.com>
Antwoord aan: info@example.com
Onderwerp: Offerte bruiloftsbloemen 14 juni: graag akkoord voor 1 mei

Ahmedin pitää hyväksyä tarjous, joten hän on Vastaanottaja-kentässä. Daan tekee kukat ja lukee mukana: Kopio. Ahmed näkee, että Daan lukee mukana, ja se on hyvä, koska Daan saattaa soittaa hänelle myöhemmin. Vastaukset tulevat osoitteeseen info@, jota sekä Sanne että Daan seuraavat.

Käytännössä: näin se toimii webmailissa

Viestin kirjoitus -näkymässä on kenttä Vastaanottaja. Kentän oikealla puolella olevalla plusmerkillä lisäät kentät Kopio, Piilokopio, Vastausosoite ja Keskustelunsiirto. Henkilökuvakkeella varustetulla painikkeella valitset yhteystietoja tai ryhmän osoitekirjastasi. Avatun viestin yläpuolella ovat Vastaa, Vastaa kaikille (nuolen alla Vastaa listalle) ja Välitä eteenpäin (valintana tekstinä tai liitteenä). Vaiheet löytyvät Roundcube-käyttöoppaasta. Muissa webmaileissa, kuten Gmailissa tai Outlook.comissa, painikkeilla on lähes samat nimet ja ne toimivat samaan tapaan.

Yhteenveto

• Vastaanottaja on sille, jonka pitää tehdä jotain, Kopio sille, joka lukee mukana, ja Piilokopio sille, jonka pitää pysyä näkymättömänä.
• Piilokopio toimii kirjekuoren kautta: osoite saa viestin, mutta Bcc-otsikkorivi ei lähde muille.
• Toisilleen tuntemattomien ihmisten näkyvät osoitteet voivat olla tietovuoto (GDPR:n 4 artiklan 12 kohta); ilmoitusvelvollisuus riippuu riskistä (33 artikla).
• Käytä Vastaa kaikille vain, kun kaikki tarvitsevat vastauksesi; piilokopion saaja, joka käyttää sitä, paljastaa itsensä.
• Vastausosoite ohjaa vastaukset toiseen osoitteeseen; jokainen vastaanottaja lasketaan mukaan päivärajaan.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä A3.1: Kuka mihinkin kenttään? Lue viisi tilannetta ja valitse jokaisesta, kuuluuko mainittu henkilö tai ryhmä Vastaanottaja-, Kopio- vai Piilokopio-kenttään. (1) Sanne lähettää hääkukkien tarjouksen ja haluaa Ahmedin hyväksyvän sen: mihin hän laittaa Ahmedin? (2) Samassa viestissä Sanne haluaa Daanin tietävän, mitä on sovittu; Daanin ei tarvitse tehdä mitään, ja Ahmed saa nähdä, että Daan lukee mukana: mihin hän laittaa Daanin? (3) Sanne kertoo neljällekymmenelle toisilleen tuntemattomalle asiakkaalle, että kauppa on suljettu Alankomaiden kuninkaanpäivänä: mihin hän laittaa asiakkaat? (4) Sanne pyytää sekä kuljetuspalvelua (planning@example.org) että Daania vahvistamaan ennen perjantaita, pääsevätkö he lauantaina; hän odottaa vastausta molemmilta: mihin hän laittaa kuljetuspalvelun? (5) Sanne vastaa asiakkaan valitukseen ja haluaa kopion omaan arkisto-osoitteeseensa archief@example.com; osoite ei tee viestillä mitään, eikä asiakkaan tarvitse nähdä sitä: mihin hän laittaa osoitteen archief@example.com? Valitset jokaiselle tilanteelle vastauksen valintakentistä, ja ohjelma vertaa vastauksiasi oikeisiin vastauksiin. Näet jokaisesta tilanteesta, onko valintasi oikein ja miksi.

Lue lisää

Webmailin vaiheet koskevat WebOkén webmailia; muissa webmaileissa toiminta on samankaltaista.

• Roundcube Webmail 4.1: Uuden viestin kirjoittaminen
• Roundcube Webmail 4.2: Vastaaminen ja välittäminen eteenpäin
• Roundcube Webmail 13.4: Päivittäinen lähetysraja on täynnä
• Sähköpostin lähetysraja
• Ilmainen kurssi: Turvallisesti verkossa yrittäjille 8.2: Tietoturvaloukkaukset ja ilmoitusvelvollisuus
• Ilmainen kurssi Sähköposti kuntoon: asennus ja toimiva perillemeno 7.2: Suostumus, peruuttaminen ja puhdas osoitelista
• RFC 5322, Internet Message Format (englanniksi): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322
• GDPR (tietosuoja-asetus), asetus (EU) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• Bcc gebruiken en privacy: mailen aan een groep die elkaar niet kent